Checklist de veículo é uma importante ferramenta para qualificar as operações de uma transportadora, pois ele minimiza o risco de ocorrerem problemas no trânsito, o que poderia ocasionar atrasos nas entregas e motivar reclamações por parte dos clientes.
Na prática, trata-se de uma lista usada para verificar o estado de peças, itens de segurança, dos documentos e das partes mais críticas dos veículos antes que iniciem o transporte.
Para que você saiba exatamente como fazer esse checklist, neste artigo trazemos uma lista completa de itens indispensáveis que devem estar presentes nele, bem como as vantagens alcançadas pela empresa ao utilizá-la e a importância de um bom sistema para transportadoras na sua elaboração. Boa leitura!
O que deve constar em um checklist de veículo?
Existem listas simples, que são destinadas para viagens curtas ou uso diário de veículos e outras mais complexas que, são usadas para viagens longas.
Neste tópico trazemos a base para elaboração de um checklist de veículo completo e ideal para transportadoras cujas frotas realizam longas viagens. Mas lembre-se de que ele é apenas um exemplo, isso significa que é possível retirar ou acrescentar itens conforme a necessidade dos veículos da sua frota.
Ferramentas
São vários acessórios que os veículos devem ter. Recomendamos que eles tenham uma caixa de ferramentas que inclua no mínimo:
- alicate universal;
- jogo de chaves de fenda;
- jogo de chaves Philips;
- jogo de chaves de boca;
- chave de roda;
- macaco.
Também é relevante ter equipamentos de segurança, como:
- lanterna;
- estepe;
- triângulo;
- pendente de luz automotivo com conexão para acendedor;
- luva para uso geral;
- óleos (lubrificante, para o câmbio, de freio e multiuso);
- kit de primeiros socorros.
Com todas as ferramentas à disposição, o motorista não precisa ficar muito tempo parado na estrada quando necessitar realizar pequenos reparos, o que minimiza as chances de roubos, furtos e outros problemas. Por fim, há equipamentos de limpeza que podem ser disponibilizados:
- convertedor de ferrugem;
- graxa ou sabão de lítio;
- shampoo automotivo;
- silicone em gel;
- purificador de ar portátil.
Checklist do Sistema Elétrico
Confira a iluminação do veículo, pois isso assegura boa visibilidade em viagens noturnas e a adequada sinalização na estrada. Essa parte do checklist deve constar:
- checar luz de freio;
- testar setas;
- verificar lâmpadas internas.
Quanto à bateria do veículo, verifique a sua data de validade e se ela apresenta alguma falha, como baixa tensão e oxidação em suas conexões.
Combustível
Se possível, o veículo deve ter combustível suficiente para realizar a viagem. Caso seja necessário abastecer no trajeto, deve-se planejar onde isso será feito e encontrar postos de confiança para evitar que a frota seja abastecida com combustível adulterado, pois esses rendem menos na estrada e desgastam mais o veículo.
Lubrificação
Negligenciar a lubrificação reduz a vida útil do veículo e suas peças, bem como causa problemas durante o percurso. Por isso, é preciso verificar o nível do óleo do motor e fluidos de transmissão e freios, colocar a quantidade adequada e conferir sua data de validade.
Além disso, consulte o manual do veículo para saber qual é o óleo indicado pelo fabricante, o período de troca ideal e outras informações relevantes. O mesmo deve ser feito com os outros óleos, como o de freio, transmissão e diferencial (para veículos com tração traseira).
Filtros
Mantenha limpos os filtros de ar, do combustível e do óleo do motor. Deixar acumular sujeira prejudicará o funcionamento do motor. Consulte o manual do veículo para saber o período de troca.
Pneus
Os pneus devem estar sempre em bom estado, já que eles impactam no veículo de diferentes formas. Vários problemas podem surgir se eles estiverem carecas ou desgastados, como:
- aumento do consumo de combustível;
- aquaplanagem (deslizamento de um veículo sobre a água);
- dificuldade para controlar o veículo.
Você precisará calibrar adequadamente o pneu (procure no manual a calibragem ideal), fazer o balanceamento, alinhamento e recapá-los quando necessário.
Crie um planejamento para o rodízio de pneus — colocando os de trás na frente e vice-versa —. Isso aumenta a vida útil desses itens e mantém o desgaste igual entre eles, o que ajuda a manter a aderência.
Água do radiador
O líquido do radiador é parte fundamental do sistema de arrefecimento e mantém a correta temperatura de funcionamento do motor. Não deixe que ele chegue a níveis abaixo do recomendado e, durante as manutenções, solicite que o mecânico avalie a bomba de água, a válvula termostática e a ventoinha, e coloque apenas o fluido específico recomendado pelo fabricante do veículo.
