Descubra como fazer um bom controle de combustível da frota

Você sabe como fazer a gestão de controle de combustível da frota? Não é novidade para ninguém que os combustíveis estão cada vez mais caros e seu preço impacta diretamente as finanças das transportadoras.

Nesse cenário, as empresas que administram o consumo conseguem reduzir os custos e, ao mesmo tempo, melhoram a produtividade.

Ao lado da armazenagem, o custo de transporte é um dos mais elevados da logística. Como gestor, certamente você busca continuamente formas para tornar a sua operação mais eficiente, aumentar a produtividade e reduzir custos. Fazer o controle de combustível da frota é mandatório para quem quer alcançar esse objetivo.

Especialmente no atual momento, onde o preço do combustível está muito elevado e sofrendo variações constantes, controlar esse insumo contribuirá de forma significativa para os resultados financeiros e fluxo de caixa da empresa, além de tornar o planejamento mais preciso.

Está interessado em saber mais sobre o assunto?

Neste artigo, explicaremos detalhadamente a importância de fazer a gestão do combustível da frota e forneceremos dicas práticas que ajudarão você a controlar o consumo na transportadora. Acompanhe a seguir!

Qual é a importância do controle de combustível da frota?

Primeiramente, as empresas que têm controle sobre o consumo médio de combustível da frota saberão definir ações com o objetivo de economizar gasolina, etanol ou diesel.

As transportadoras que fazem esse monitoramento detalhado ainda conseguem observar quais são os veículos que apresentam melhor e pior desempenho em uma determinada rota.

Realmente, não é fácil administrar uma grande frota. Vários fatores precisam ser pensados, como a manutenção dos pneus, combustível, multas, vencimentos, documentação fiscal etc. Porém, todo esse esforço vale a pena.

Na sequência do artigo, apresentaremos as principais vantagens de fazer um controle de combustível da frota. Confira!

Redução de custos

As empresas que fazem esse controle, frequentemente, sabem como está o preço de cada item. Por meio desse conhecimento, as transportadoras conseguem identificar com facilidade o combustível que é mais econômico e, ao mesmo tempo, apresenta a melhor relação custo-benefício. Isso significa escolher o produto que rende mais.

Com todas essas informações disponíveis, é possível prever com exatidão o custo de cada quilômetro rodado e, assim, evitar prejuízos. Esses dados, sem dúvida alguma, ajudam no planejamento financeiro das transportadoras.

Dessa forma, elas terão segurança para fazer diversos investimentos. Eles podem ser direcionados, por exemplo, para abrir novas filiais, desenvolver novos serviços, contratar mais funcionários etc.

Melhora da produtividade

Outro ponto positivo dessa prática é a otimização da produtividade. Isso é feito por meio do planejamento das rotas, da manutenção preventiva de toda a frota e o uso de tecnologias destinadas ao controle de combustível dos veículos.

Somadas, todas essas práticas contribuem para que a frota faça mais viagens, percorra maiores distâncias e, ao mesmo tempo, gaste menos.

A redução dos gastos pode ser, por exemplo, em relação a combustível, manutenção, multas, entre outros itens. Isso ajudará, portanto, a transportadora a aumentar as receitas e, consequentemente, apresentar maiores lucros.

Como controlar o gasto de combustível?

Trata-se de uma das principais preocupações dos donos de transportadoras, afinal de contas, o combustível é uma despesa essencial, ou seja, não é possível abrir mão dela. Ainda vale ressaltar que esse produto ainda é um dos principais gastos dessas empresas.

Apesar disso, com algumas práticas, é possível gastar menos com combustível. Entre elas, estão o planejamento das rotas, a manutenção preventiva dos veículos, investimento em capacitação dos funcionários, abastecer em postos de confiança e usar tecnologias destinadas ao controle de consumo do produto. Abordaremos esses pontos na sequência do artigo. Continue lendo!

1. Abasteça em postos confiáveis e faça parcerias

O primeiro passo importante para conseguir fazer o controle é não abastecer um qualquer lugar e  fazer uma lista com os postos em que você mais confia.

Use o seu networking e escute os motoristas, pois eles podem ajudar a identificar locais que, apesar de ofertarem bons preços, não entregam um bom produto, o que pode comprometer a performance do veículo e aumentar os custos.

O passo seguinte para garantir o controle e reduzir custos é fazer parcerias. Converse com as redes de postos selecionadas e busque condições comerciais. Isso pode resultar em prazos diferenciados, menores preços e controles aprimorados — como o envio de relatórios de abastecimento.

