Gestão de transporte de cargas: 11 dicas para melhorar o controle

Quem trabalha com gestão de transporte de cargas sabe o quanto as boas práticas no processo logístico são importantes para uma imagem de sucesso de qualquer empresa no mercado. É essencial, portanto, que seja realizada com eficiência e objetividade.

Os desafios nas operações do dia a dia são muitos, então, os profissionais dessa área devem estar antenados para buscar metodologias que fomentem um crescimento sustentável da atividade, tendo sempre em mente a inovação e o aproveitamento máximos dos recursos.

Entretanto, existem muitas variáveis e gargalos que às vezes levam os gestores a decisões equivocadas, fatores internos e externos que acabam prejudicando o desempenho da empresa.

Pensando nesses obstáculos, selecionamos neste post 11 dicas para lhe mostrar como é possível aumentar a produtividade e minimizar os erros. Boa leitura!

Como melhorar a gestão de transporte de cargas?

Confira agora dicas de para fazer a gestão correta de transporte de cargas e alavancar o seu negócio.

1. Determine metas

O estabelecimento de metas é uma ótima maneira de motivar a equipe, além de traçar um caminho para o sucesso do negócio. É possível definir o futuro com indicadores de desempenho sólidos, acompanhando e ajustando as ações conforme os resultados obtidos.

Mas, para ter maior possibilidade de sucesso, é preciso seguir um método. Dessa forma, quando se trata de metas, o modelo SMART é a melhor referência. De acordo com essa abordagem, a meta tem que ser:

• específica: detalhar ao máximo o objetivo, de forma que qualquer pessoa que o veja consiga entendê-lo e não tenha dúvidas do resultado desejado;
• mensurável: é o indicador escolhido para acompanhar o percentual de atingimento. Pode ser número (quantidade de fretes realizados por filial), percentual (% de entregas realizadas no prazo) ou tempo (tempo máximo de espera para resolução de problemas) etc;
• atingível: não há muito sentido em criar desafios que não são alcançáveis, já que eles apenas desmotivam os colaboradores. Encontrar um ponto de equilíbrio é importante para impulsionar os resultados na sua gestão de transporte de cargas;
• relevante: precisam fazer sentido para quem as executa e trazer resultados significativos. Caso o colaborador perceba que a meta não levará a lugar algum, poderá se desmotivar e deixá-la de lado;
• temporal: precisa ter uma data específica para ser finalizada ou entregue.

Observe que as metas devem ser viáveis e precisam estimular a equipe a sair da zona de conforto. Além disso, devem ser escritas de forma positiva e não negativa. Por fim, é importante verificar regularmente se as ações estão sendo realizadas, se estão sendo efetivas ou se precisam de ajustes.

2. Faça um bom planejamento

Planejar é uma atividade comumente presente na rotina de trabalho de vários profissionais. Ter um plano nos permite traçar um caminho para evitar ou solucionar problemas e determinar maneiras para alcançar metas.

Assim, um elemento fundamental para realizar um bom planejamento é ter disponível dados relevantes. Entre as informações básicas que toda transportadora precisa saber estão:

• o faturamento médio de cada de cliente;
• o ticket médio dos fretes;
• o custo com combustível;
• as médias de consumo dos veículos da sua frota.

Outro aspecto relevante é saber o momento de fazer revisões, trocar e realizar o rodízio de pneus, fazer outros acertos, enfim, questões que serão influenciadas pelas características de atuação da empresa.

Saber quais os 20% dos clientes que representam aproximadamente 80% do seu faturamento também pode ser decisivo para analisar muito bem os recursos que você tem em mãos, como o número de funcionários, a quantidade de veículos e o capital disponível. Também é importante para criar planos de ação de curto, médio e longo prazo, a fim de garantir o sucesso das suas operações.

O bom planejamento é essencial na gestão de transporte de cargas para garantir uma boa produtividade, racionalizar custos e manter uma alta taxa de nível de serviço.

3. Defina uma boa estratégia de entregas

O sucesso no resultado das operações logísticas não depende exclusivamente de entregas rápidas, dentro do prazo previsto, mas sim de todo um conjunto de ações que levam à relação de melhor custo-benefício.

Não adianta, por exemplo, que o cliente tenha a expectativa de receber sua encomenda em 24 horas, mas que o produto chegue estragado, pois não foi acondicionado da forma correta, no modal mais adequado para esse tipo de entrega.

Ainda nesse sentido, se a empresa investe na modernização da frota ou demais componentes da sua estrutura, mas não capacita os colaboradores, o desempenho continuará abaixo das expectativas.

