Cancelamento extemporâneo de CTe: o que é e como fazer corretamente?

No dia a dia corrido de uma transportadora, eventualmente, podem ocorrer alguns erros na emissão de documentos fiscais, por isso uma das atividades que todo gestor ou coordenador deve saber executar é o cancelamento de CTe, porém, nem sempre essa atividade é tão simples de executar, principalmente quando se perde o prazo normal de cancelamento, fazendo com que as empresas tenham que recorrer ao pedido do cancelamento extemporâneo de CTe.

Algumas das falhas que podem motivar o cancelamento são erros nos cálculos, preenchimento indevido do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), entre outros.

A administração tributária impôs um rito com prazos, hipóteses, formas e exigências próprias para o ato. É fundamental que o responsável pela emissão e/ou contabilização dos documentos fiscais saiba os passos desse processo e os siga corretamente, pois não corrigir irregularidades do CTe acarretará seu retorno como “uso indevido”, podendo inclusive gerar complicações e até prejuízos para a empresa.

Mas não se desespere, muitos dos seus problemas sobre o tema poderão ser solucionados com as dicas deste artigo.

Aqui procuramos expor várias informações sobre o cancelamento extemporâneo de CTe, explicamos quais são seus prazos, requisitos, como fazer o pedido, quais providências devem ser tomadas após ser aceito e como acompanhar o processo. Confira!

O que é cancelamento extemporâneo de CTe?

O cancelamento extemporâneo de CTe é um procedimento que as empresas de transporte poderão recorrer para efetuar o cancelamento de um CTe (conhecimento de transporte eletrônico) fora do prazo normal de cancelamento definido pelo estado onde o mesmo foi emitido.

Quais são os requisitos do cancelamento de CTe?

Há diferenças entre os prazos para pedido de cancelamento comum e o cancelamento extemporâneo, além disso, há situações e condições específicas para que a requisição seja aceita pela autoridade tributária.

Por isso recomendamos que se preste muita atenção no momento da emissão do CT-e e sempre que possível, solicitar sua validação junto ao seu cliente antes de dar início a viagem, pois essa operação de cancelamento após o prazo gerará custos diretos e indiretos que em boa parte dos casos pode até não valer a pena.

Prazos para efetuar o pedido de cancelamento

O atual prazo para o cancelamento de um CTe, é de 7 dias (168 horas), exceto no estado do Mato Grosso, onde o prazo é de apenas duas horas, contados a partir da data que foi emitida sua “Autorização de Uso”.

Já o cancelamento extemporâneo de CTe — que é feito após a perda do prazo para o cancelamento comum — poderá ser recebido em até 31 dias, também contados da emissão da mesma autorização.

Tanto o cancelamento normal como o extemporâneo (fora do prazo), só são possíveis quando não tenha iniciado a prestação do serviço de transporte e não tenha sido registrado nenhum evento sobre o CTe.

Caso o problema seja uma falha na sequência da numeração dos CTes, por exemplo, se o documento n.º 000.11 foi emitido antes do n.º 000.10, não será emitido o cancelamento, mas sim um Pedido de Inutilização de Número de CTe. O prazo limite desse documento vai até o 10º dia do mês seguinte daquele em que a Autorização de Uso foi concedida.

Demais condições que impedem o cancelamento do CT-e:

Algumas situações que podem impedir o cancelamento de CT-e:

• Não poderá ser cancelado se for autorizado pelo Sistema SVC (Sefaz Virtual de Contingência);
• Outro fator que restringe a possibilidade de cancelamento do CTe é a existência de registro de circulação de mercadorias (quando a prestação de serviço de transporte já foi iniciada);
• Evento de emissão de manifesto (neste caso o manifesto deve ser cancelado também);
• O CT-e não pode ter sido complementado substituído/anulado anteriormente.

Somente serão aceitos os cancelamentos de CT-e que não possam ser corrigidos por uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e). São exemplos dessas situações que não podem ser resolvidas via Carta de Correção:

• Coeficientes que influenciam no valor do imposto, como alíquota, base de cálculo, diferença de preço, valor da prestação e quantidade;
• Data de emissão ou de saída do CTe;
• Correção de dados, informações sobre o emitente, remetente, tomador ou destinatário.

Além disso, as razões para o ato não devem se encaixar em situações em que são cabíveis outros pedidos, confira quais são eles:

• anulação de CTe;
• substituição de CTe;
• CTe complementar.

Por fim, um CTe somente poderá ser cancelado após seu uso ter sido aprovado pelo fisco e desde que a prestação de serviço não tenha iniciado.

Como fazer o pedido de cancelamento extemporâneo de CTe ?

