Gestão de frotas: Saiba já como fazer um bom planejamento

A gestão de frotas é uma atividade de vital importância para garantir a qualidade dos serviços prestados pelas transportadoras e operadores logísticos aos seus clientes no dia-a-dia, pois evitando que os veículos tenham paradas desnecessárias por quebras e outros problemas, eles estarão mais tempo à disposição da empresa e assim evita-se atrasos nas entregas e outros transtornos aos clientes.

O desempenho do setor logístico de uma empresa é crucial em seu sucesso. Quando seus responsáveis tomam atitudes corretas, baseadas em informações atualizadas e reais, os resultados positivos são obtidos com naturalidade.

Entretanto, devido à falta de preparo e às exigências de sua rotina de trabalho, muitos coordenadores operacionais tomam decisões equivocadas e que colocam seus negócios em maus lençóis.

Em meio a esse cenário, a gestão de frotas faz toda a diferença no aumento da produtividade e dos lucros e na redução das despesas e dos erros operacionais. Porém, ela deve ser realizada com base em estratégias e técnicas adequadas às necessidades do mercado e da sua gestão.

No post de hoje, você vai aprender alguns pontos fundamentais, que não podem faltar em um plano de gestão de frotas eficiente. Continue sua leitura e aproveite!

Faça um planejamento completo

Uma boa gestão começa com um planejamento completo e bem definido, pois ele dará a base para que se tenha no dia-a-dia um controle eficiente e se consiga realizar uma boa gestão para reduzir os custos operacionais de veículos e de processos de manutenção.

Também é necessário realizar um bom gerenciamento de aquisições e renovações de sua frota de veículos. Isso porque um planejamento eficiente deve considerar também a possibilidade de novas aquisições ou substituição de veículos da frota quando os mesmos não estiverem apresentando um desempenho satisfatório, e a manutenção não esteja mais valendo a pena.

Os princípios de um bom planejamento são a definição dos objetivos e a elaboração de planos que integram e coordenam atividades que visam atingir esses objetivos. A sua implementação se divide em etapas:

1. Diagnóstico

Essa é a etapa que consiste em conhecer a realidade da empresa em todos os seus aspectos e sua possível evolução — isso significa a imagem do futuro.

2. Política

A finalidade e os objetivos do planejamento são estabelecidos na formulação da política — ou seja, o futuro desejado. No detalhamento das metas é definido o que se pretende alcançar em um determinado tempo de planejamento.

3. Programação

Nesse momento, é realizado o detalhamento do conjunto de meios necessários para atingir os objetivos, como:

• planos de ação;
• projetos;
• atividades;
• recursos indispensáveis à sua prática.

4. Execução

Na execução, os setores responsáveis pelos projetos e atividades são definidos, organizados e preparados para a utilização dos meios e instrumentos necessários para a realização do planejamento.

5. Controle

Finalmente, são determinados os métodos de acompanhamento físico e financeiro da execução. Aqui, será verificado como andam as metas e como as tarefas estão sendo desenvolvidas.

Definir metas, traçar objetivos, executar, controlar e agir sobre os resultados integra um trabalho bem planejado que pode representar uma importante mudança nos negócios. O planejamento em transportadoras se torna necessário frente a necessidade constante de:

• monitoramento de processos;
• minimização de custos;
• melhoria de recursos;
• nível de satisfação no atendimento do serviço;
• integração com outros segmentos e o mercado;
• agilidade,
• flexibilidade
• precisão das informações.

Seguindo etapa por etapa do planejamento eficiente é possível obter todos esses resultados e ainda mantê-los continuamente.

Acompanhe a vida útil e faça rodízios dos pneus

Assim como todas as peças de um veículo, os pneus precisam ser trocados sempre que necessário. O desgaste desses componentes atrapalha o desempenho de seus motoristas, além de colocá-los em risco.

Então, para evitar qualquer tipo de problema operacional e humano em sua gestão, você deve acompanhar a vida útil de cada pneu de sua frota. Crie um cronograma de revisões, recapagens, rodízios e manutenções preventivas em sua empresa e alcance os resultados positivos que você tanto procura com maior facilidade.

Faça o controle do uso de combustível

Antes de prosseguir sua leitura, responda mentalmente: qual é o consumo médio de combustível de, pelo menos, um veículo de sua frota?

Se o silêncio e a dúvida tomaram conta de seu pensamento está na hora de mudar a sua atitude e fazer o controle do uso de combustível em sua empresa. Dessa maneira, comece a acompanhar o consumo de cada veículo.

Assim, quando alguma anormalidade for identificada e esses valores diminuírem ou aumentarem, há indício de algum problema nos componentes, peças e sistemas de seu veículo, ou até mesmo com a qualidade do combustível abastecido, ou ainda algum fator relacionado com a maneira de conduzir do motorista.

