A missão de fazer uma empresa sobreviver e crescer em meio a competição do mercado não é uma responsabilidade pequena. Entre os segredos do sucesso, o uso de estratégias e de instrumentos aptos a potencializar ações é essencial na caminhada dos gestores.
Graças às novas tecnologias, a gestão moderna ganhou novos contornos, e hoje é possível otimizar cada etapa da prestação do serviço. Com um software de gestão financeira para transportadoras, por exemplo, o fluxo de caixa não é o único favorecido — a empresa como um todo se fortalece.
Por isso, o objetivo deste artigo é apresentar aos empreendedores que ainda não aderiram a essa tendência 5 dos principais benefícios que essa ferramenta pode trazer. Confira a seguir!
O que é e como funciona um software de gestão financeira?
Os softwares de gestão financeira nada mais são do que programas de computador capazes de automatizar uma série de tarefas na rotina do departamento financeiro de uma empresa.
Trata-se de uma ferramenta que permite um melhor planejamento do fluxo de capital — organização das suas despesas fixas e variáveis com as respectivas datas de vencimento, estimativa de receitas, controle da inadimplência dos clientes, projeção da expectativa de caixa para o futuro etc.
E por que isso é importante para a transportadora? Simples, é de acordo com esse controle que o gestor consegue identificar alguns dos principais gargalos da sua atividade, entender as falhas em processos que precisam de aperfeiçoamento e programar investimentos para as áreas que carecem de inovação.
Quando o processo de controle financeiro é feito manualmente, a empresa fica mais exposta a risco de erros e de basear as suas decisões em informações incorretas. Logo, os resultados obtidos têm menos crédito, pois há o risco de eles não refletirem a realidade.
Quais os principais benefícios do software de gestão financeira para as transportadoras?
Muitos gestores ainda consideram a aquisição de um sistema de gerenciamento financeiro como algo desnecessário ou um investimento alto para o seu modelo de negócio.
Por esse motivo, mostraremos a seguir as principais vantagens de contar com um software de gestão financeira dentro do segmento logístico.
1. Reduz os riscos operacionais
A gestão de um empreendimento é uma tarefa que enseja inúmeros riscos, independentemente do ramo de atuação do negócio, porte, plano estratégico e competência do gestor, sobretudo porque as circunstâncias do mercado podem sofrer alterações.
Com a automação nos seus controles financeiros, a base de dados é formada com maior precisão, o que aumenta a eficiência não somente no cumprimento das obrigações, mas também na definição de estratégias que visem obter maior economia no negócio.
2. Promove tomadas de decisão mais eficientes e certeiras
Ao incorporar sistemas de gestão à rotina da transportadora, o gestor passa a ter um domínio muito maior das informações de todas as etapas da sua atividade. Afinal, uma das principais funções dos softwares é justamente proporcionar maior facilidade no compartilhamento de dados.
Como tudo fica reunido em um único programa, e via de regra o armazenamento é feito em nuvem, o acesso a essas informações ocorre de forma ágil e em tempo real, possibilitando ao gestor ter um panorama sobre a situação da transportadora. Assim, ele pode tomar suas decisões de forma eficaz.
Dominar o que se passa no seu negócio é uma peça-chave para fazer as escolhas mais viáveis e aproveitar boas oportunidades para se tornar cada vez mais competitivo.
3. Reduz erros na gestão financeira
Como mencionado, erros são muito frequentes quando ocorre o uso de planilhas manuais. E nesse contexto, um simples número equivocado pode acarretar diferenças significativas nos cálculos das receitas e despesas, repercutindo de forma negativa nos resultados globais, e prejudicando a visão e a tomada de decisões do gestor da empresa.
Mas ao adotar um software de gestão financeira de qualidade, esse problema é praticamente eliminado, pois se reduz significativamente a digitação manual de dados nos processos diários. Ademais, essa ferramenta ainda emite rapidamente relatórios confiáveis sobre a situação da empresa.
Outra vantagem da automatização desse tipo de tarefa é que os colaboradores são liberados de diversas tarefas manuais, para concentrar seus esforços em atribuições intelectuais, e que explorem melhor o seu potencial de gerar resultados positivos para o negócio.
4. Gera maior segurança das informações
A segurança gerada por um software de gestão financeira não se limita apenas ao registro dos dados com precisão, ela também abrange a maneira como essas informações são armazenadas e compartilhadas.
Um belo exemplo disso é a diferença entre arquivos físicos e digitais — os papéis são muito mais fáceis de serem extraviados ou danificados, já os documentos digitalizados, além de não ocuparem espaço, podem ser salvos na nuvem e em diferentes mídias. Portanto, o nível de proteção é bem maior.
Ainda no quesito segurança, empreendimentos que têm a sua gestão financeira controlada por sistemas automatizados tendem a se alinhar com mais facilidade à cultura do compliance. Desse modo, previne-se também a penalização com multas ou outros tipos de sanções em virtude do descumprimento de obrigações financeiras.
5. Proporciona uma ampla visão sobre o fluxo de caixa
Acima de tudo, um bom sistema de gestão financeira oferece uma visão completa a respeito da entrada e saída de capitais da sua transportadora, além de uma percepção mais aguçada das movimentações do mercado.
Com o software de gestão financeira em ação, fica mais simples analisar o crescimento ou a queda no faturamento, o índice de inadimplências e a capacidade de enxugar custos. Desse modo, as medidas necessárias podem ser tomadas a tempo de evitar prejuízos e comprometer a sua saúde econômica.
Como escolher um software de gestão financeira para a sua transportadora?
O primeiro passo para a escolha do software de gestão financeira ideal é ter conhecimento sobre o negócio — analisar quais são as características da sua transportadora e seus pontos fortes e fracos, isto é, conhecer o tipo de solução que ela precisa.
A partir daí, é hora de avaliar os principais serviços disponíveis no mercado e analisar quais deles mais se aproximam dos seus objetivos. Nesse contexto, vale a pena observar alguns pontos, como:
- o foco da empresa e do software no seu ramo de atividade (transporte e logística);
- a qualidade do suporte;
- a possibilidade de expansão e integrações conforme a demanda;
- a periodicidade com que o software é atualizado;
- as referências de outros clientes.
Enfim, quanto mais completa a ferramenta e as informações que o potencial cliente tem sobre ela, maiores as chances de obter sucesso na sua decisão.
Quais os diferenciais da Datamex?
Com mais de 14 anos operando nesse mercado, a Datamex desenvolve aplicações e softwares voltados para a gestão logística, com foco na otimização de recursos como vantagem competitiva. Tudo isso é feito com o auxílio de profissionais altamente qualificados e os mais avançados recursos em Tecnologia da Informação.
Dentre as principais funcionalidades, as diversas soluções em sistemas da Datamex oferecem:
- gestão de cotações de frete;
- informaçõs gerenciais atualizadas diretamente no e-mail e no celular;
- controle por relatórios gerenciais;
- dashboards para informações operacionais e de gestão em tempo real;
- agilidade no faturamento dos fretes;
- agilidade nas operações de transporte;
- controles apurados de armazenagem;
- controle da rotina financeira.
Como você pode ver, o software de gestão financeira consiste em uma solução tecnológica eficiente e moderna, incluindo benefícios fundamentais para que a sua transportadora se posicione entre os melhores players do mercado. Além disso, promove a redução de custos e um melhor apoio teórico e técnico para a tomada de decisões.
Gostou do artigo? Quer garantir a eficiência da gestão financeira da sua transportadora? Então, aproveite para entrar em contato com o time de consultores da Datamex ainda hoje e conhecer as soluções personalizadas que temos para você!