Para iniciar o processo, o contador responsável pela escrituração fiscal do documento, preposto ou representante legal da empresa que emitiu o CTe deve buscar pela seção do cancelamento extemporâneo de CTe acessando o domínio oficial da Secretaria da Fazenda — SEFAZ — do estado onde o serviço será prestado.

Em alguns portais, essa opção aparecerá ao consultar o status de um CTe, ao acessá-la serão requisitadas as chaves numéricas dos documentos. O sistema analisará a consistência das informações e expedirá um protocolo com a data, hora e número do CTe relativos ao cancelamento.

Também é possível realizar o rito por um software desenvolvido por uma empresa particular ou disponibilizado gratuitamente pelo fisco — se houver, pois os programas gratuitos de gestão de CTes estão sendo descontinuados.

Quais são as providências após a solicitação?

O site também expedirá um Documento de Arrecadação — DAR-1/AUT —, cuja finalidade é efetivar o pagamento da Taxa de Serviços Estaduais — TSE.

Esse é um pagamento obrigatório — cujo valor varia de acordo com cada estado — para que o cancelamento extemporâneo de cte seja autorizado. Ele poderá ser pago até o 13º dia do mês subsequente daquele em que foi concedida a Autorização de Uso do CTe a ser cancelado.

Entretanto, caso o DAR-1/AUT seja gerado no mesmo mês em que foi lançada a Autorização de Uso do CTE, o pagamento do TSE deverá ser feito até o último dia desse mês.

É permitido solicitar cinco cancelamentos de uma vez, desde que os CTes tenham sido emitidos no mesmo mês.

Na situação em que o documento tem um Manifesto Eletrônico de Documentos (MDFe) vinculado, será necessário pedir o seu cancelamento também.

ATENÇÃO: Deve-se saber que alguns estados penalizam as empresas pelo atraso no cancelamento, por exemplo, o Regulamento do ICMS/2000 do estado de São Paulo impõe uma multa equivalente a 10% do valor da operação ou prestação descrita no documento. O valor dessa sanção será de, no mínimo, 15 unidades fiscais de São Paulo (valor em reais varia anualmente).

Portanto, é essencial estudar a legislação de cada um dos estados em que a transportadora presta seus serviços.

Existem regras específicas de cancelamento extemporâneo de CTe por estado?

Alguns estados da federação estabeleceram algumas regras específicas sobre este tema, embasados no que diz o Ajuste SINIEF  Cláusula 14º, §8 – “A critério de cada unidade federada poderá ser recepcionado o pedido de cancelamento de forma extemporânea”. Trazemos alguns deles a seguir:

Cancelamento extemporâneo de cte SP:

O estado de São Paulo definiu alguns parâmetros através da Decisão Normativa CAT 02, de 10-09-2015, portanto se você precisa cancelar fora do prazo um CTe emitido nesse estado, convêm a consulta do link acima, e na dúvida, converse com o seu contador.

Cancelamento extemporâneo de CTe GO:

O estado de Goiás também tem suas particularidades, como podemos observar na RCTE, Seção IV, Subseção IV, art. 141, §1º,IV e §3º, e sendo assim, se for cancelar fora do prazo um CTe emitido nesse estado, consulte o link acima, ou converse com o seu contador.

Cancelamento extemporâneo de CTe CE:

Caso o CTe a ser cancelado de forma extemporânea tenha sido emitido no estado do Ceará, vale a pena verificar a Instrução Normativa 58/2013, e caso a dúvida persista, converse com a sua contabilidade.

Cancelamento extemporâneo de CTe RJ:

E quando o CTe a ser cancelado fora do prazo foi emitido no estado do Rio de Janeiro, convêm observar a Resolução SEFAZ n.º 720/14, Parte II, Anexo III, Seção II, arts.8º e 9º, e caso a dúvida persista, procure o seu contador.

O que fazer quando o cancelamento extemporâneo do CTe for aceito?

Você sempre poderá acompanhar a situação de um CTe, se está autorizado, cancelado, anulado etc., pelo site do SEFAZ.

Ao saber que o cancelamento foi autorizado, você deve confirmá-lo até o 14º dia do mês subsequente, para isso, transmita os arquivos correspondentes utilizando o sistema emissor do documento.

Saber realizar o cancelamento de CTe é fundamental para o dia a dia de qualquer empresa de transporte. Porém, mesmo que você perca o prazo estipulado pela autoridade administrativa, é plenamente viável fazê-lo de forma extemporânea.

Apesar de algumas peculiaridades serem diferentes para cada estado, você possui uma base sólida sobre como executar essa tarefa após a leitura deste artigo.

Que tal entender ainda mais sobre os documentos fiscais? Leia nosso artigo que explica tudo sobre o Conhecimento Eletrônico para Transporte por Fretamento e Outros Serviços – CTe OS!