Como agilizar o faturamento de fretes na sua transportadora

Entre os processos que ocupam bastante tempo no dia a dia das equipes de qualquer transportadora estão o cálculo e o faturamento de fretes. É preciso considerar diversos fatores e pequenos erros podem trazer prejuízos para a empresa e abalar a credibilidade junto aos seus clientes.

Diante disso, agilizar o faturamento de fretes pode ser um grande diferencial na produtividade das transportadoras, com economia de tempo e dinheiro.

Entretanto, fazer o processo manualmente e às pressas, como muitas empresas ainda fazem, não é o melhor caminho. É essencial que os cálculos não contenham erros, que as faturas sejam claras e fáceis de entender, e que as demais informações sobre os fretes cobrados sejam facilmente localizadas.

Todos esses problemas são eliminados quando se investem em inovações tecnológicas na área de logística. Quer saber como?

Neste artigo, você vai saber como a tecnologia elimina burocracias ao tornar os processos automáticos e ágeis. Além disso, também vai entender a importância da agilidade no faturamento de fretes. Confira!

Problemas do faturamento manual de fretes

Faturamento manual é o processo feito por um ou mais colaboradores, que separam os CTe (conhecimentos de transporte) emitidos para cada cliente no período a ser cobrado, soma seus valores, relaciona todos em uma fatura e a envia ao cliente, juntamente com os conhecimentos de transporte e se for o caso, com o respectivo boleto bancário. Executar o faturamento manual dos seus fretes pode ser arriscado, já que expõe a empresa a alguns riscos desnecessários, veja a seguir quais são.

Grande quantidade de erros

Na correria do dia-a-dia é comum que ocorra alguns erros durante o processo manual de faturamento de fretes, e dependendo do volume de trabalho, a tendência é a quantidade de erros aumentar.

Outro problema que também costuma ocorrer em empresas que possuem um processo de trabalho muito manual são os erros de emissão de CTe, que se não forem resolvidos antes do faturamento, também acabam gerando transtornos para a empresa e seus clientes, uma vez que depois que um conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é emitido, por exemplo, ele não pode mais ser alterado, a menos que se faça uma Carta de Correção, o que também não é possível em alguns casos. Ou seja, se houver erros é necessário passar por todo o processo burocrático de cancelá-lo e substituí-lo.

Além disso, a empresa poderá ter que pagar todos os tributos do documento que não serve para aquela operação e terá que pagar também os tributos do novo CT-e posteriormente.

Desconfiança dos embarcadores

Os prejuízos ocasionados pelos erros vão além dos gastos: podem criar entraves e atrasos para embarcadores ou empresas parceiras. A constante ocorrência de falhas faz que os clientes percam a confiança na sua transportadora, e em casos extremos não queiram mais fazer negócio com a companhia e acabem buscando seus concorrentes no mercado.

Falta de agilidade

Enquanto um processo de faturamento automatizado via sistema de gestão de transportes (TMS) ocorre de forma praticamente instantânea, o trabalho manual pode demorar horas ou até dias (dependendo do volume da operação) para ser completado. Isso atrasa as demais operações e rotinas da empresa.

Por que investir em tecnologia da informação para logística

O avanço da tecnologia tem revolucionado continuamente organizações de todo o mundo — e não foi diferente com o setor de transporte. Nas últimas décadas, foram criadas grandes inovações para este segmento.

Entre elas estão os sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planner – ERP) e de gerenciamento de transporte (Transport Management System – TMS) — que surgiu para atender às necessidades das empresas desse segmento. Ou seja, é a opção mais inteligente para o ramo.

Os benefícios da implantação desse tipo de software são diversos, e eles consistem em um diferencial para que a companhia se destaque no mercado, pois agilizam integralmente seus procedimentos. Conheça, a seguir, as vantagens mais marcantes.

