14 vantagens de implantar um software de gestão financeira em uma transportadora

Cuidar da gestão financeira de uma transportadora é fundamental para garantir que ela tenha um crescimento saudável. Afinal, quando os custos e as receitas não são controlados, é muito difícil se planejar. Em médio e longo prazos, a falta de gestão financeira pode comprometer o funcionamento da empresa e até levá-la à falência.

Por isso, donos e gestores de transportadoras devem se preocupar em controlar suas finanças. Uma das melhores formas de fazer isso é através de um software de gestão financeira, que agiliza e facilita as tarefas importantes do setor financeiro no dia-a-dia.

Segundo resultados de uma pesquisa do SEBRAE, em torno de 25% das empresas encerra as suas atividades dentro de até 2 anos após a sua abertura no Brasil, e um entre os vários fatores que contribuíram para o fechamento destas empresas foi a pouca atenção dada à gestão empresarial, e em especial com relação a gestão financeira.

Fazer a gestão financeira manualmente, com planilhas, além de demorado, pode ser ineficiente e sujeito a erros que, consequentemente, vão trazer transtornos e até prejuízos, além de afetar a competitividade da companhia.

Então, a melhor forma de fazer uma boa gestão financeira da sua transportadora é com uma ferramenta especializada. Um software de gestão financeira ajuda a empresa a cuidar das finanças de forma mais eficiente e precisa. Quer saber quais são as vantagens ao adotar uma ferramenta dessas? A gente conta a seguir. Acompanhe!

1. Maior simplicidade

Ganha-se muito tempo utilizando um software de gestão financeira, já que a maior parte das informações é processada pelo sistema. A partir dos dados fornecidos (fluxo de caixa, demonstrativo de resultado, relatório de contas a pagar e a receber, projeção de caixa e outros), é possível tomar decisões com base em números precisos sobre a situação financeira da organização.

2. Alto controle

Todos os dados ficam armazenados em um único local, o que torna o controle mais eficiente. Além disso, é possível determinar quem terá acesso a cada informação, trazendo maior segurança para a empresa.

Ainda, o sistema armazena e exibe as informações de forma organizada, o que deixa a visualização de todos os dados mais clara e acessível.

3. Prevenção de erros

Em planilhas manuais, erros de digitação podem comprometer o preenchimento das informações. Isso leva a falhas nos cálculos e diferenças nas informações de receitas, despesas e resultados da companhia.

Com um software de gestão financeira, ao cadastrar despesas e receitas, e ao fazer a conciliação bancária no dia-a-dia, você terá no sistema uma visão das movimentações financeiras de uma forma clara e detalhada.

4. Emissão de Boletos diretamente pelo sistema

Uma das facilidades que um bom sistema de gestão financeira oferece é a emissão de boletos bancários, e o respectivo registro das cobranças junto à rede bancária.

Essa emissão pode ser feita diretamente do sistema, evitando o retrabalho, pois não será mais necessário lançar os dados nos sites dos seus bancos para emitir os seus boletos.

5. Possibilidade de integração e aproveitamento de dados

Quando em uma empresa a gestão financeira é feita em planilhas, geralmente se precisa de uma para cada atividade, e rapidamente o gestor e sua equipe se deparam com uma miscelânea de planilhas, as quais com o tempo se tornam cada vez mais complexas e difíceis de manter atualizadas.

Com um software de gestão financeira, graças a integração com os softwares dos outros departamentos, você aproveita os dados e pode fazer a sua gestão em uma única plataforma. Isso, além de evitar o retrabalho, oferece uma visão holística da empresa de forma a contemplar todas as áreas.

6. Facilidade para avaliar a situação financeira

Com a possibilidade de visualizar todas as receitas, despesas e resultados da companhia em um único lugar, fica mais fácil se aprofundar nessas informações. Essa visão geral do financeiro permite comparar diferentes períodos e classificar os dados individualmente, de acordo com os parâmetros que se quer avaliar.

Assim, é uma ótima ferramenta para medir a produtividade da empresa como um todo, bem como da sua frota e de cada filial. Com base nisso, pode-se tomar decisões cada vez mais assertivas, identificar possibilidades de reduzir custos e realizar um planejamento voltado ao crescimento.