Todos esses fatores convergem para o seguinte ponto — as grandes conquistas e o aprimoramento constante dependem necessariamente de boas estratégias. Cada tipo de negócio vai ter características próprias e, com isso, diferentes demandas.

É preciso ter bem definido os métodos ideais de armazenamento, separação dos pedidos, preparo para o envio e as melhores rotas de transporte.

Resumindo, as estratégias são o guia para elevar não somente a qualidade na prestação do serviço, como também os lucros do negócio, por isso devem estar documentadas de forma clara e objetiva para o conhecimento de todos os envolvidos.

4. Conheça o mercado

O mercado passa por constantes transformações, e um procedimento ou tecnologia utilizada hoje em dia pode se tornar obsoleta quando menos se espera. Quem não acompanha essas mudanças pode estar arriscando o futuro do seu negócio.

Por isso, mantenha-se antenado com as novidades, como a Logística 4.0, que traz muitos desafios e oportunidades para transportadoras e operadores logísticos, e adote o que há de mais moderno na gestão de transporte de cargas. Participe de congressos e acompanhe os noticiários e as decisões políticas que afetam o seu segmento.

Isso pode parecer óbvio, mas muitos profissionais ficam limitados às suas atividades rotineiras e se esquecem dos fatores que podem interferir no rumo dos seus negócios.

Faça cursos de aperfeiçoamento e mostre que está preparado para superar obstáculos e encontrar soluções adequadas às exigências do mercado. Conhecer a sua área de atuação é um dos primeiros passos para conseguir se posicionar entre os melhores players.

5. Tenha controle total dos gastos

Um bom gestor de logística deve desempenhar bem várias funções e ter conhecimento sobre inúmeras áreas — entre elas, a financeira. O orçamento de uma transportadora, em alguns casos, pode ser apertado. Porém, isso não pode limitar sua atuação.

É essencial conhecer todos os custos envolvidos nas operações e encontrar os gargalos que atrapalham seu funcionamento. Invista tempo em descobrir as causas desses problemas e encontrar soluções.

Ter disciplina é fundamental nesse processo. Evite ao máximo o uso de dinheiro ou reembolso com notas ou recibos, optando por sistemas que permitam o controle e rastreamento, como cartões de combustível e alimentação.

Em casos extremos, o motorista poderá pagar e solicitar o reembolso. Quando isso ocorrer, solicite imediatamente os comprovantes e os registre no seu software de gerenciamento.

As despesas com manutenção e combustíveis podem tirar suas noites de sono. Veículos novos, um bom plano de manutenções, o uso de rotas mais eficientes e um bom gerenciamento de pneus são apenas algumas ideias que podem ajudar a solucionar essas dificuldades, otimizar o trabalho e melhorar os resultados.

6. Faça a gestão de riscos e perdas no transporte

O gerenciamento de riscos no transporte nada mais é do que um conjunto de medidas que envolvem planejamento, porém, ele não foca nas formas de execução das atividades, mas sim tem por objetivo prever adversidades que possam surgir durante o trajeto, como acidentes, problemas mecânicos e roubos de cargas.

Além disso, é importante ter em mente que, sobre o setor do transporte, incidem diversas normas e burocracias — se o carregamento ultrapassa os limites de peso estipulados para determinado veículo, por exemplo, a empresa será penalizada com multa.

Então, um bom gerenciamento de riscos deve ser feito de ponta a ponta: começando pelo armazenamento e passando pela distribuição e por todos os demais processos até chegar na fase de entrega. Assim, a otimização de custos e a eficiência na prestação do serviço acontecerão naturalmente, pois:

• evita falhas básicas com a documentação das mercadorias;
• ajuda na escolha do veículo adequado, levando em consideração as características dos produtos;
• melhora a qualidade das técnicas;
• previne os gastos com a troca de peças estragadas, dentre outros benefícios.

Para fazer um planejamento de riscos e perdas eficaz, o gestor deve começar pelo cuidado no recrutamento dos colaboradores e investir sempre nos treinamentos. Ademais, uma análise interna criteriosa da sua estrutura também será fundamental para identificar os erros que precisam ser corrigidos.

Se existem casos frequentes de extravios, avarias ou roubos de cargas em determinada rota, o planejamento vai direcionar o gestor a buscar novos caminhos, ou seja, alternativas para superar esse obstáculo que está causando prejuízo.

7. Saiba planejar manutenções preventivas

Responda à seguinte pergunta: é melhor resolver um problema ou evitá-lo? Independentemente da situação em que esse questionamento seja feito, a manutenção preventiva ajuda a garantir a qualidade, a longevidade e a lucratividade da frota.

