Como um sistema de gestão de frotas pode otimizar os processos?

A gestão de frotas é uma área cujo papel vai além da parte operacional, pois cumpre função estratégica no gerenciamento dos meios de transporte e seus condutores em uma transportadora. Essa é uma atividade que envolve aspectos alguns complexos, e é fundamental implementar um bom sistema de gestão de frotas para torná-la mais eficiente, otimizada e produtiva.

Você já deve ter ouvido falar do uso da tecnologia no ramo, mas você sabe como ela funciona? Neste artigo vamos responder as suas dúvidas explicando o que é esse sistema, como ele otimiza os processos do seu negócio e, no fim, qual a melhor opção do mercado. Confira!

O que é e como funciona um sistema de gestão de frotas?

Um software ou sistema de gestão de frotas é um programa de computador desenvolvido especialmente para satisfazer as necessidades de uma transportadora ou frotista. A tecnologia é bastante ampla e permite o monitoramento dos dados de performance, resultados e planejamentos associados ao controle da frota.

Na prática, o gestor acessa um painel de controle que disponibiliza relatórios, alertas e indicadores de desempenho sobre a frota, tanto dos veículos como condutores. Várias atividades que geralmente consomem muito tempo do gestor ou colaboradores, como lançamentos e cálculo dos acertos de viagem, geração de ordens de serviço, controle do pagamento de multas, obrigações fiscais, entre outros, podem ser otimizados com um sistema de gestão de frotas.

O programa também ajuda a realizar de forma mais prática e rápida um amplo número de atividades que costumam ocupar muito tempo do gestor, como controle de médias de consumo, cálculo de acertos de viagem, rodízio de pneus, controle de abastecimentos, revisões, manutenções e muito mais.

Por fim, um bom software de gestão de frotas pode ser integrado com outras plataformas, como um software de Gestão Operacional de Transportes (TMS) e de Gestão Financeira, o que proporciona maior controle do desempenho das operações, resultados e frota.

Como o sistema de gestão de frotas otimiza os processos de um negócio?

Os benefícios listados neste tópico decorrem da automatização do controle e da integração de diversos dados em uma plataforma. Confira-os a seguir.

Controle e registro de paradas e ocorrências

Paradas inesperadas e ocorrências podem acontecer por inúmeros motivos, como acidentes nas estradas, vias perigosas, problemas mecânicos nos veículos, entre outros riscos no transporte de carga. Entretanto, essas situações acarretam atrasos nas entregas, insatisfação dos clientes e gastos desnecessários.

Apesar de algumas paradas serem inevitáveis, é fundamental que o gestor não deixe que elas saiam do controle e minimize a possibilidade de que ocorram. O programa realiza um controle preciso e constante das paradas, registrando as razões pelas quais elas ocorreram e quais foram os custos envolvidos.

Por exemplo, ao verificar que boa parte das paradas ocorrem pela falta de manutenção, o gestor saberá quais veículos têm mais contrariedades mecânicas, bem como que precisa investir em manutenções preventivas.

Acertos financeiros em viagens e serviços

Esses acertos consistem em todos os gastos adicionais que foram necessários para realizar as viagens, como:

• despesas das viagens: são multas, abastecimentos, manutenção etc.;
• adiantamentos: dinheiro entregue ao motorista para fazer pagamentos necessários à viagem;
• devoluções: compensações ao condutor se ele precisou fazer pagamentos do próprio bolso;
• acerto com motorista: é o pagamento pelo serviço realizado. O cálculo envolve adiantamentos, descontos, entre outros valores.

O aplicativo torna o controle financeiro mais prático e seguro, pois ele realiza os cálculos e a inclusão das operações no financeiro de forma automática, registra as contas a pagar e a receber etc.

Além disso, graças à tecnologia, a empresa não incorrerá em erros de cálculo, atrasos, esquecimentos e outros problemas decorrentes de trabalhos manuais.

