Saiba como fazer o controle de notas fiscais na sua empresa

A gestão de um negócio envolve uma série de desafios e burocracias que viabilizam o seu pleno funcionamento, a exemplo do controle de notas fiscais. Mais do que simples procedimentos internos, o arquivamento desses documentos é também uma obrigação da empresa e será determinante para solucionar demandas futuras de um modo mais ágil ou não.

Sua transportadora já possui um plano estratégico para cuidar desses arquivos? Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você entenda de uma vez por todas como fazer uma administração eficaz do seu arquivo de documentos fiscais eletrônicos. Ficou curioso? Então siga a leitura e confira!

Qual a importância do controle de notas fiscais?

O controle de notas fiscais é um trabalho de extrema relevância para a área fiscal de uma organização. Afinal, pequenas falhas podem desencadear inúmeros problemas que resultam em prejuízo.

Quando não existe um cronograma com ações bem-delineadas sobre como e onde guardar cada tipo de documento, é comum que ocorra perda de arquivos e de tempo, retrabalho etc. Se isso tudo não for evitado, pode complicar a sua situação com o Fisco, clientes e fornecedores.

Quais são as práticas necessárias para garantir uma boa gestão?

Para alcançar um bom desempenho na gestão de documentos fiscais eletrônicos, especialmente nas notas fiscais, a adoção de algumas práticas será essencial no dia a dia do seu empreendimento. Trouxemos alguns exemplos.

Baixe os documentos recebidos

O ponto de partida de um controle de notas fiscais eficiente está na obtenção e armazenamento. Hoje, alguns arquivos como os XML da NF-e (Notas Fiscais Eletrônica) ou CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ficam disponíveis para download e verificação de autenticidade no site da Secretaria de Fazenda (Sefaz).

Porém se tudo estiver devidamente organizado no banco de dados da empresa, otimiza-se tempo e trabalho. Imagine se toda vez que fosse preciso acessar uma nota fiscal o seu funcionário tivesse que entrar na página da Sefaz, baixar o arquivo e, depois de usá-lo, não guardasse o documento em um local apropriado.

Diante da necessidade de utilizar a mesma nota, todo o processo precisa ser refeito. No entanto, ao baixar e armazenar os arquivos recebidos da forma correta, a comunicação interna da empresa ganha muito mais agilidade e contribui para a maior produtividade da equipe envolvida.

Faça backup dos documentos

A perda de alguns dados pode trazer muitos prejuízos para uma empresa, até porque a legislação vigente prevê penalidades para o caso da empresa não apresentar todos os arquivos XML das NF-e e CT-e que forem solicitados em uma eventual fiscalização. Para acabar esse tipo de transtorno, criar o hábito de fazer backups dos arquivos XML é mais uma garantia de manter as informações do seu negócio a salvo, evitando multas do fisco.

Por mais modernas que sejam as tecnologias e recursos, eles não são totalmente imunes a falhas ou até mesmo de ações maliciosas. Logo, é essencial armazenar arquivos de forma diversificada — nuvem, mídia removível ou, de preferência, uma combinação das duas. Ademais, o cuidado em renovar esse backup, ou seja, em gravar as informações que são atualizadas é que vai manter o sucesso da operação.

Padronize os nomes dos arquivos

Outro aspecto facilitador do controle de notas fiscais consiste na definição de uma forma padronizada para nomear os arquivos. Nesse sentido, o ideal é que haja a fusão de, pelo menos, dois ou três critérios, tais como:

• nome do cliente ou fornecedor e o número do documento;
• data de emissão e nome;
• data de recebimento e nome.

O gestor tem a liberdade de estabelecer o modelo que julgar mais apropriado. O importante é que se siga um único modelo para não criar confusões nem atrasar o cumprimento das tarefas.

Não confie no armazenamento de cópias em papel

Embora ainda seja a realidade de muitos negócios, o armazenamento em papel não retrata o método mais vantajoso ou seguro para guardar informações. Isso porque, além de mais vulneráveis — podem ser danificados ou extraviados com maior facilidade —, eles ocupam um grande volume de espaço físico, o que implica em maiores despesas.

Conforme a rapidez com que a quantidade de papel aumenta, é preciso inclusive contar com um serviço especializado para fazer essa guarda. No que diz respeito à obrigatoriedade de armazenar documentos pelo prazo de 5 anos, a regra se aplica aos arquivos XMLs de NF-e e CT-e. Portanto, não há nenhuma necessidade de guardá-los na forma física.

Na hipótese de se adotar um procedimento de armazenagem de documentos auxiliares da Nota Fiscal Eletrônica, tal como o DANFE, a atitude mais recomendada é digitalizar as cópias em formato PDF e salvar em um diretório próprio, ou seja, no formato digital.

Utilizar a tecnologia a seu favor

A automatização de processos tem se mostrado uma grande aliada no desempenho das atividades empresariais e com o controle de notas fiscais não é diferente.

Com a inteligência dos softwares, toda a parte de gestão de documentos é otimizada, pois funcionam de forma integrada aos departamentos administrativo e fiscal de uma organização, bem como reduzem significativamente as chances de falhas à medida que eliminam os trabalhos manuais.

Os famosos softwares ERPs nem sempre garantem um nível elevado de segurança e organização para o correto armazenamento dos arquivos fiscais eletrônicos, então acaba sendo aconselhável que a empresa invista em sistemas especializados para manter seus arquivos xml protegidos e disponíveis de forma fácil e rápida em caso de necessidade.

Portanto, os sistemas de gestão automatizados são um excelente ganho para a produtividade dos funcionários e uma maneira eficiente de assegurar que a empresa não tenha problema com seu armazenamento.

Por que a empresa deve ter suas notas fiscais organizadas?

Manter as notas fiscais organizadas é um elemento fundamental para uma gestão eficiente dos aspectos tributários de um empreendimento — são elas que vão nortear, por exemplo, o recolhimento correto dos tributos.

Quando esse trabalho é realizado com negligência, o negócio fica mais exposto a penalidades como multas ou até mesmo a suportar uma tributação além do que é devido, o que pode impactar diretamente na sua sustentabilidade e crescimento.

Como podemos observar, o controle de notas fiscais é uma tarefa de extrema importância para o bom gerenciamento da atividade como um todo. Apesar de parecer uma tarefa complicada, com a adoção das estratégias e ferramentas certas ela pode se tornar mais precisa e eficiente.

Gostou do artigo? O que achou das dicas para a gestão de notas fiscais? Para continuar aprimorando seus conhecimentos sobre o tema, confira o artigo sobre software de gestão e armazenamento de arquivos XML da Datamex.

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