Com ela, é possível fazer a troca de peças e equipamentos antes mesmo que eles falhem. Além disso, esse tipo de manutenção ajuda a conhecer a situação real dos recursos e como isso influencia os resultados obtidos.

Outra ação importante é trocar os fluidos dos seus veículos dentro dos prazos e quilometragens estabelecidas pelos fabricantes. Além disso, é essencial considerar a marca e o modelo de cada um deles na hora de montar o seu plano de manutenções periódicas.

Determine a realização de vistorias e checklists nos veículos e os mantenha em bom estado de funcionamento. Quando um problema é descoberto com antecedência (e até mesmo evitado), não é preciso paralisar a frota nem colocar em risco a entrega de pedidos, o que contribui, inclusive, para manter a lucratividade da empresa e um bom nível de satisfação dos clientes.

8. Treine a equipe

O desempenho de um coordenador operacional é crucial para o sucesso da empresa. Porém, ele nunca age sozinho e precisa de uma equipe preparada. Ou seja, é fundamental investir em treinamento para capacitar os funcionários, de modo a mostrar a eles as melhores técnicas e, com isso, otimizar a operação.

Assim, antes de cada viagem, os motoristas devem fazer um checklist nos veículos e solicitar o reparo caso algum problema seja identificado. Com isso, aumenta-se a segurança da gestão de transporte de cargas, a incidência de sinistros é reduzida e protege-se a integridade dos profissionais e das mercadorias transportadas.

Muitos veículos têm tecnologias que são pouco utilizadas pelos motoristas, mas que podem ajudar a identificar falhas ou orientar a melhor forma de atingir uma performance mais eficiente. Por isso, apresentar essas inovações, a sua importância e como utilizá-las, certamente gerará bons resultados.

Além desses fatores, um treinamento que não pode deixar de ser realizado de forma regular é o de segurança. Afinal, o capital humano da empresa é muito mais importante do que todas as máquinas e sistemas utilizados. Realize os diálogos diários de segurança (DDS) e compartilhe as melhores práticas e as situações potencialmente perigosas.

É crucial saber dialogar com a equipe nos treinamentos e sempre estar preparado para responder dúvidas. Assim, você pode preparar os colaboradores para dar o melhor atendimento possível aos clientes. Lembre-se de que a tendência é que seus funcionários cuidem tão bem dos seus clientes quanto você cuida deles.

9. Use a tecnologia para melhorar a gestão de transporte de cargas

O investimento em soluções tecnológicas é uma excelente estratégia para aumentar o nível de precisão no momento de organizar e executar as tarefas, bem como para a eficiência na prestação dos serviços de um modo geral.

Isso acontece porque, além de ampliarem a visibilidade dos pontos fracos que devem ser melhorados na organização, ao reduzir a intervenção humana em determinadas ações, ou seja, automatizar certos segmentos da logística, a empresa fica menos suscetível a falhas.

Dentre as inúmeras vantagens proporcionadas por essas ferramentas, é importante destacar a capacidade de monitoramento em tempo real — o gestor tem a possibilidade de identificar o que está errado enquanto a atividade está sendo desenvolvida e pode propor soluções ágeis

Com o auxílio das tecnologias, também se economiza tempo e dinheiro com o retrabalho de processos mal-executados e evita-se surpresas desagradáveis com a quebra de peças, pois os cronogramas de revisões são programados com antecedência.

Portanto, elas garantem mais segurança e agilidade no compartilhamento de informações, permitindo uma visão ampla do negócio para a tomada das melhores decisões e a implementação dos procedimentos mais adequados às peculiaridades da empresa. Assim, é possível moldar os seus métodos de funcionamento para extrair o máximo de desempenho.

10. Invista em um software de gestão de transporte de cargas

As tecnologias da informação e comunicações mudaram a forma como interagimos com familiares, amigos e colegas de trabalho. Alteraram também a maneira que as empresas fazem negócios e desempenham seu papel no dia a dia.

Por isso, é importante fazer o melhor uso possível da tecnologia na gestão de transporte de cargas. Existem várias opções atualmente e a adoção de um software adequado às necessidades da companhia já não é mais um diferencial, é uma premissa básica para o sucesso.

