Gestão de frete: confira 7 etapas que podem ser automatizadas

O frete é um elemento muito impactante na decisão de compra dos clientes, fazendo com que os embarcadores busquem no mercado sempre as transportadoras que ofereçam os melhores valores de frete, aliados com um bom nível de informações atualizadas para seus clientes. Por isso é fundamental que a transportadora exerça uma boa gestão de frete para manter e expandir a sua participação no mercado. Essa atividade consiste no controle de todas as etapas de entrega de um produto. Quanto maior for a sua organização, mais competitiva será a empresa.

A automação dessa gestão é uma estratégia eficiente para otimizar os fretes, trazendo amplas vantagens para a transportadora.

A seguir, vamos explicar por que você deve automatizar as etapas da gestão de fretes e, depois, listamos as 7 etapas que podem ser melhor realizadas com ajuda de um bom sistema de gestão. Confira!

Por que automatizar os processos de gestão de frete?

Se você trabalha com transportes já sabe que a gestão dos fretes envolve um grande volume de informações, controle de prazos, comunicação constante com os motoristas e equipe de campo, entre outros fatores, tratando-se de uma atividade que exige muito tempo da equipe operacional, para ser bem feita e contentar os clientes.

Os transtornos da atividade podem ser amenizados ao usar sistemas para cuidar de boa parte da burocracia. Bons softwares são capazes de automatizar diversas tarefas e ajudar a evitar falhas humanas, como erros de cálculos dos fretes. Veja abaixo mais alguns exemplos de como a automação auxilia a gestão de frete.

Centralização das informações

Quando os principais dados relacionados com as operações da empresa são concentrados em um único sistema ocorre um ganho de velocidade já que as buscas serão mais velozes e os compartilhamentos ou verificações mais fáceis.

Além disso, se o sistema adotado for em nuvem — pode ser acessado de qualquer lugar e hora — os gestores podem conferir, editar, atualizar informações ou gerar novos fretes mais facilmente.

Redução de custos

A redução de custos e riscos para as transportadoras atinge a empresa de forma geral. As principais economias em relação aos fretes são:

• realização de cálculos mais precisos, evitando multas por erros na emissão de documentos fiscais;
• aumento da produtividade na gestão de fretes, reduzindo horas usadas pelo pessoal para fazê-lo;
• comunicação mais ágil;
• melhora na quantidade e qualidade das informações passadas aos clientes;
• informações atualizadas para tomada de decisões no dia a dia;
• indicação do veículo mais adequado para fazer cada frete.

Isso permite que a empresa lucre mais com os fretes ou forneça preços mais atraentes aos clientes, aumentando sua força no mercado e sua taxa de fidelização. Por essa razão o software não deve ser visto como um custo, mas um investimento com retornos a curto ou médio prazo.

Melhoria do controle sobre os processos

Como várias etapas do processo operacional e de gestão de frete serão automatizadas, o responsável poderá se concentrar em atividades mais estratégicas. Por exemplo, ele acompanhará a qualidade do trabalho oferecido pelos setores, podendo visualizar de forma ampla os prazos, ocorrência de extravios, taxas de cancelamentos, entre outros indicadores de desempenho relacionados à gestão do frete.

O gestor poderá tomar as medidas para minimizar os problemas, solucionar pontos fracos da empresa e potencializar os fortes. Além disso, se a empresa utiliza um bom Software TMS, todos os setores serão unificados em uma plataforma, permitindo que ele visualize os reflexos dos fretes em todo o negócio.

Quais são as 7 etapas que podem ser automatizadas na gestão de frete?

1. Cotações de Frete

Uma boa ferramenta para realizar as cotações de fretes é indispensável para agilizar o trabalho da área comercial da empresa. Nessa etapa é preciso padronizar as cotações, gerando-as com facilidade e agilidade, bem como acompanhar o seu status até a decisão final do cliente. Geralmente o problema está no controle dessas cotações, já que há um grande volume de dados envolvidos.

O software permite o cadastro, envio e controle de suas cotações de fretes. Como se não bastasse, ele ainda faz o mesmo processo com os clientes e tabelas de frete, condições de pagamento, limites de crédito e com vendedores e suas comissões.

2. Cálculos de fretes

Para calcular os fretes adequadamente e evitar prejuízos é preciso considerar diversos fatores. Alguns deles são:

• frete de retorno;
• frete peso e valor;
• distância percorrida;
• características do destinatário;
• modal de transporte;
• taxa de restrição do trânsito (TRT);
• taxa de dificuldade na entrega (TDE);
• taxa de reentrega;
• taxa de coleta e entrega;
• gerenciamento de risco (GRIS);
• pedágios e tributos;
• seguro ad valorem.

Além disso, a atualização desses números deve ser comunicada o mais rápido possível para os demais setores, a fim de evitar incongruências nas contas e registros. A gestão eletrônica executa os cálculos automaticamente, reduzindo a possibilidade de erros ou esquecimentos, como também faz atualização instantânea.

3. Rateio dos valores

Fazer o rateio de valores manualmente abre margem para muitos erros, principalmente nas operações com muitos dados e itens. Isso prejudica eventuais análises e tomada de decisões futuras. Com o rateio automático, o valor do frete individual para cada produto será alocado corretamente nos documentos fiscais. Além disso, o armazenamento das informações será mais ágil e os cálculos realizados de forma instantânea.

4. Faturamento

As faturas de fretes são outros documentos que precisam de muito cuidado. Mas você pode utilizar um bom emissor de CTe, que utilizará as informações já trabalhadas para que as faturas sejam emitidas diretamente do sistema, junto com os boletos, tudo pronto para ser impresso ou enviado via e-mail ao cliente, evitando retrabalho e agilizando o recebimento.

5. Emissão de CT-e e MDF-e

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) será mais prática e rápida. Basta configurar o sistema com suas tabelas de preços por clientes e colocar as regras de frete que o programa calculará os fretes automaticamente. Depois de emitir o CT-e, o sistema aproveitará as informações para emitir o MDF-e em poucos segundos.

6. Gestão de despacho

Os processos de coleta, entrega e transferência entre filiais também influencia no valor dos fretes praticados. Ter que realizar os cálculos e retrabalho a cada uma dessas operações é uma burocracia que pode ser evitada com a automação da gestão de frete com um bom software de gestão para transportadoras.

7. Contrato de Frete

A automação inclui a emissão de contratos de frete (RPA) e cadastro do código identificador da operação de transportes (CIOT) de acordo com a resolução 3.658 da ANTT. Um bom sistema ainda calcula os principais tributos incidentes na contratação de serviços autônomos, como IRRF, INSS, SEST/SENAT e outros.

Há diferença entre gestão e operação?

Para evitar confusões sobre o assunto é importante que o gestor saiba diferenciar os conceitos de gestão de frete das operações logísticas. O primeiro consiste em um conjunto de ações que têm o objetivo de tornar a distribuição e circulação de mercadorias mais otimizada.

Já uma operação logística é responsável por promover recursos, informações e equipamentos para execução das atividades da transportadora. A automação da gestão trará mais economia ao necessitar de menos recursos para realizar a operação, bem como melhorará a comunicação.

Muitas etapas da gestão de frete podem ser automatizadas, o que torna o processo muito mais eficiente, mais econômico, produtivo e menos arriscado. Porém, é fundamental contar com um software que permita a automação das etapas listadas.

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