Controle de jornada de motoristas

Controlar a jornada dos motoristas também é crucial para ter sucesso nas entregas. Normalmente essa é uma atividade difícil, mas com a implementação de um bom software o gestor poderá acompanhar efetivamente o trabalho de cada condutor, incluindo tempo de parada de cada veículo, desvios de rota, descanso, etc.

Alertas de manutenção

Para realizar a manutenção correta, os responsáveis precisam saber o momento ideal de fazer cada manutenção, bem como a quantidade exata de peças que precisam comprar, evitar compras desnecessárias e saber negociar valores melhores.

O gestor deve elaborar um plano de manutenção preventiva eficiente, em que se objetiva reduzir ou impedir falhas e quedas no desempenho de equipamentos. Isso também diminui as paradas desnecessárias, tudo isso para aumentar a vida útil dos veículos e reduzir os seus custos de manutenção.

Essa não é uma atividade fácil, além de se tornar mais difícil conforme o negócio e a frota crescem. Mas o software de gestão emitirá alertas sobre a necessidade de manutenção de acordo com os planos de manutenção de frota preestabelecidos.

Controle dos custos

Como o sistema consolida diferentes informações do negócio em uma única plataforma, o gestor terá amplo controle sobre as contas do negócio e conseguirá minimizar os gastos da empresa, principalmente da frota por diferentes formas. Alguns controles fornecidos pela tecnologia incluem:

• histórico de manutenção e trocas de peças;
• gastos com combustível, regulagens e lubrificantes;
• custos com manutenção;
• serviços realizados com frequência;
• multas;
• entre outros.

Controle dos pneus

Os pneus são alguns dos componentes mais importantes para o desempenho da frota, pois eles impactam na vida útil do veículo, no gasto de combustível etc. Pela relevância de controlar esse item, é fundamental que o software contratado ofereça controles como:

• planejamento e controle do rodízio de pneus;
• rastreabilidade por número de fogo;
• controle de recapagens de pneus;
• cadastro completo dos pneus, incluindo identificação dos modelos, fabricantes, histórico de posições, quilometragem etc.

Por que devo optar pelo Sistema de Gestão de Frotas da Datamex?

Datamex é uma empresa que disponibiliza modernos sistemas de gestão, com foco no mercado de logística, resultado de mais de quase duas décadas de experiência em soluções tecnológicas para este segmento. O seu software de gestão de frotas para transportadoras e frotistas é capaz fornecer todos os benefícios listados anteriormente, pois disponibiliza amplas funcionalidades e recursos, incluindo:

• controle eficiente de ativos, tais como veículos leves, pesados e máquinas;
• histórico de manutenção e troca de peças;
• gera ordens de serviços para manutenção rapidamente;
• dispara alertas de manutenções conforme seu plano;
• controla uso de lubrificações e regulagens;
• calcula acertos financeiros;
• faz controle completo dos pneus;
• controla e registra paradas e ocorrências;
• controla pagamento de multas, impostos, seguros, licenciamentos etc.;
• e muito mais.

O programa foi desenvolvido por especialistas em logística, assim ele apresenta diferenciais bastante vantajosos. Alguns deles são:

• mobilidade: você consegue operar o site de qualquer hora e lugar, podendo ser acessado por computador, smartphone e tablet;
• atendimento: suporte técnico especializado;
• crescimento: são oferecidos diferentes pacotes que atendem as necessidades de pequenas, médias e grandes empresas.

A Datamex é uma organização com larga experiencia no ramo e está presente em todos os estados brasileiros e seus softwares atendem mais de 50 mil usuários.

O sistema de gestão de frotas otimiza os processos e impulsiona o desenvolvimento da transportadora de diferentes formas, mas é necessário escolher um sistema completo, bem como de uma empresa experiente, que fornece um bom suporte técnico.

Quer aproveitar todos os benefícios de um software de gestão de frotas? Entre em contato conosco e vamos conversar sobre como a Datamex pode ajudar a melhorar os resultados da sua empresa.