Em matéria de TMS (Software de Gestão de Transportes), procure optar por soluções que ofereçam no mínimo os seguintes recursos:

• importação de nota fiscal eletrônica (NF-e) diretamente da Secretaria da Fazenda (Sefaz) para agilizar a emissão de CTe e MDFe;
• comunicação direta com clientes por meio de EDI;
• emissão ágil de faturas e boletos bancários;
• integração com módulo financeiro para controle de contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa;
• gráficos e relatórios de gestão;
• integração com softwares de contabilidade;
• módulo de gestão de frotas, com histórico de manutenção e emprego de peças, planos de manutenção, controle de abastecimentos e médias.

11. Escute o feedback dos clientes

Os principais objetivos de uma empresa de logística, em geral, estão relacionados à entrega de pedidos com segurança, qualidade e dentro dos prazos. O lema “o cliente sempre tem razão” pode ajudar a alcançá-los.

É muito importante escutar o que os usuários têm a dizer após cada serviço realizado. Quando o feedback for positivo, mantenha a estratégia e encontre pontos a aprimorar. Se for negativo, não desanime e aproveite para aprender com os erros, veja como é possível melhorar o atendimento e instrua melhor a sua equipe a respeito.

Naturalmente, a maior parte dos seus clientes só entrarão em contato para reclamar, principalmente nas situações mais críticas. Por isso, é importante agir de forma proativa e criar uma agenda para ligar, visitar ou até acompanhar a operação de parceiros estratégicos.

Lembre-se de que um cliente satisfeito pode indicar sua empresa, mas um insatisfeito pode falar mal do seu trabalho e fechar muitas portas. Ficar atento ao que o mercado tem a dizer, portanto, é fundamental, e é um dos pilares de uma boa gestão de transporte de cargas.

Quais os principais desafios para alcançar o sucesso na gestão de transporte de cargas?

Acompanhe quais são os principais problemas que podem ocorrer na gestão de transporte de cargas e entenda como evitá-los.

Atrasos por questões externas

Eliminar o atraso nas entregas é um grande desafio para quem atua no segmento de distribuição. Hoje, mesmo com o crescimento exponencial do setor, muito influenciado pela expansão dos e-commerces, o nosso sistema de transporte ainda é essencialmente rodoviário, e o estado de conservação das estradas não costuma ajudar nesse deslocamento.

Esse é, consequentemente, um dos principais fatores externos que influenciam negativamente o cronograma da empresa. Mas somado a isso, os gestores logísticos ainda precisam lidar com a restrição de circulação nos grandes centros, engarrafamentos, entre outros imprevistos.

Então, uma das possíveis soluções é adotar o uso de tecnologias capazes de otimizar as rotas de entregas e aplicativos que informem sobre a situação do trânsito em tempo real e apontem os caminhos mais rápidos, sem deixar de mencionar os recursos de rastreamento por parte dos gestores.

Roubos de carga

Infelizmente, não é apenas com a má conservação da malha viária que o setor de transporte sofre, a insegurança nas estradas brasileiras também é desanimadora e representa um grande prejuízo, já que os índices de roubo de carga são bastante elevados.

Nesse contexto, uma das práticas mais eficientes para evitar esse tipo de perda é adotar estratégias que reforcem o gerenciamento de riscos, como estruturar novas rotas, investir no seguro de cargas etc.

Vida útil dos pneus

Os pneus representam um dos maiores gastos com uma frota de transporte de cargas no Brasil, e isso se justifica pelos seguintes fatores:

• excesso de peso;
• negligência com os cuidados na condução dos veículos;
• péssimas condições das estradas;
• desequilíbrio na distribuição das cargas;
• excesso de velocidade.

Por mais desenvolvidas que estejam as tecnologias, nem todas as empresas estão alinhadas com o que há de mais moderno para estruturar toda a prestação do serviço de transporte, inclusive, não é raro a ausência de sistemas de rastreamento e controle de velocidade à distância.

Em vista disso, um dos melhores caminhos, além do investimento em recursos tecnológicos, é a capacitação dos motoristas, de modo que eles se conscientizem da importância do cumprimento das normas, dos cuidados com a conservação da frota e da importância de prestar um trabalho alinhado com as diretrizes da empresa.

Existem, de fato, vários fatores que influenciam a obtenção de resultados na gestão de transporte de cargas. Por isso, é fundamental realizar uma autoanálise para entender quais as carências da sua empresa e o quem tem a impedido de alcançar os resultados desejados. A busca pelo sucesso não é uma missão fácil, porém, com dedicação e o emprego das técnicas adequadas, tudo se torna realizável.

Gostou das dicas? Agora, que você já sabe como melhorar a gestão do seu transporte de cargas, entre em contato conosco e descubra as melhores soluções tecnológicas para o seu negócio!

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