Consequentemente, você tomará decisões rápidas e certeiras para solucionar essas situações e tornará sua frota mais econômica, segura e rentável.

Gerencie as rotas e estradas utilizadas

Para o setor logístico, os prazos de entrega são importantes indicadores de desempenho de uma gestão. Para atender as demandas do mercado, uma empresa precisa entregar mercadorias com segurança e no menor tempo possível.

E isso só acontece quando você gerencia as rotas e estradas utilizadas. Então, acompanhe cada quilômetro rodado, os tipos e as condições de cada rota.

Tomando essa atitude, os danos em sua frota são minimizados e você consegue criar um plano de ação para cada situação possível.

Compare os gastos em cada tipo de veículo

A frota de uma empresa é composta por vários veículos. Por mais que alguns sejam do mesmo modelo, cada um possui características de uso exclusivas.

Para não perder o controle da situação, você deve acompanhar os gastos e as atividades desempenhadas por todos eles, listando todos os problemas e imprevistos que acontecem. Faça também um guia com o modelo, ano de fabricação, marca e quais foram as quantias financeiras gastas com cada um deles.

Com isso, é possível tomar ações preventivas, melhorar o desempenho de seus motoristas e evitar custos emergenciais com reparos e outros consertos.

Crie um plano de manutenção de frota

A diversidade de marcas, modelos e características dos mais variados tipos de veículos, máquinas e equipamentos que costumam compor a frota das empresas de logística requer um cuidado todo especial no que diz respeito a correta definição de planos de manutenção apropriado a cada caso.

Um bom plano de manutenção de frota deve levar em consideração, para cada modelo de veículo, todos os itens que precisam de revisão, substituição e lubrificação periódicos.

Cabe salientar que o regime de uso do veículo, tal como as condições do trajeto a ser percorrido, tipo de carga a ser transportada e período de operação também devem ser levados em consideração na hora de montar o plano de manutenção da frota.

Treine seus colaboradores

Independentemente de sua área de atuação, os colaboradores de sua empresa são essenciais na melhoria do serviço prestado. Dessa forma, para aprimorar o processo produtivo, suas funções devem ser desempenhadas com excelência e assertividade.

Entretanto, alguns gestores se esquecem de mantê-los atualizados e bem treinados e acabam não obtendo os resultados esperados.

Para fugir dessas situações, você precisa realizar cursos de treinamento para seus funcionários. Sendo assim, analise o papel desempenhado por todos e encontre as fragilidades e potencialidades de cada um.

Nessas horas, esteja preparado para utilizar uma linguagem adequada e de fácil compreensão, não se esqueça de escutar o feedback de suas ações e encontre formas de melhorá-las.

Ademais, também acompanhe as tendências do mercado e saiba quais são os desejos de seus clientes.

Utilize novas tecnologias na operação e na gestão de frotas

As tecnologias mudaram a maneira como as pessoas interagem umas com as outras, e não poderia ser diferente na hora de fazer um plano de gestão de frota.

Nesses momentos, os equipamentos e as ferramentas de trabalho que você utiliza são cruciais na forma como você desempenha as suas atividades e ganha notoriedade no mercado.

Hoje em dia é possível acompanhar a movimentação de todos os seus veículos utilizando softwares, fazer planos de manutenção de frota, ter um gerenciamento de estoque eficiente e ter um controle financeiro atualizado e consciente das necessidades de sua empresa.

Com a internet, um empreendedor pode alcançar novos mercados e fidelizar clientes. Dessa forma, ele precisa utilizar ferramentas e tecnologias que automatizam seu processo produtivo e integram consumidores, fornecedores e colaboradores.

Além do mais, a tomada de decisões é favorecida, pois, as informações de seu sistema logístico são armazenadas e organizadas em um só local. Assim, a produtividade de uma empresa é garantida e os erros operacionais são praticamente eliminados.

Então, caso ainda não possua, busque implantar um TMS ou Software de Gestão de Frotas para ajudá-lo a melhorar sua visão operacional, com escolhas assertivas e que garante a segurança na sua rotina de trabalho e na tomada de decisões.

Nessas horas, lembre-se de priorizar os seguintes critérios:

• suporte técnico especializado;
• mobilidade e acesso remoto de qualquer lugar;
• rapidez e segurança na emissão de CT-e e MDF-e;
• comunicação direta com clientes (EDI e Webservices);
• informações em tempo real;
• rastreamento de cargas online;
• controle de todos os fatores relevantes de sua frota, como plano de manutenções preventivas, abastecimentos e médias de consumo, e o rodízio, recapagem e desgaste de pneus.

