Arquivo OCOREN o que é e para que serve dentro do EDI de Transporte

O relacionamento entre as transportadoras e embarcadores está cada vez mais acontecendo através de meios digitais, de forma que sistemas conversam diretamente com outros sistemas, sem necessidade de intervenção humana, e dentro desse contexto surgem várias dúvidas dos profissionais, e uma delas diz respeito ao arquivo OCOREN, o que vamos esclarecer ao longo deste artigo.

O que é arquivo OCOREN ?

OCOREN é uma sigla que significa Ocorrência de Entregas e o arquivo OCOREN consiste em um arquivo eletrônico, em formato TXT, que, como seu nome sugere, traz o registro de quaisquer ocorrências (eventos) durante o processo de coleta, movimentação, estocagem e entrega. Ele é gerado pela empresa de transporte e enviado para os contratantes de fretes (que são os embarcadores).

Seu objetivo principal é o de fornecer o status (situação atual) das entregas das cargas aos clientes, informando se elas foram recebidas ou ocorreram devoluções, reentregas, cancelamentos etc. Com a adoção de uma tecnologia ou software de gestão de transporte (TMS) que seja capaz de gerar o arquivo OCOREN, a transportadora consegue enviar essas informações de forma mais rápida, transparente, segura e objetiva.

Quer saber como esse documento eletrônico pode ser vantajoso para sua empresa? Explicamos neste artigo qual é a real importância desse arquivo, o que ele traz no seu conteúdo, como gerá-lo, como ele funciona, entre outros tópicos sobre o tema. Confira a leitura!

Qual é a importância do OCOREN?

Primeiro entenda que o OCOREN é um dos arquivos EDI (Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português) que segue as especificações do padrão PROCEDA (forma de serem elaborados os arquivos eletrônicos para comunicação entre sistemas na área de transporte). No total, o padrão proceda traz as especificações de 5 documentos que utilizam essas tecnologias:

• NOTFIS (dados das notas fiscais): é criada pelos clientes (embarcadores) e transmite ao transportador os dados das notas fiscais das mercadorias que serão transportadas;
• OCOREN (ocorrência de entregas): comunica o cliente sobre o estado da mercadoria, bem como qualquer fato relevante que ocorrer durante o processo de coleta, movimentação, frete e entrega;
• CONEMB (conhecimentos embarcados): traz informações sobre o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) ou Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) emitidos;
• DOCCOB (documento de cobrança): contém uma cópia das faturas emitidas em razão dos serviços prestados, e é enviado pela transportadora ao embarcador;
• PREFAT (pré-fatura de serviços de transporte): é um espelho da fatura, enviado à transportadora para mostrar os documentos fiscais que estão liberados para faturamento e pagamento.

Os dois primeiros (NOTFIS e OCOREN) são os mais empregados pelas empresas, enquanto o emprego dos demais vai depender do tipo de operação que for acordado entre a transportadora e o contratante.

Entretanto, a importância do OCOREN não está em nenhuma exigência legal ou fiscal, e sim em acordo entre transportadora e seus clientes, que resolvem adotar essa tecnologia pois ela moderniza a comunicação entre as empresas e cria um rol de diferenciais competitivos, permitindo que sua transportadora se destaque no mercado. Veja os principais benefícios conquistados com o uso do arquivo OCOREN dentro do EDI de Transporte:

• redução de devoluções, reentregas e cancelamentos: os clientes têm mais confiança na empresa quando acompanham a situação das entregas em tempo real.
• maior satisfação dos clientes: o envio automático de ocorrências possibilita que os problemas sejam solucionados mais rapidamente;
• diminuição de custos: diminui os gastos com materiais físicos, recuperação de documentos, encaminhamentos e custos administrativos (pessoal para realizar as atividades);
• minimização de erros: o computador não incorre em falhas matemáticas e outros erros;
• otimização de tempo: não é necessário despender horas com operações burocráticas, como digitação de valores, realização de cálculos, encaminhamentos etc.
• mais produtividade: os colaboradores dedicam mais esforço e tempo nas atividades mais estratégias;
• melhor imagem: uma empresa que investe na tecnologia transmite a imagem de ser modernizada.