Correias
O motor parará de funcionar imediatamente se a correia dentada quebrar. Por isso, cheque o estado de tensão das correias e as substitua se entender necessário, ou se tiver atingido a quilometragem na qual o fabricante recomenda a sua substituição, de acordo com o plano de manutenção.
Vidros
Garanta que os espelhos e vidros estejam limpos para garantir a visibilidade do trânsito ao motorista. Recomendamos que você utilize um produto antiembaçante para que ele não tenha problemas durante uma chuva. Outros itens relacionados ao vidro que devem ser conferidos são:
- borracha de palheta;
- nível da água do limpador do para-brisa.
Freios
Quanto aos freios, inspecione as pastilhas, lonas, discos, se o pedal de freio e a embreagem está funcionando perfeitamente antes de o veículo começar seu trajeto.
Suspensão
A suspensão mantém a estabilidade do veículo e o pleno controle pelo condutor. A checagem deve incluir as buchas, terminais, bandejas, molas e pivôs.
Cabos e velas
Veja se há necessidade de trocar as velas e o cabo de vela, pois esses itens auxiliam na economia de combustível e no desempenho do motor.
Controle de Documentos no checklist de veículo
Um bom checklist de veículo deve também contemplar a parte documental, portanto, é vital que se verifique se todos os documentos do condutor e veículo estão dentro do prazo de validade. São eles:
- carteira nacional de habilitação (CNH) do condutor;
- certificado de registro e licenciamento de veículo (CRLV) — só é liberado com o pagamento do IPVA, DPVAT, taxa de renovação de licenciamento e multas pendentes ou vencidas;
- seguro de responsabilidade civil do transportador rodoviário de cargas (RCTR-C);
- seguro do veículo.
Assegure que os documentos fiscais e auxiliares referentes a operação de transporte que será realizada estão corretos para evitar transtornos e até mesmo a ocorrência de multas durante o trajeto. No transporte de carga são exigidos:
- conhecimento de transporte eletrônico (CTe);
- documento auxiliar do CTe (DACTE);
- manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDFe);
- documento auxiliar do MDFe (DAMDFe);
- nota fiscal eletrônica (NFe) da carga;
- documento auxiliar de NFe (DANFE);
- nota fiscal de serviço eletrônica (NFSe) se for serviços de transporte dentro do município;
Estado de conservação do interior
Veja o estado do estofamento, do forro, do cinto de segurança e painéis.
Um checklist de veículo deve trazer itens sobressalentes?
Sim, é muito importante que determinados itens sobressalentes como fusíveis, lâmpadas e reles sejam contemplados em um bom checklist de veículo, pois isso vai ajudar a evitar que o motorista fique em apuros na estrada por falta de um item simples que poderia ser substituído rapidamente para seguir viagem.
Quais são os benefícios que o Checklist de veículo fornece à frota?
Com o uso do checklist de veículo e de um bom sistema de gestão, diversos benefícios podem ser alcançados pela transportadora, como:
- maior segurança: problemas no veículo são minimizados, o que também diminui a ocorrência de acidentes, paradas forçadas e outros problemas;
- foco na atividade-fim: despende-se menos tempo realizando manutenções corretivas, consertos ou trocas de peças, assim os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas;
- eficiência: o desempenho do veículo e do condutor é maximizado;
- mais economia: diminuem-se os danos causados por problemas no veículo e na estrada. Além disso, o TMS automatiza o controle e permite que você economize com custos administrativos (gastos com pessoal).
Como montar um Checklist de veículo para a minha frota?
À primeira vista, elaborar um checklist de veículo parece uma atividade muito complexa e trabalhosa, mas existe um caminho tranquilo para fazer, e vamos ajudar você com um passo a passo aqui.
Vamos as etapas:
1- Definir os itens essenciais a serem levados no veículo
Conforme listamos acima neste artigo, são muitos os itens que devem ser verificados antes de começar e ao concluir uma viagem, bem como existem vários itens sobressalentes que também recomenda-se que sejam levados na viagem, e que podem evitar muitas dores de cabeça e situações indesejadas no trecho,
2- Definir cada checklist de veículo por tipo e modelo
Cada tipo e modelo de veículo possui as suas características e particularidades, as quais devem ser consideradas quando o Gestor da Frota cria em conjunto com a oficina os planos de manutenção da frota.
