8 documentos fiscais que sua empresa deve emitir

A legislação tributária e fiscal brasileira é conhecida por ser bastante extensa e complexa, o que gera uma exacerbada burocracia na emissão de documentos fiscais, principalmente do ramo de empresas de transportes.

Além dessa complicação, há constantes atualizações sobre o tema. Uma delas é a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que torna eletrônica a emissão e declaração de diversas obrigações legais.

Essa mudança alterou o nome e a forma de emissão dos documentos fiscais pelas companhias e, apesar da informatização trazer melhorias, demanda que os empreendedores atualizem suas empresas e renovem seu conhecimento sobre o tema.

A emissão correta dos documentos fiscais não é levada com a devida seriedade por vários administradores e empreendedores, porém é de excepcional importância para o desenvolvimento saudável do negócio. Neste artigo, evidenciamos, de forma objetiva e detalhada, qual é a real importância da emissão dos documentos fiscais e explicamos o funcionamento de cada um deles. Acompanhe!

A importância da emissão de documentos fiscais

Basicamente, os documentos fiscais têm o intento de comprovar as operações de transporte, vendas de mercadorias e prestações de serviços. Aquele que não fizer a emissão ou que incorrer em erros na sua emissão corre o risco de ser enquadrado como praticante de crime de sonegação fiscal, previsto no artigo 1º da Lei n.º 4.729/65.

A penalidade para o ato é detenção pelo prazo de seis meses a dois anos e multa de duas a cinco vezes o valor do tributo que deveria ser pago. E conforme a legislação vigente, além da correta emissão dos documentos fiscais eletrônicos, também se faz necessário guardar os documentos no formato digital (arquivos XML), pelo prazo definido em lei (na maioria dos casos, por cinco anos) para eventual apresentação ao fisco em caso de solicitação por parte da fiscalização.

A emissão correta desses documentos também aumenta a credibilidade da companhia perante fornecedores, parceiros, instituições bancárias e órgãos públicos. Dessa forma, a gestão eficiente dos documentos fiscais é essencial para potencializar o desenvolvimento da empresa. Conheça quais são esses documentos fiscais a seguir:

1. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento completamente digital cuja finalidade é registrar o transporte de carga de terceiros. É utilizado tanto para operações interestaduais quanto intermunicipais.

Esse documento substituiu os antigos CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas), Conhecimento Ferroviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e Conhecimento de Transporte Aéreo, para cada modalidade de transporte — rodoviário, aéreo, aquaviário, dutoviário e ferroviário. Além de unificar os documentos, sua emissão também é uniforme em todo o território nacional, ou seja, todos os estados adotam o mesmo modo de expedição.

A partir do CT-e também se comprova o recolhimento devido do ICMS, PIS, COFINS, SEST/SENAT da atividade. Dessa forma, os fiscais podem averiguar que a prestação de serviço está sendo realizada conforme os ditames legais.

2. CT-e OS (Conhecimento de Transporte para Fretamento e Outros Serviços)

No CT-e OS apenas acrescenta-se ao final da nomenclatura “para Outros Serviços”. Seu objetivo é comprovar as operações que não se enquadram no CT-e e a partir de 2 de outubro de 2017. Esse documento substituiu a NFST – Nota Fiscal para Serviços de Transporte

Os serviços incluem o excesso de bagagem, condução de valores e de pessoas. Confira, especificamente, quais empresas devem emiti-lo e em quais situações:

• transportadores ou empresas de viagem que executam serviços de transporte entre municípios, estados ou países, seja em veículo fretado ou próprio;
• transportadores de valores, com a finalidade de envolver todas as atividades realizadas pela companhia, em relação a cada um dos tomadores do serviço, na data da contabilização do tributo;
• transportadores de passageiros para incorporar, no final da apuração dos impostos, os documentos que dispõem sobre excesso de malas e bagagens expedidos naquele mês.

3. MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento criado com a finalidade de assegurar e agilizar a fiscalização nos postos fiscais. Seu conteúdo consiste em um breve resumo da atividade e contém os dados do veículo, motorista, destino, origem da operação e demais documentos obrigatórios, como o NF-e e o CT-e.

Sua apresentação é obrigatória desde o ano de 2014 e não o fazer pode gerar multa e até mesmo a apreensão do veículo no local.

4. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento completamente eletrônico que faz parte do escopo do projeto SPED do Governo Federal. Sua criação visa a substituição das antigas notas fiscais modelo 1 e 1A. O documento é emitido para registrar inúmeras transações de pessoas jurídicas, como vendas, remessas para consertos, devoluções, baixas de estoque, entre outras.

Esse documento simplifica o cumprimento das obrigações principais e acessórias do recolhimento de tributos e a sua adesão é obrigatória para os contribuintes de ICMS que exercem as atividades listadas. Além desse imposto, nele também são destacados os tributos de PIS, COFINS, Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto sobre Importação (II).

5. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é utilizada para registrar as prestações de serviços.

Seu objetivo é comprovar o recolhimento do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN ou ISS). A alíquota do tributo varia entre 2% e 5% conforme a legislação de cada município, assim como o modelo de declaração também pode variar conforme a cidade. É necessário acessar o domínio oficial da prefeitura e buscar sobre o tema.

Além disso, a NFS-e são utilizadas em transporte e logística também para registrar e cobrar as operações de transporte realizadas dentro do município.

6. Cupom Fiscal

Esse documento surgiu como um substituto à nota fiscal de venda ao consumidor de modelo 2. Seu propósito consiste em contabilizar o ICMS dos produtos comercializados pelo varejo diretamente ao consumidor final.

O Cupom Fiscal é regulado diferentemente por cada estado da federação, alguns exigem que ele seja emitido por uma impressora específica conhecida como Emissor de Cupom Fiscal (ECF), outros podem impor regras especiais para o uso de software de gestão que façam uso do ECF ou não. Dessa forma, é essencial consultar a legislação específica sobre o tema de cada estado, afim de fazer a correta utilização.

7. NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

O propósito da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é substituir o cupom fiscal explicado anteriormente. Portanto, sua finalidade também é apurar o ICMS das mercadorias transacionadas do varejo para o consumidor final.

Sua vantagem consiste na utilização de qualquer impressora, sem a necessidade de lacres e autorizações específicas expedidas pela Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ) de cada estado. Isso facilita e barateia todo o procedimento de emissão do documento, pois tanto a autorização quanto a emissão da NFC-e passam a ser bem mais simples, de forma semelhante a NF-e.

8. CC-e (Carta de Correção Eletrônica)

A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é um documento cujo objetivo é corrigir falhas na emissão da NF-e ou CT-e. Esses erros não podem ser relacionados com os fatores que determinam o valor dos tributos, como alíquota, base cálculo etc.

Os dados a serem corrigidos não devem ser correlacionados ao tributo, alguns exemplos são: mudança de destinatário, remetente, seus endereços, data de emissão da NF-e, entre outros. É importante saber que a CC-e não foi implantada em todas as regiões brasileiras. É preciso verificar se o documento foi regulado pela SEFAZ de cada estado.

Alguns entes federativos ainda não implementaram o modelo digital desse documento, nesses casos, é possível realizar o ato em papel impresso.

São vários os documentos fiscais que devem ser obrigatoriamente emitidos pelas empresas em geral, assim como nas empresas de transporte, porém, eles são essenciais para comprovar a regularidade de suas operações perante o fisco, evitar as duras penalidades legais e melhorar o controle de contas da empresa. Após a leitura deste artigo, você sabe exatamente qual a finalidade e importância de cada documento, portanto, não cometerá o erro de negligenciá-los.

Quer saber como você pode lidar melhor com toda essa burocracia? Entre em contato conosco e conheça os softwares que aprimoram e automatizam a gestão desses documentos!