Os embarcadores também aproveitam de diferentes benefícios quando você utiliza o EDI Proceda e o arquivo OCOREN, pois eles aumentam a eficiência na auditoria de fretes, a qualidade da comunicação e as outras vantagens listadas. Portanto, esse arquivo maximiza as suas oportunidades de mercado e permite a criação de relação mais duradoura e confiável com seus parceiros de negócios.

O que contém o arquivo OCOREN?

Esse documento inclui dados sobre quaisquer ocorrências relacionadas à entrega. Confira exemplos delas:

• entrega realizada normalmente;
• recusa de entrega por pedido cancelado;
• falta de espaço físico no depósito do destinatário;
• mercadoria em desacordo com o pedido de compra;
• roubo de carga;
• possível atraso na entrega por problemas no trânsito;
• problema na documentação;
• avaria total ou parcial — carga foi danificada;
• extravio total ou parcial — carga enviada ao local errado;
• apreensão fiscal da mercadoria;
• entrega programada;
• carga retirada para conferência.

Percebe-se que nem todas as ocorrências consistem em problemas e várias apenas informam a situação do serviço. Como há muitos eventos que podem acontecer, é necessário que transportadora e embarcador definam uma tabela de códigos de ocorrências, que contém a descrição de cada ocorrência, assim os sistemas terão um padrão de comunicação, bem como os gestores e colaboradores podem consultá-la e entender cada incidente.

O arquivo OCOREN vai seguir o layout estabelecido dentro do Padrão Proceda e traz informações sobre cada uma das ocorrências registradas em um determinado período. Entre os elementos que serão encontrados dentro do EDI OCOREN estão:

• o identificador do registro;
• identificação do remetente e destinatário;
• o cadastro geral do contribuinte (CNPJ) e razão social da empresa emissora da nota fiscal;
• a série do documento fiscal;
• o código de ocorrência na tabela;
• a data e a hora da ocorrência;
• um texto complementar explicativo de formato livre;
• espaços que serão preenchidos com brancos (também chamados de filler).

Como o OCOREN pode ser usado para monitoramento da entrega, é comum que a troca de dados tenha uma frequência bastante alta, o que não será problema se a sua empresa contar com uma boa plataforma para transportadoras que poderá enviar alertas sempre que ocorrerem problemas com alguma das cargas, fazendo com que os gestores tomem rapidamente medidas para solucioná-los, como:

• avisar os clientes se acontecerem atrasos;
• emitir instruções para efetuar as reentregas;
• orientar colaboradores para fazer retiradas e devoluções;
• como lidar com o cliente em caso de extravios e avarias.

Como gerar o arquivo OCOREN?

Todas as comunicações realizadas entre sistemas de gestão que usam padrão PROCEDA são feitas por meio de trocas de arquivos em formato de texto (.txt).

As transportadoras utilizam um software desenvolvido especialmente para empresas do ramo — que é conhecido como Transport Management System ou TMS —, que poderá gerar o arquivo OCOREN automaticamente, se for configurado para tal.

Para que você tenha uma visão mais clara sobre o funcionamento dessa tecnologia, veja quais são etapas realizadas pela transportadora desde a emissão do CT-e até o encerramento do serviço (em uma operação de exemplo):

1. emissão do CT-e: o transportador emite o CT-e da operação realizada;
2. anotação das ocorrências: qualquer incidente será inserido no arquivo OCOREN;
3. recebimento das ocorrências: o embarcador recebe o documento e o importa para seu sistema, que extrairá e interpretará as informações;
4. monitoramento: tanto o destinatário como o embarcador podem verificar o status da viagem em tempo real, sendo necessário um sistema de gestão que disponibilize essa funcionalidade;
5. finalização: depois da conclusão do procedimento de entrega, o transportador gera o arquivo OCOREN com uma ocorrência finalizadora (entrega realizada, por exemplo).

Percebe-se que o OCOREN é bastante útil tanto às transportadoras como aos embarcadores. Entretanto, para aproveitar todos os seus benefícios é indispensável utilizar um sistema para transportadoras que seja compatível com essa tecnologia.

Ficou em dúvida sobre o que é EDI e o PROCEDA? Veja nosso artigo sobre EDI que esclarecerá as principais dúvidas sobre o assunto!