arquivo PREFAT no EDI Proceda: como funciona e quais benefícios para o Transporte

Há várias tecnologias que auxiliam na gestão e na rotina de uma transportadora. Uma delas consiste no arquivo PREFAT, ferramenta que pode trazer vários benefícios, como economia de custos, agilidade, diminuição de erros, melhor comunicação com parceiros, entre muitos outros.

Dificilmente o PREFAT é utilizado pelas empresas, já que a maioria delas prefere usar somente o arquivo DOCCOB — documento de cobrança — e os demais arquivos do padrão EDI Proceda.

Entretanto, esse pode ser um recurso tecnologia ideal para trazer maior segurança ao processo de faturamento de uma operação de transporte, dependendo do perfil da operação e das empresas envolvidas.

Quer saber mais sobre o tema? Neste artigo explicamos o que exatamente é o arquivo PREFAT, qual é sua funcionalidade no campo prático e quais são as suas vantagens. Continue a leitura!

O que é o arquivo PREFAT?

O arquivo EDI PREFAT segue o mesmo padrão de nomenclatura dos demais arquivos do Padrão Proceda, e significa “pré-fatura”, ou seja, ele traz uma espécie de espelho eletrônico da fatura que está liberada para ser cobrada.

Para entender mais sobre o assunto de forma completa e evitar confusões, primeiro é necessário saber o que são os arquivos EDI e o padrão PROCEDA, que são as tecnologias que dão a base ao advento do arquivo PREFAT. Nos tópicos seguintes explicamos cada um desses.

Leiaute EDI

Electronic Data Interchange (EDI) — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português — trata-se de uma tecnologia que otimiza a troca de dados entre vários sistemas de informação, mesmo se foram desenvolvidos por várias empresas distintas.

Por exemplo, imagine que um embarcador e uma transportadora desejem trocar informações e utilizem seus próprios sistemas de gestão. Eles podem usar o EDI e interligar seus dados, desde que os sistemas sejam compatíveis com a tecnologia.

Ainda há muitos padrões de EDI que podem ser definidos pelo embarcador e transportadora, sendo que o mais comum de ser utilizado é denominado PROCEDA. Você pode se aprofundar ainda mais no assunto conferindo nosso artigo sobre EDI em transportes e logística.

Padrão PROCEDA

PROCEDA é um dos padrões de leiautes de documentos EDI para transporte, ou seja, a forma como ele é construído e será lido pelos programas. Ele é responsável por fazer a troca das informações nos procedimentos de transporte.

Na prática, trata-se de um registro em formato texto (por exemplo: arquivo.txt) com várias campos a serem preenchidos com informações úteis sobre um processo logístico. Esse padrão permite que cinco tipos de arquivos sejam enviados, são eles:

• NOTFIS: inclui informações sobre as notas fiscais das mercadorias a serem transportadas;
• OCOREN: informa mudanças na situação das cargas;
• CONEMB: traz dados referentes aos conhecimentos de transporte gerados;
• DOCCOB: lista os conhecimentos e transporte faturados e que deverão ser pagos pelo embarcador;
• PREFAT: detalha os documentos fiscais que podem ser faturados.

Vale lembrar que não existe obrigação fiscal do uso de EDI na comunicação entre embarcadores e transportadores, mas sim uma grande adesão dos principais embarcadores ao uso do EDI, de forma que cada vez mais eles estão exigindo que as transportadoras tenham softwares de transporte compatíveis com EDI para que possam atende-los com maior qualidade. Sendo assim, ter dominar o EDI e ter um sistema compatível tem se tornado cada vez mais um pré-requisito para que as transportadoras se mantenham e cresçam no mercado.

PREFAT

PREFAT significa pré-fatura e consiste em um arquivo EDI do padrão PROCEDA. Ele é gerado pelo sistema da empresa que contratou um serviço de transporte e transmitido para a transportadora, depois que já foi recebida a confirmação da ocorrência de entrega da mercadoria.

Ele traz uma lista dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) e as Notas Fiscais de Serviço Eletrônica (NFS-e) que estão liberadas para faturamento e pagamento. No arquivo também estão discriminados os valores referentes aos serviços de transporte prestados.

Quando essas informações são alocadas no PREFAT, significa que já ocorreu o transporte das cargas e os documentos podem ser faturados.

Para que serve o arquivo PREFAT?

Na prática, o embarcador coloca no PREFAT uma lista de documentos fiscais conferidos e que estão liberados para cobrança por parte da transportadora. Ele envia o arquivo à empresa de transporte que, por sua vez, poderá realizar a cobrança pelos serviços prestados.

O embarcador consegue criar o PREFAT a partir dos dados dos arquivos XML dos CTes ou do CONEMB. Portanto, podemos afirmar que o documento funciona como um espelho das faturas para que a transportadora faça as cobranças.

Quais são as vantagens do arquivo PREFAT?

Muitas empresas deixam de utilizar o PREFAT pelo fato de não ser um documento obrigatório, entretanto, suas funcionalidades trazem muitas vantagens para uma transportadora. Entenda quais são os benefícios a seguir.

Segurança nas cobranças

Se você deseja evitar que ocorram divergências no pagamento dos serviços, é necessário que os CTes sejam conferidos antes de serem faturados. O arquivo PREFAT garante à transportadora que o embarcador já analisou os fretes e, portanto, pode-se enviar a cobrança com segurança.

Eliminação de erros nos valores de pagamento

Cobrar valores errôneos prejudica o controle financeiro das empresas, traz grandes prejuízos e pode até mesmo gerar desconfiança de seus parceiros. Mas esse problema é solucionado com o emprego do arquivo PREFAT, já que todas as informações dos documentos foram conferidas antecipadamente.

Tanto o embarcador como a transportadora têm a segurança de que os preços estão corretos, sem qualquer erro de cálculo ou duplicidade.

Pagamentos dentro do prazo

Como o embarcador sabe que os valores estão corretos, ele não precisa fazer a conferência dos documentos antes de efetuar o pagamento das cobranças. Com esse benefício, a transportadora recebe os valores em dia, assegurando seu capital de giro (quantia necessária para manter suas atividades) e dinheiro em caixa.

Mais agilidade na troca de dados

Com a utilização de uma boa plataforma de gestão desenvolvida para empresas de transporte, essas podem integrar seu sistema com os embarcadores e fazer com que o PREFAT seja recebido automaticamente. A tecnologia torna a comunicação mais eficiente, ágil e segura que outros meios, como o e-mail.

Melhor relação com parceiros

O arquivo PREFAT elimina desentendimentos e a ocorrência de preços errôneos, agiliza a comunicação e traz mais transparência às negociações. Isso melhora sua relação com parceiros e beneficia a imagem da transportadora perante o mercado de forma generalizada.

Economia de tempo e dinheiro

Quando você moderniza os processos da empresa, é possível reduzir ou eliminar o uso de materiais físicos, a necessidade de armazená-los e os gastos com a recuperação deles.

Outra economia consiste nos custos administrativos, já que diminui o tempo gasto dos colaboradores com atividades burocráticas e manuais. Isso também faz com que eles concentrem seus esforços em atividades mais estratégicas ou de maior valor, maximizando sua produtividade.

O PREFAT é um arquivo que poderá aumentar a competitividade de qualquer empresa de transporte. Entretanto, é necessário implementar um sistema de gestão que utilize o leiaute EDI com padrão PROCEDA para que ela aproveite dos benefícios dessa tecnologia.

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