Conheça 5 falhas no processo logístico e saiba como evitá-las

São muitas as funções e responsabilidades de um coordenador operacional ou gestor em uma transportadora, e no dia-a-dia corrido da área operacional é comum que eventualmente alguns problemas ou falhas no processo logístico possam ocorrer.

Para garantir o atendimento à demanda com um nível de qualidade de serviço adequado, é fundamental que esse gestor identifique e corrija esses possíveis pontos de falhas ou gargalos logísticos.

Mas você sabe quais são os problemas e falhas mais comuns? Confira a leitura deste artigo e saiba os impactos dessas falhas, quais são elas e, por fim, algumas soluções para esses problemas!

As principais consequências das falhas no processo logístico

Erros na gestão e de operação podem ocorrer em qualquer negócio, entretanto, caso sejam negligenciados, trarão impactos que poderão até mesmo levar o negócio à falência, alguns deles são:

• insatisfação dos clientes devido a atrasos e entregas erradas;
• perda de bens e danificação dos produtos;
• desperdício de recursos financeiros, materiais ou de mão de obra;
• geração de custos desnecessários;
• retrabalho;
• entre outros prejuízos.

É possível que essas falhas passem despercebidas pelos gestores ou pareçam insignificantes, entretanto, a solução de alguns problemas impactará positivamente nos resultados do negócio a médio e longo prazo.

Por exemplo, em um mercado que está cada vez mais competitivo, como o de transporte, é essencial que o gestor sempre busque melhorias na transportadora para aumentar a eficiência de seus processos e garantir o seu constante desenvolvimento.

As falhas mais comuns que podem ocorrer

1. Não enxergar a cadeia de suprimentos como uma estrutura dinâmica

A cadeia logística é mais complexa do que muitos acreditam. O que acontece em uma etapa influencia diretamente os resultados em outros pontos. Além disso, os elementos e a produção se alteram conforme as exigências dos clientes.

A demanda do usuário dita o ritmo de compras e as entregas, dessa forma, as movimentações no processo logístico aceleram ou diminuem conforme a época do ano. Por exemplo, nos períodos de Natal e Black Friday, as cadeias de logística e vendas se tornarão mais intensas.

O gestor precisa ter em mente que a estrutura logística é dinâmica e deve tentar prever o comportamento dos seus clientes. Dessa forma, ele conseguirá manter o processo sincronizado com o mercado e manterá uma eficiência contínua ao longo do ano, tendo sempre a preferência dos embarcadores devido a sua eficiência.

Uma solução recomendada nesse caso é manter no seu sistema de gestão um histórico detalhado de todas entregas dos seus clientes, para que possa traçar gráficos de demanda para cada época do ano, identificando padrões e assim se preparando para atender cada vez melhor.

Também é importante se preparar para imprevistos, pois é possível que fatores externos, como crises ou mudança de gostos dos usuários, interfiram no processo. Ademais, é necessário entender que existem demandas específicas para determinada região.

2. Falhar com a comunicação interna e externa

O dia a dia de uma empresa inclui um fluxo muito intenso de informações e pode ser muito difícil manter um controle rígido e eficaz desse grande volume de dados. Porém, simples atrasos, extravio de dados ou até mesmo interpretações errôneas de ordem de superiores causam grandes prejuízos.

A comunicação deve ser clara, fluida, objetiva e, principalmente, acessível, ou seja, fácil de ser transmitida e lida. A melhor forma para atingir essa meta é adotar uma plataforma de software que mantenha toda a comunicação unificada.

Isso é importante em um cenário dinâmico, como a logística em uma transportadora, pois traz segurança e otimiza o processo logístico, permitindo tomadas de decisões mais rápidas.