Do mesmo modo deve ser feito com a definição do checklist de veículo, ele deve listar todos os ítens importantes que devem ser verificados por um funcionário da empresa antes e/ou depois de cada viagem, visando garantir o sucesso, tranquilidade, pontualidade e segurança da viagem.
3- Escolher um formato para criar o checklist
Um checklist de veículo pode ser criado de diversas formas, cada uma com seus prós e contras, são elas:
Em Formulário de Papel
O meio mais simples e econômico pode ser um simples formulário impresso, preso em uma prancheta, assim é possível colocar o checklist em uso rapidamente, em qualquer lugar. O inconveniente maior é o retrabalho que gera para que os dados sejam lançados posteriormente em algum sistema para controle de frota.
Outro ponto negativo do uso do papel é o gasto com papeis, tinta de impressora e armazenamento físico desses documentos, o que com o tempo ocupa muito espaço.
Checklist em Planilha no Excel
Alguns Gestores de Frota optam por utilizar uma planilha no excel para realizar os checklists, e assim os dados já ficam registrados na mesma, facilitando o controle e eliminando papel. O maior inconveniente é que uma planilha pode ser alterada facilmente, e também não gera feedback no sistema de gestão de frotas da empresa.
Checklist de veículo em Aplicativo Móvel
Uma opção bem mais prática e econômica é utilizar um bom sistema de gestão de frotas, que ofereça a possibilidade de realizar checklist de veículo através de aplicativo móvel, assim as informações são atualizadas em tempo real no sistema, facilitando o controle e a tomada de decisões.
4- Dispor os elementos de forma organizada e lógica
Um ponto muito importante quando se monta um checklist é dispor os elementos a serem verificados em uma sequência lógica, que permita que a pessoa que for realizar as verificações percorra um trajeto no entorno do veículo, e vá ao longo deste trajeto verificando os itens, sem precisar ficar voltando atrás para olhar outros itens, ou seja, a aplicação de um checklist deve iniciar em um ponto do veículo, e fazer a volta até concluir.
5- Validar o checklist de veículo com a equipe
Um dos segredos para elaborar um bom checklist de veículo é validar o documento com o setor de oficina / manutenção, gestores de frota, controle de qualidade e inclusive com os próprios motoristas, já que cada um deles pode lembrar de algum item importante que deve constar no documento.
6- Conscientizar a equipe quanto a importância do preenchimento correto
A colaboração de todos os envolvidos, e principalmente dos motoristas é fundamental para que a implantação dos checklists de frota seja um sucesso, portanto, ações de conscientização da equipe são essenciais no processo.
7- Acompanhar o inicio do uso e cobrar da equipe até que torne-se um hábito
É natural que toda novidade enfrente um certo grau de resistência, seja pela mudança na forma de trabalho, dificuldade de entendimento ou por outros fatores, sendo assim, é muito importante que o gestor acompanhe o inicio da utilização da ferramenta, esclarecendo eventuais dúvidas, até que os usuários a incorporem na sua rotina.
8- Revisar periodicamente o uso, para não deixar cair em desuso
Tão importante quanto o gestor acompanhar o inicio do uso dos checklists, é estabelecer uma rotina para verificar se a equipe está usando corretamente e em todas as viagens, já que eventuais trocas de funcionários ou até mesmo a correria do dia a dia podem acabar fazendo com que o novo processo caia em desuso.
Conclusão
Uma boa maneira de agilizar a criação e o uso dos checklists no dia a dia é através da utilização de um sistema de gestão desenvolvido para transportadoras para auxiliá-lo nessa tarefa.
Essa tecnologia é denominada TMS (Transportation Management Systems) e ela automatiza diversas atividades da rotina da empresa. Exemplos de funcionalidades deste tipo de ferramenta:
- preenchimento, emissão, transmissão e armazenamento automático de documentos fiscais;
- planejamento e controle das manutenções;
- histórico de manutenção e troca de peças;
- alertas de manutenção;
- controle de abastecimentos;
- planejamento de rodízio e recapagens de pneus;
- controle da documentação do veículo e motorista;
- entre diversas outras.
Esperamos que com a leitura deste post você consiga montar um checklist de veículo completo e ideal para as suas operações. Porém, não é viável fazer toda a conferência manualmente. Para aproveitar da melhor forma esta ferramenta é crucial utilizar uma tecnologia que automatize determinadas atividades, e nesse sentido, um bom Software de Gestão de Frotas pode ser a solução ideal para a sua empresa.
Quer saber mais sobre o sistema de gestão de frotas? Leia nosso artigo que explica como ele pode otimizar seus processos!