Otimização de processos

Vários trabalhos que seriam executados manualmente pelos colaboradores passam a ser feitos automaticamente ou de forma mais simples, precisa e rápida com o emprego do software. Existem diversas funções neste tipo de sistema, tais como emissão de documentos fiscais, controle de frota, gestão financeira, planejamento de rotas e outros.

Uma das mais úteis é a automação de cálculos e faturamento de fretes: em vez de passar horas fazendo contas, separando conhecimentos por cliente, emitindo faturas e boletos, basta selecionar no sistema TMS o(s) cliente(s) a ser(em) faturado(s) para que ele execute automaticamente a separação dos CT-e, os liste na fatura e emita os boletos bancários, podendo ainda ao fim do processo, enviar tudo para o email do setor financeiro do seu cliente.

Além disso, as informações são compartilhadas em tempo real com o seu setor financeiro, já que as faturas já aparecerão como títulos a receber no seu sistema financeiro.

Benefícios de automatizar a emissão de CT-e e o faturamento de fretes em um sistema TMS

O melhor caminho para alcançar maior eficiência no processo de faturamento de fretes em uma transportadora passa pela automação dos procedimentos de emissão de CT-e e faturas de cobrança de fretes através de um software TMS que possua esse recurso. Veja alguns benefícios a seguir.

Maior precisão dos cálculos para emissão do CT-e

Por mais competente que sejam os operadores no exercício de suas funções no dia-a-dia, é somente com o emprego de um sistema bem confiável e bem configurado que vamos conseguir atingir uma maior precisão e velocidade na emissão de documentos fiscais e no faturamento de fretes em uma transportadora. Afinal, são vários os elementos relevantes para chegar ao valor real do frete. Os mais comuns são:

• características da carga: se é perecível, animal vivo, granel, líquida, perigosa, se requer cuidados especiais e outros;
• características do local de destino/entrega da carga: local de difícil ou fácil acesso;
• distância a ser percorrida;
• peso: quais são os pesos bruto e cubado da carga;
• modal de transporte: caminhão, trem, avião, navio, etc;
• tipo de operação: se carga fechada ou carga fracionada;
• valor da carga: preço da mercadoria a ser transportada, pois isso vai influenciar no valor do seguro de carga.

Além de todas essas variáveis, também é necessário verificar as taxas específicas para os fretes (dependendo do tipo e da entrega). São elas:

• escolta armada;
• devolução de mercadorias;
• pedágios;
• ajudantes (chapas);
• reentrega;
• taxa de dificuldade na entrega;
• taxa de fiel depositário;
• taxa de restrição do trânsito.

Qualquer erro em uma base de cálculo ou tarifa pode resultar em grande prejuízo financeiro e, consequentemente, dependendo do volume de operações com erro, a empresa poderá sofrer um grande impacto negativo em seu faturamento e lucratividade. Além disso, esse tipo de erro afeta a imagem da transportadora perante clientes e parceiros, porque transmite desorganização.

É aqui que o software de gestão demonstra sua importância, pois todas as contas são automáticas e precisas, de forma a trazer os melhores resultados para o cliente e para a empresa.

Redução no tempo necessário para realizar o faturamento de fretes

O faturamento é fundamental para manter as contas da companhia balanceadas. Quando o valor é muito alto, o cliente pode desistir da transação unicamente por esse motivo e, se ele for muito baixo, a companhia  pode ter prejuízo com as operações.

Maior agilidade para receber os valores de fretes

Uma transportadora que adota a automação do faturamento de fretes consegue entregar aos embarcadores (seus clientes) as suas faturas corretas em um tempo menor do que se estivessem faturando manualmente, o que ajuda a agilizar e evitar rejeições por erros na hora da auditoria dos fretes por parte dos clientes, liberando em muitos casos mais rápido o seu pagamento.

A automação de processos, pode trazer maior agilidade no faturamento e até no recebimento de fretes, além de afetar positivamente a imagem da sua transportadora no mercado. Que tal ter todos esses e outros benefícios na sua empresa? Entre em contato conosco e conheça o software de gestão de transportes TMS Datamex!