Conheça os 6 principais erros do gerenciamento de riscos na logística de transportes

No mundo corporativo, as maiores preocupações dos gestores são aumentar as vendas, reduzir os custos e atender melhor os clientes para fidelizá-los. Entretanto, no setor de transportes é fundamental que as empresas invistam no gerenciamento de riscos e executem o GRIS para que o negócio sobreviva a longo prazo, já que o ramo está suscetível a diversos riscos excessivamente prejudiciais.

Se você é do setor de transportes deve ter ouvido sobre esse conceito, já que é essencial no transporte de carga. Entretanto, muitas empresas do ramo continuam tendo perdas elevadas com riscos que comprometem o equilíbrio financeiro do negócio.

Neste artigo discorremos sobre a importância desse gerenciamento, listamos os 6 principais erros cometidos na atividade e como evitá-los. Confira!

A importância do gerenciamento de riscos e o GRIS

O gerenciamento de riscos em transporte é um procedimento em que se planeja, organiza e controla toda a cadeia de movimentação da empresa, incluindo o transporte, a distribuição e o armazenamento das cargas. A sua finalidade é evitar ao máximo que a empresa arque com prejuízos decorrentes dos riscos, que podem decorrer de incidentes como:

• atrasos;
• riscos sistêmicos;
• roubos e furtos;
• multas;
• interrupção da cadeia de suprimentos.

É necessário que a empresa crie medidas que protegerão as cargas da transportadora, que evitarão problemas jurídicos ou fiscais e que até mesmo garantirão o pleno funcionamento das atividades da empresa.

Neste sentido, existem duas taxas específicas que formam o preço do frete: a Ad Valorem, que é o seguro para mercadorias que transfere a responsabilidade para a transportadora; e o GRIS, que incide sobre o valor da nota fiscal e busca cobrir os custos sobre ações contra roubo de cargas.

Os erros mais comuns na logística do setor de transportes

Apesar das medidas tomadas para gerenciar os riscos, diversos erros estão presentes nesse gerenciamento e inviabilizam a minimização dos riscos. Nos tópicos abaixo listamos os 6 principais deles e explicamos por que eles ocorrem, como é possível solucioná-los, bem como não cometê-los novamente. Entenda-os a seguir.

1. Desconhecer as condições da frota

Para que o plano de gerenciamento de riscos seja eficiente, é necessário que haja conhecimento amplo sobre as condições da frota. Muitas empresas ignoram mecanismos e controles básicos para conhecimento e otimização da gestão das suas frotas e acabam se expondo a riscos desnecessários, os quais acabam colocando em risco as operações relacionadas à entrega de mercadorias.

Por exemplo, não conhecer as condições da frota faz com que o gestor não saiba quando um veículo não está em condições de sair do estabelecimento e, consequentemente, será feita uma parada forçada na estrada, o que atrasa as entregas e ainda o deixa suscetível a roubos ou acidentes.

Por essa razão, é necessário utilizar ferramentas que monitorem os seguintes aspectos dos veículos da frota:

• quilometragem;
• quantidade de entregas diárias realizadas por cada veículo;
• datas das manutenções preventivas realizadas;
• rodízio de pneus;
• médias de gastos com combustível;
• pagamento de taxas e impostos;
• pagamento de multas e razões dessas sanções.

2. Negligenciar possíveis riscos ou riscos menores

Comumente as pessoas acreditam que somente os fatos mais danosos ou perigosos são considerados riscos que devem ser gerenciados. Todos os fatores que podem gerar consequências negativas para a empresa devem ser considerados, sejam eles físicos, organizacionais e procedimentais. O responsável deve analisar cada risco individualmente e buscar soluções para os problemas.

Nesse caso, é recomendável investir na comunicação interna e solicitar feedbacks e sugestões dos colaboradores da empresa. Eles indicarão riscos imperceptíveis por quem não trabalha em seus setores, tornando possível que o gestor tome medidas para evitá-los.

3. Não documentar as incidências e ocorrências

Os administradores, gestores, controllers, operadores e outros colaboradores devem estar sempre atentos quando os riscos acontecerem. É importante identificar e registrar quando, como e por que cada risco aconteceu.

Deixar de se atentar a isso pode fazer com que a análise de riscos seja distorcida, pois o responsável não terá as informações necessárias para evitá-los, fazendo com a decisão tomada não seja a mais apropriada.

Pode-se afirmar que não registrar um risco é tão grave quanto não documentar uma não conformidade, já que eles omitem evidências do que acontece na realidade da empresa.

4. Deixar de analisar os riscos periodicamente

Após a primeira análise de riscos há uma grande possibilidade de os riscos serem esquecidos. Muitos gestores finalizam o processo nas primeiras fases e não conseguem obter resultados efetivos da gestão de riscos.

A forma adequada de realizar a análise é efetuar um constante gerenciamento, por exemplo: se a probabilidade de um risco ocorrer hoje for de 30%, depois de um tempo ela pode aumentar para 70%, o que altera completamente as estratégias a serem analisadas pela empresa.

Uma boa prática é estruturar um cronograma para realizar as análises, sempre revisitando os riscos que foram deixados em segundo plano, já que eles podem ter se tornado relevantes no presente. É preciso que o gerenciamento de riscos faça parte da rotina da empresa, como um processo essencial para o seu desenvolvimento.

5. Não investir na capacitação de profissionais

Todos os envolvidos no negócio têm grande responsabilidade no que diz respeito a qualidade e segurança do trabalho realizado, em especial no tocante a evitar riscos desnecessários, portanto é fundamental que os gestores invistam em ciclos periódicos de capacitação da sua equipe.

O aperfeiçoamento das competências, habilidades e atitudes do time contribui em muito para o sucesso de um plano de gerenciamento de riscos em transporte e logística, portanto o investimento na capacitação da equipe deve ser encarado com um dos itens fundamentais dentro da previsão orçamentária no um sistema de gestão das empresas de transporte que desejem ter êxito no mercado.

6. Não sistematizar os processos

Como mencionamos, riscos podem surgir nos processos rotineiros das empresas, podendo ser falhas, gargalos, perdas de documentos ou prazos etc. Eles podem gerar retrabalho, multas, atrasos e gastos desnecessários.

Em muitos casos, isso ocorre por falta de padronização no controle das transportadoras, já que cada indivíduo realiza as operações de forma diferente e por não ser realizado um controle de qualidade.

Para solucionar esse problema automatize diversas operações, treine os colaboradores e os façam utilizar a mesma plataforma, assim é garantida a padronização dos processos, minimização dos erros, qualidade constante no processo produtivo e boas práticas nas relações com fornecedores.

O gerenciamento de riscos não deve ser limitado às atividades mais perigosas ou à cobrança de taxas como o GRIS, para maximizar a lucratividade e o desenvolvimento da empresa. Por isso se faz fundamental seguir as dicas explicadas para evitar os erros listados neste post.

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