2. Cuide da manutenção da frota

A manutenção é fundamental para garantir um bom controle do combustível. Fatores como uma simples calibragem dos pneus podem ter impacto direto no consumo, sem contar fatores mecânicos ou hidráulicos.

Na prática, veículos sem manutenção consomem mais combustível, têm mais risco de acidente e passam mais tempo parados para conserto. Portanto, torne a manutenção preventiva uma prática na sua frota.

Se os veículos estiverem na garantia, cumpra todas as revisões programadas e para todos os veículos crie um cronograma de manutenção. Dessa forma, seus veículos estarão sempre em bom funcionamento.

Outro fator relevante é que os dados históricos ajudarão você a tomar decisões, como se é melhor investir para realizar um conserto ou se já é o momento de renovar alguns veículos da frota.

3. Invista em um software para controle de combustível da frota

A tecnologia é fundamental para auxiliar no controle de combustível da frota e essa necessidade aumenta à medida que o número de veículos e motoristas cresce. Logo, quanto maior a sua estrutura, mais necessários são esses recursos.

Existem sistemas que coletam, organizam e disponibilizam em tempo real os dados sobre as atividades dos veículos e motoristas. Com essas informações em mãos, é possível saber se os colaboradores estão seguindo a rota determinada, se estão dirigindo dentro da velocidade indicada, se teve frenagem fora do padrão e outros detalhes.

Um aspecto muito importante em que um bom software pode auxiliar é no registro dos abastecimentos feitos em cada veículo da frota, permitindo extrair relatórios de médias de consumo de cada um deles, performance de cada motorista, além de possibilitar o estabelecimento de comparativos entre o rendimento do combustível abastecido em cada posto.

Além de ajudar na economia de combustível, o software também ajuda na gestão do negócio, facilitando a tomada de decisões e ajudando a planejar de forma muito mais eficaz.

4. Identifique cada veículo e motorista

Uma das possibilidades que o software oferece de forma prática é identificar o consumo de cada veículo e condutor, além do seu estilo de dirigir. Esse controle é fundamental para a redução do gasto, pois permite identificar os hábitos de cada motorista e os seus pontos fortes e fracos.

Entre os fatores que você pode analisar com essa prática estão:

• veículos que mais consomem;
• motoristas que mais gastam combustível;
• relação entre local de abastecimento do motorista e o consumo;
• motoristas mais econômicos por rota;
• identificação de grandes distorções de consumo;
• rotas mais dispendiosas.

A análise desses dados ajuda a identificar fraudes de motoristas e postos que possuem combustível de má qualidade.

5. Controle a previsão de gastos

Depois de contar uma série histórica da rodagem da frota, você terá a sua disposição uma excelente base para realizar uma estimativa de consumo de combustíveis. Cruzando os dados de preço e quantidade é possível ter uma projeção realista do custo para os meses seguintes.

Para que o cálculo seja mais próximo da realidade, é preciso levar em conta alguns fatores como sazonalidade, aquisição de novos clientes, perspectiva de crescimento, previsão de demanda, eventos relevantes e outros.

O mais importante é que a empresa poderá fazer um planejamento adequado e provisionar os recursos para garantir que a operação flua sem dificuldades nos próximos meses.

O coordenador operacional sabe a importância de ter essa previsão financeira, além de manter o controle das contas para reduzir os imprevistos e a ociosidade dos veículos, garantindo maior lucratividade e eficiência das operações.

6. Tenha uma frota homogênea

Quanto maior o número de veículos, maior é a dificuldade de controle de combustível da frota. Cada tipo de veículo exige cuidados específicos, o que requer uma atenção maior para realizar as manutenções preventivas, além de um estoque maior de peças e espaço para armazená-las.

Logicamente, é muito difícil ter uma frota com todos os veículos iguais, mas, quanto mais padronizada, mais fácil será para identificar os parâmetros e garantir o menor consumo com o máximo de produtividade.

Até mesmo as análises comparativas se tornam mais efetivas, pois você considerará veículos com as mesmas características e poderá cobrar de forma mais efetiva.

7. Invista na capacitação da equipe

Contar com tecnologia de ponta e infraestrutura é muito importante. Mas, para que o efeito seja o desejado, é preciso que cada colaborador esteja engajado, pois é o comprometimento deles que trará os resultados.

Por isso, investir em boas condições de trabalho, segurança e treinamentos ajudarão a reduzir ou eliminar maus hábitos, como: frenagem brusca; acelerações em excesso; uso incorreto das marchas etc.

Como você pôde notar, essa é uma das principais práticas para se manter competitivo no mercado e entregar um bom nível de serviço aos clientes, pois impacta diretamente no custo final.