O que é arquivo DOCCOB do EDI Proceda e quais os benefícios no Transporte?

Assegurar uma boa comunicação entre as transportadoras e os embarcadores é crucial para o sucesso das operações logísticas, bem como para melhorar a eficiência do negócio e maximizar a satisfação de seus clientes. Uma das principais tecnologias que ajuda a alcançar esse objetivo é o arquivo DOCCOB.

Se você ainda não sabe o significado desse termo, continue lendo este post para entender seu conceito, que informações ele carrega, o que são arquivos EDI e qual sua ligação no assunto, qual é a finalidade do DOCCOB e sua importância para auditoria de fretes.

Boa leitura!

O que é o arquivo DOCCOB e qual é sua relação com EDI?

O Documento de Cobrança — arquivo DOCCOB — e se trata de um arquivo enviado pela transportadora para o embarcador (contratantes dos fretes), e em linhas gerais ele consiste em uma versão eletrônica da fatura de transportes. Para entender sua funcionalidade, primeiro é necessário entender o que é EDI e qual sua ligação com o arquivo.

Electronic Data Interchange — EDI ou Intercâmbio Eletrônico de Dados em português — é uma tecnologia que integra os sistemas das empresas com o objetivo de facilitar e agilizar a troca de dados. Ela reduz a intervenção humana na transmissão de informações, reduzindo custos e a ocorrência de erros.

Para que as empresas de transporte e os embarcadores aproveitassem dessa modernização, uma empresa chamada Proceda — atualmente denominada TIVIT — desenvolveu o EDI padrão PROCEDA, um leiaute que apresenta uma série de informações sobre as operações logísticas.

Na área de transportes, os padrões mais comuns de serem utilizados pelas empresas são o XML e o PROCEDA, esse último apresenta diferentes tipos de arquivos EDI e que cada um deles tem um determinado objetivo, sendo que o arquivo DOCCOB é apenas um deles.

Confira quais são os layouts de arquivos EDI contemplados no Padrão Proceda:

• NOTFIS (notas fiscais): apresenta as mesmas informações das notas fiscais e é uma alternativa para o formato xml;
• CONEMB (conhecimentos embarcados): traz dados sobre os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) ou das notas fiscais de transporte para o embarcador. Nos casos em que há redespacho, os dados são enviados de uma transportadora para outra;
• OCOREN (ocorrências das entregas): sua finalidade é a de informar os clientes sobre o status das entregas de mercadorias, ele também traz informações sobre atrasos, danos, extravios e outras ocorrências;
• PREFAT (pré-fatura do transporte): contém dados sobre as faturas liberadas para fazer o pagamento;
• DOCCOB: é gerado a partir do PREFAT e tem o objetivo de informar quais CT-es foram conferidos e liberados para realizar o faturamento.

Ressalta-se que os documentos NOTFIS, CONEMB e OCOREM são os mais utilizados no dia a dia das comunicações eletrônicas entre transportadoras e seus clientes, enquanto o PREFAT e o DOCCOB são menos comuns, porém, muito importantes.

Além disso, para utilizar esse documento será necessário que a empresa adote um sistema de gestão completo que faça a integração entre os clientes e embarcadores por meio de EDI e com padrão PROCEDA.

Para que serve o arquivo DOCCOB?

O arquivo DOCCOB tem a finalidade de concentrar as informações relacionadas a cobrança pelo serviço de transporte prestado, ou seja, é uma espécie de fatura eletrônica de transporte, na qual o embarcador conseguirá obter os dados referentes aos CT-es ou NFS-e de Transportes emitidos pelo e cobrados pelo transportador.

Esse arquivo veio para substituir faturas que anteriormente eram enviadas em papel por notas promissórias ou duplicatas, mas agora é possível reunir as cobranças em um único arquivo digital.

Ressalta-se que o DOCCOB não substitui boletos — já que ele não tem vínculos com instituições bancárias —, não pode ser usado para fazer ações de cobranças às empresas nem consistem em documentos fiscais, portanto, não servem de prova para eventual litígio judicial.

A finalidade do arquivo é de apenas melhorar a comunicação entre os sistemas do transportador e embarcador, permitindo aproveitar as informações. Entretanto, utilizá-lo gera inúmeros benefícios para a competitividade da empresa. Veja quais são eles abaixo.

Traz mais eficiência e velocidade na troca de dados

O sistema de gestão da transportadora pode enviar o arquivo DOCCOB ao embarcador de forma automática, o que torna a comunicação com parceiros mais ágil e elimina a necessidade de enviar as faturas manualmente por e-mail.

Melhora as relações entre os clientes e parceiros

Ele aperfeiçoa o relacionamento com seus clientes e parceiros, já que traz mais transparência, bem como evita desentendimentos e confusões.

Minimiza erros

Como as informações são transmitidas eletronicamente, são eliminados eventuais erros humanos que podem causar grandes prejuízos à empresa, como falha na digitação, atrasos, falta de dados e esquecimentos.

Reduz os custos e tempo

Minimizam-se os gastos com impressões, papéis, tintas e recuperação de documentos. Também se economiza com custos administrativos, já que há uma diminuição o tempo gasto com atividades manuais e operacionais.

Aumenta a produtividade

A automatização da troca de dados permite que sua equipe se concentre nas atividades mais estratégicas da empresa. Isso reduz a carga de trabalho e o estresse dos colaboradores, tornando-os mais produtivos.

O arquivo DOCCOB ajuda a agilizar o recebimento dos fretes

Partindo do princípio que os embarcadores ganham muito tempo ao importarem em seus sistemas o arquivo DOCCOB com os dados das faturas, existe uma forte tendência nesse ganho de tempo se traduzir em um prazo menor para efetuarem o pagamento.

Qual é a importância do arquivo DOCCOB para os transportadores?

Apesar de o DOCCOB não ser um documento obrigatório por lei, isso não significa que não seja importante para os transportadores. Ele facilita a rotina de trabalho dos envolvidos nas operações de diversas formas. Veja algumas de suas vantagens:

• evita problemas com a comunicação entre o contratante e o transportador;
• torna a troca de informações mais eficiente e rápida;
• relaciona vários CT-es em uma única fatura;
• ajuda a agilizar a auditoria de frete e a liberação de pagamentos nos embarcadores;
• permite o recebimento do documento automaticamente, eliminando a possibilidade de que ocorram atrasos ou esquecimentos da contratante.

O embarcador poderá visualizar claramente quais CT-e foram auditados e prontos para pagamento, podendo iniciar suas operações financeiras com mais segurança e agilidade.

Qual é a ligação do arquivo DOCCOB com a auditoria de frete?

Normalmente o arquivo DOCCOB somente será gerado depois que a auditoria de frete no embarcador for encerrada. O embarcador faz a análise das ocorrências de entrega recebidas e envia para a transportadora o arquivo PREFAT, que informa os CT-es que foram liberados para o faturamento. Após, a transportadora gera uma fatura com base nos documentos elencados no arquivo PREFAT e envia a sua versão digital, ou seja, o arquivo DOCCOB ao embarcador, informando sobre os CT-es incluídos na cobrança.

DOCCOB é um conceito logístico bastante importante para as empresas e transportadores que querem melhorar a qualidade da prestação do serviço e aumentar sua competitividade. Para isso, é preciso que a empresa implemente um bom sistema de gestão para transportadoras que integre os dados pelo padrão PROCEDA.

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