A logística tem se tornado, a cada dia, mais estratégica para a maioria das empresas. Nesse contexto, a disponibilidade e o bom funcionamento das frotas têm papel central no alcance de resultados. Por isso, o gestor de frota tem importância fundamental na garantia da disponibilidade e da durabilidade da frota, bem como na economia com manutenções e, consequentemente, na geração de resultados positivos para a empresa.
O setor de gestão de frota administra os veículos da organização, para dimensionar a quantidade e especificar os mais adequados para o atendimento da demanda. Para isso, apura os custos envolvidos e age sempre em busca do aumento de produtividade, com o objetivo de oferecer qualidade e segurança no transporte.
Quer entender melhor como funciona esse trabalho? Neste artigo, explicamos como o gestor de frota opera na companhia e quais são as principais competências que ele deve ter para que seu trabalho tenha um impacto positivo nos resultados corporativos. Acompanhe!
O que faz o gestor de frota?
O gestor de frota é o profissional que garante a disponibilidade dos veículos na empresa. Para isso, é fundamental que ele tenha acesso fácil aos recursos disponíveis que permitam a liberação desses equipamentos.
No dia a dia, é ele quem analisa, controla e planeja os gastos relacionados aos veículos da organização, bem como administra a manutenção e monitora a eficiência dos veículos. Em outras palavras, esse profissional é a peça-chave para garantir o bom desempenho da frota da empresa.
Algumas das principais atividades que o gestor de frota desempenha na rotina diária de trabalho são:
- o gerenciamento dos processos de manutenções corretiva e preventiva de veículos e equipamentos;
- a emissão de relatórios de consumo de combustíveis, paradas para manutenções, custos e produtividade de cada veículo;
- a análise dos indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators — KPIs) da frota para, a partir deles, tomar decisões ou recomendar medidas para a otimização de custos e a melhoria de resultados;
- a interação com todos os profissionais envolvidos na operação, como motoristas, mecânicos, chefes de oficina e até gerentes e colaboradores de outras áreas, com o objetivo de obter o melhor aproveitamento da frota;
- o contato com fornecedores de peças, suprimentos, lubrificantes, combustíveis e outros;
- o controle do uso, do desgaste, dos consertos, dos rodízios e das recapagens de pneus;
- a avaliação e a orientação da diretoria quanto ao momento ideal para a ampliação, a redução ou a troca de veículos e equipamentos da frota.
O que um gestor de frota precisa conhecer sobre a empresa?
Para desempenhar com excelência suas funções cotidianas, um gestor de frota deve conhecer bem a empresa na qual trabalha. Por isso, é essencial que conheça, no mínimo:
- a estrutura organizacional da empresa e sua cadeia de decisão;
- o tipo de negócio da companhia, seus clientes e o resultado almejado;
- os processos, em relação ao departamento de frota;
- os equipamentos e os veículos que compõem a frota, bem como seus parâmetros de uso;
- o orçamento financeiro destinado à frota;
- os profissionais que operam os processos;
- as expectativas da direção com relação ao seu setor e quanto ao desempenho da frota;
- os fornecedores internos e externos que garantem os recursos necessários para a gestão de frota.
Com que áreas da empresa o gestor de frota deve ser capaz de interagir?
Além disso, o gestor de frota deve interagir com diferentes setores da companhia para obter as informações, os recursos e a colaboração necessários diariamente. Veja, a seguir, quais são as áreas-chave nesse processo:
- manutenção — que faz os serviços nos veículos conforme definido no planejamento;
- tecnologia da informação (TI) — hardware e software fornecem informações e agilidade aos processos;
- operação — que dimensiona a frota a ser utilizada;
- financeiro — em que a disponibilidade dos valores definidos no orçamento é confirmada;
- suprimentos — que confirma a chegada dos insumos para a manutenção dos veículos;
- jurídico — para garantir o cumprimento da legislação e resolver qualquer demanda legal que venha a surgir;
- recursos humanos (RH) — para a capacitação dos colaboradores e o fornecimento de mão de obra qualificada;
- gestão de segurança — que cuida da segurança e da saúde dos profissionais que compõe a sua equipe.
Qual o perfil do profissional de gestão de frotas?
O gestor de frota deve, antes de tudo, garantir que os equipamentos sejam usados no melhor tempo possível e em condições adequadas. É, portanto, um profissional essencial na operação logística da empresa e deve entender que a frota é parte importante da estratégia empresarial.
Que conhecimentos específicos um gestor de frota precisa ter?
Para que faça suas tarefas com excelência e colabore com a melhoria dos resultados da empresa, é importante que o profissional tenha alguns conhecimentos específicos — que podem ser obtidos por meio de capacitação. Nesse contexto, é essencial que tenha:
- noções básicas de legislação de trânsito;
- conhecimentos básicos sobre mecânica e elétrica de veículos;
- conhecimento sobre sistemas e equipamentos de rastreamento veicular;
- capacidade de análise e solução de problemas;
- conhecimento sobre finanças e custos;
- deve também ter conhecimento sobre sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning — ERP), gestão de transportes (Transport Management System — TMS) e gestão de frotas;
- saber operar sistemas de gestão de frotas.