Para que todos os resultados desejados sejam alcançados, é necessário fazer a implantação correta do software. Para acertar nessa implementação é muito importante seguir alguns passos como os que mencionamos a seguir.

Levante as necessidades da frota

As análises de tamanho da frota, disponibilidade, os tipos e idades dos veículos entre outras características devem ser relacionadas antes de implantar um sistema de administração. Isso porque, mesmo que a gestão de frotas necessite de soluções como a manutenção, o planejamento de rotas e o controle de combustível, a necessidade de cada tipo os diferenciam.

Escolha o software apropriado

Depois de identificar as necessidades da frota, é chegado o momento de escolher o software mais adequado para a empresa — é preciso, portanto, que ele seja tão suficiente e versátil quanto necessário. Por esse motivo, o sistema precisa contar com os módulos adequados para a gestão correta, de modo a garantir o máximo de controle possível.

Planeje a implantação

Fazer esse planejamento é essencial para garantir que nenhum passo seja esquecido. Essa fase é indispensável, ainda mais se a sua gestão de frotas for muito complexa, pois quanto maior for a rede ou mais curtos forem os prazos, por exemplo, mais planejamento é exigido.

Capacite os funcionários

É muito importante que o manuseio do sistema de gestão de frotas seja feito de forma apropriada para que ele funcione conforme o esperado. Para isso, é necessário que seja feito um treinamento dos funcionários que farão uso da ferramenta. Isso porque a implementação de um software não significa apenas tê-la disponível ou funcionando, mas, também, que os usuários estejam devidamente capacitados para manuseá-la.

Mensure e otimize os resultados

Por mais que a implementação do sistema de gestão de frotas tenha sido um sucesso, os resultados sempre podem ser melhorados. Pode ser na mudança de algum parâmetro ou, até mesmo, a forma de analisar determinado dado, pois algumas informações somente serão melhores explanadas depois que o sistema está em curso, o que causa impactos positivos na utilização do software.

Por isso, depois que o sistema de gestão de frotas estiver em pleno funcionamento, é preciso medir e acompanhar os seus resultados. Faça testes e melhorias, com o intuito de otimizar e aumentar a capacidade do uso do sistema de administração.

 Estabeleça metas

Os indicadores de desempenho definidos no mapeamento de processos da empresa são a base para a definição de metas. O ideal é traçar metas anuais e depois dividi-las em semestre, trimestre e mensalmente. Dessa forma, fica mais fácil fazer o seu acompanhamento, proporcionando a realização de ajustes nas estratégias caso os indicadores não estejam evoluindo conforme o esperado.

E para que as metas sejam alcançadas, é muito importante observar dois aspectos:

• elas devem ser viáveis e palpáveis;
• elas devem ser desafiadoras, a ponto de tirar todos os colaboradores da sua zona de conforto.

Essas metas não devem ser difíceis a ponto de nunca serem alcançadas, uma vez que pode atrapalhar na análise de dados. Em contrapartida, elas também não podem ser muito fáceis para não desmotivar os colaboradores a sair em busca de soluções para alcançá-las. Sendo assim, tente encontrar o equilíbrio que atenda as necessidades da empresa e impulsione a todos no alcance de objetivos cada vez melhores.

Os indicadores de desempenho mais utilizados na gestão de frotas são:

• manutenção: custo por veículo, total e médio por revisão;
• multas: período em que ocorreu, frequência do mesmo tipo penalidade, valor médio por motorista;
• combustível: custo por km rodado ou veículo, consumo médio por motorista;
• sinistro: custo total, média de acidentes por ano e por motorista.

Provisione os gastos

Um bom gestor de frotas precisa, necessariamente, ter uma boa previsão de despesas. Para que seja possível programar as suas finanças, é necessário antecipar as saídas do caixa dos próximos meses. Será de acordo com estas previsões que a empresa poderá tomar decisões que influenciarão em seu futuro — custos com a manutenção e com o combustível devem ser incluídos na relação das despesas.

Os desafios e os obstáculos da gestão de frota costumam assustar os profissionais. Dessa forma, para evitar problemas e garantir o sucesso de sua administração, você pode seguir as dicas citadas para alcançar suas metas com maior facilidade. Além do mais, os erros operacionais são minimizados e a segurança de seus colaboradores é garantida.

Então, seus indicadores de desempenho tendem a aumentar e os lucros em seu empreendimento são maximizados, sempre respeitando as exigências legislativas e atendendo as demandas do mercado e de seus clientes.

E você, gostou do nosso artigo? Entendeu mais sobre como fazer um bom planejamento de gestão de frotas? Então, aproveite sua visita e conheça um pouco mais sobre a logística 4.0 e como as transportadoras podem se preparar para as mudanças que estão por vir!