3. Não utilizar ou empregar indicadores incorretos

Os indicadores de desempenho (KPI) são métricas utilizadas para medir os resultados e a evolução do negócio em um determinado tempo. Com eles, você conseguirá identificar com maior facilidade e segurança as falhas do processo e poderá tomar as medidas necessárias para corrigi-las. Entre os principais indicadores, estão:

• OTIF (on time e in full): mede a eficácia no cumprimento de prazos (on time) e no atendimento ao cliente (in full);
• OTD (on time delivery): analisa o tempo de entrega, desde o tempo da separação do pedido, sua expedição e envio pela transportadora;
• OCT (order cycle time): período do recebimento do pedido até a entrega nas mãos do cliente;
• custo de transporte: relaciona o custo para transportar as mercadorias em relação às vendas.

Você deve utilizar os indicadores conforme a estratégia da transportadora. Eles devem ser aplicados antes de eventuais mudanças e continuamente após elas, assim você poderá adequar a estratégia caso os resultados não sejam os pretendidos.

4. Não garantir o cumprimento de promessas feitas pelos seus vendedores

Muitas empresas fazem promessas que não conseguirão cumprir para angariar mais clientes, porém isso acaba impedindo que o empreendimento consiga firmar negociações futuras com o mesmo usuário e compromete a sua reputação no mercado.

É preciso ter cuidado dobrado em relação aos prazos. Lembre-se de que o negócio do seu cliente também está em risco, pois ele pode depender dos seus serviços para cumprir alguns compromissos.

Caso ocorram imprevistos, como acidentes na estrada ou descumprimento de algum prazo, seja honesto, transparente e claro com seu cliente. É comum que em algum momento um imprevisto como esse aconteça, e o que comprometerá sua imagem será a recorrência das falhas ou a demora na solução dos problemas.

Também é recomendável que sejam oferecidos brindes, descontos ou outras vantagens para o usuário, a fim de reverter a situação e demonstrar a sua importância para a empresa. Pense nisso!

5. Não investir na preparação e capacitação da equipe

Em datas festivas e outros períodos do ano em que há um grande volume de pedidos, ocorre um aumento na demanda por fretes e quando as equipes das transportadoras não estão preparadas para lidar com os picos de demanda, começam a ocorrer problemas de comunicação, erros na emissão de documentos, demora nos processos, entre outros problemas que poderiam ser em sua maior parte evitados, com um investimento em capacitação da equipe.

Primeiramente, você deve traçar novas estratégias de entrega, especialmente para datas de elevada demanda, e, após, instruir o pessoal sobre elas. Dessa forma, você não enfrentará gargalos no processo logístico nessas épocas.

Ademais, é importante treinar a equipe quanto à logística reversa, pois também haverá um aumento no número de cancelamentos e devoluções pelos clientes.

Apostando na tecnologia para solucionar e evitar falhas no processo logístico

Boa parte dos entraves e gargalos operacionais e de gestão podem ser superados com a ajuda de um bom software de gestão logística. A tecnologia é fundamental para o bom funcionamento da transportadora. Entre as suas funcionalidades mais úteis, estão:

• mantém um histórico de manutenção e emprego de peças;
• rapidamente gera ordens de serviço para reparos em oficinas;
• efetua alertas e avisos sobre necessidade de manutenção;
• efetua gestão completa de custos de manutenção;
• controle a lubrificação, regulagens, rodízio de pneus, abastecimento, registro de paradas, ocorrências etc.;
• controla o pagamento e vencimento de impostos, multas e demais obrigações;
• realiza acertos financeiros de viagem e serviços;
• entre muitos outros benefícios compatíveis com inúmeros tipos de ativos.

Todas essas funções aumentam a precisão do controle, minimizam erros, aprimoram a comunicação e melhoram a gestão da empresa de forma geral.

As falhas no processo logístico são um grande perigo para um negócio, elas constituem um entrave para a satisfação dos clientes e geram prejuízos e gastos desnecessários. Mas com a leitura desta publicação, você já sabe como resolver alguns desses problemas.

Quer saber quais são os benefícios do software de logística? Confira nosso artigo em que listamos e explicamos cada um deles!

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