Quais habilidades o gestor de frota deve ter?
Algumas capacidades podem auxiliar o gestor de frota na execução de suas tarefas. Para começar, ele deve ter excelente relacionamento com os colegas. Além disso, precisa saber delegar atividades e analisar os números da gestão dos processos.
Essas características podem ajudá-lo a acompanhar as atividades planejadas de forma a visualizar os problemas. Assim, ele se torna capaz de propor melhorias operacionais. Veja, a seguir, outras habilidades importantes para esse profissional!
Organização
Ser organizado é fundamental para que o gestor de frota controle os processos. Esse profissional dimensiona as especificações e o tamanho da frota, determina regras, controla custos e cria a rotina de manutenção. Sem organização, é inviável acompanhar os muitos fluxos de trabalho e cada detalhe da operação.
Capacidade de planejamento
Para planejar ações em curto, médio e longo prazos, é preciso que o profissional conheça os resultados esperados, saiba analisar e interpretar indicadores de desempenho e colete informações sobre cada processo. A partir disso, ele pode definir os passos da equipe, planejar estratégias, estabelecer ações de redução de custos e outros.
Domínio dos processos
É a visão analítica dos processos que influencia os resultados da área e permite compreender todos os aspectos que afetam o alcance dos objetivos. A partir disso, o gestor de frota é capaz de tomar decisões cada vez mais precisas.
Liderança
A habilidade de liderança é o que permite que o gestor de frota coordene o trabalho das equipes de modo a obter resultados. Por isso, é essencial que, além de ser um exemplo para o grupo, tenha um bom relacionamento com os colaboradores para conquistar mais eficiência, produtividade e agilidade.
Capacidade de motivar e desenvolver a equipe
Ter a equipe motivada ajuda a garantir que a produtividade vai ser mantida em alta. Assim, os colaboradores se tornam mais engajados com os objetivos propostos. Além disso, o profissional deve se preocupar em desenvolver a equipe, com treinamentos, cursos e outros recursos — isso aumenta o sentimento de pertencimento e de satisfação com a empresa.
Que atitudes um bom gestor de frota deve ter para alcançar resultados?
Além de conhecimentos sobre a empresa, sobre a função e habilidades específicas, um bom gestor de frota precisa ter uma atitude correta no dia a dia. Só assim, vai conseguir garantir bons resultados para a empresa e, com isso, destacar-se na profissão. Conheça as principais delas a seguir!
Foco em resultados
O gestor de frota deve agir sempre com foco em resultados. A ideia deve ser otimizar o desempenho da área e, com isso, oferecer soluções que ajudem a reduzir os custos. Afinal, a eficiência da logística depende do bom trabalho executado por ele.
Conhecimento do mercado
O profissional deve dominar os processos internos da empresa, mas é essencial que conheça as mudanças e as atualizações que ocorrem no mercado. Por isso, deve estar sempre atualizado sobre novas tendências, modificações na legislação, novidades tecnológicas e outros fatores que influenciam o trabalho e os resultados da área.
Uso da tecnologia
Diante do grande volume de informações que precisam ser controladas para garantir a gestão eficaz da frota, o gestor precisa otimizar seu tempo. Assim, utilizar um bom sistema de gestão de frotas é fundamental para garantir os resultados que a empresa busca.
Mesmo assim, um profissional qualificado é fundamental na operação da ferramenta: afinal, nem o mais moderno sistema tecnológico garante sozinho a boa gestão da frota. Quando operado corretamente, ele pode levar a resultados satisfatórios, de forma a apoiar e facilitar a gestão de frota.
Investimento na melhoria contínua
A competitividade e a busca constante pela excelência no universo corporativo fazem as empresas procurem, cada vez mais, meios de aperfeiçoar seus processos. Afinal, reduzir custos, ampliar a margem de lucro e aumentar a satisfação dos clientes devem ser objetivos de qualquer empresa que busca se manter ou crescer no mercado.
Uma das formas de garantir que isso seja feito de modo contínuo é usando o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA). Basicamente, é uma metodologia em que se planeja, executa, verifica e age (para corrigir eventuais erros ou falhas).
Com o PDCA, então, o controle de processos e atividades se torna mais eficiente. Isso porque há a padronização de informações e, dessa forma, as chances de erro nas tomadas de decisão são minimizadas.
Em resumo, muitos aspectos precisam ser considerados para que o trabalho do gestor de frota traga os resultados almejados pela organização. Desenvolver as competências necessárias para uma boa atuação na área deve ser uma de suas maiores ambições.
E então, o que achou deste conteúdo? Quer saber mais sobre esse tema? Deixe seu comentário a seguir e conte suas experiências ou exponha suas dúvidas para participar dessa discussão conosco!
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