7. Controle das contas a pagar e a receber

As contas a pagar podem ser classificadas em fixas e variáveis e também dentro de um plano de contas e de centros de custos, dando ao gestor uma visão clara das despesas necessárias para a manutenção do seu negócio. Já os lançamentos de contas a receber podem ser automatizados, a partir da importação dos dados do faturamento, permitindo que você tenha uma visão clara das suas fontes de receitas, principais clientes e tipos de serviços mais lucrativos.

O sistema pode emitir alertas de vencimento de títulos, ajudando a evitar esquecimentos, e possíveis juros e multas deles decorrentes.

8. Projeção de fluxo de caixa

Como o sistema de gestão financeira organiza as informações de receitas, despesas, pagamentos e recebimentos, contas a pagar e a receber todas na mesma base de dados, é possível projetar e visualizar a situação do caixa em um determinado momento no tempo. Assim, a partir do registro de receitas e despesas futuras, o sistema projeta o orçamento empresarial para aquela data e assim o seu gestor poderá identificar se a empresa terá dinheiro em caixa para honrar seus compromissos.

9. Possibilidade de Integração com a Contabilidade

Desde que devidamente configurado, com o plano de contas adequado e devidamente mapeado com o seu escritório ou departamento contábil, é possível aproveitar os dados que se encontram dentro do seu sistema financeiro para evitar o retrabalho na contabilidade.

Um bom sistema de gestão financeira costuma oferecer a possibilidade de exportar lançamentos dentro dos formatos dos principais sistemas contábeis do mercado.

10. Alta segurança dos dados

É comum que planilhas fiquem armazenadas localmente nos computadores da empresa, o que significa que, em caso de incidentes como roubos, vírus ou defeitos de hardware, pode haver perda de dados. Nesse cenário, há uma dependência das máquinas ou de um servidor local, que deve funcionar sempre perfeitamente para garantir que tudo possa ser gerenciado.

Quando a empresa gerencia seu financeiro por meio de planilhas, geralmente elas podem ser acessadas livremente, e em alguns casos até por quem não deveria ter acesso. Assim, os dados financeiros cadastrados nelas podem sofrer alterações. Isso causa retrabalho, tanto de conferência quanto de inserção dos dados novamente, em caso de perda ou alterações.

Já os sistemas de gestão financeira, por sua vez, normalmente são armazenados na nuvem e operados online. Assim, podem ser acessados de qualquer dispositivo (computador, tablet ou smartphone), desde que os usuários estejam devidamente autorizados através de senhas de acesso. Além disso, evita-se preocupação com perdas de dados já que os backups são mantidos sempre em dia e à disposição do cliente quando necessário.

11. Informações para tomada de decisões e solução de problemas

Os diversos relatórios gerenciais oferecidos pelo software de gestão financeira permitem reconhecer situações críticas (e quais as despesas levaram a elas). Com esses dados em mãos, é mais fácil agir para contê-las ou resolvê-las, dependendo do caso.

A partir dos alertas, indicadores de desempenho e relatórios do sistema você poderá tomar decisões assertivas e baseadas em dados, deixando de lado o “achismo” e as suposições.

12. Flexibilidade para adaptar-se a cada empresa

Nenhuma empresa é igual à outra, nem aquelas que atuam no mesmo setor. A escolha do software de gestão passa pela possibilidade de configuração deste para atender as necessidades da empresa. Assim, é importante reconhecer os diferenciais de cada organização para que o sistema de fato os contemple.

Um software de gestão financeira pode ajudar a transportadora a manter-se sempre atenta às suas finanças. Como pode ser configurado de forma personalizada, pode ser um grande aliado na expansão da empresa e suportar suas demandas futuras.

13. Um software de gestão financeira ajuda a criar uma rotina de gestão

Para ter bons resultados com o uso de um sistema de gestão financeira, é necessário que a empresa adote uma rotina de lançamentos diários, conferências e conciliação bancária, pois só assim é que vai ser possível ter as informações corretas disponíveis para os gestores visualizarem sempre que necessário para a tomada de decisões no dia-a-dia.

Outro ponto fundamental é que ao implantar um software financeiro, a empresa precisa adotar uma padronização de plano de contas e de centros de custos, afim de lançar corretamente suas despesas e receitas, e assim ter a visão correta da sua situação financeira.

Agindo desta maneira, acaba se estabelecendo uma rotina saudável no setor financeiro da empresa, que se consolida na medida que os gestores passam a olhar com regularidade os relatórios do sistema, validando e baseando-se nas informações alimentadas pela equipe financeira para a sua tomada de decisões no dia-a-dia.

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