Por que a integração EDI com embarcadores é tão importante? Entenda!

Se você pudesse aumentar a agilidade, reduzir erros, diminuir custos e melhorar a segurança na troca de informações entre a transportadora e o embarcador, qual seria o resultado? Com certeza, isso aumentaria a sua competitividade de mercado.

A tecnologia capaz de fornecer todos esses benefícios é conhecida como integração EDI. Ela pode ser adotada pelas empresas por meio da implementação de sistemas de gestão especializados, que suportem esta tecnologia.

Neste artigo, explicamos o conceito e funcionamento da integração EDI para ajudar você a conhecer mais sobre o assunto. Além disso, trazemos as vantagens às transportadoras e aos embarcadores, dicas sobre como implementar essa modernidade e, no fim, como as soluções Datamex auxiliam no processo. Confira!

O que é e como funciona a integração EDI?

É preciso entender melhor como funciona o EDI Transportes, que é a padronização da troca de dados entre dois sistemas na área de transporte e logística. Geralmente, é utilizado o padrão PROCEDA, que consiste em um conjunto de formatos para organização e troca de informações entre sistemas. Esse padrão permitem que as empresas troquem diferentes informações, como:

• dados das notas fiscais (NOTFIS);
• conhecimento de transporte (CONEMB);
• eventos e ocorrências nas entregas (OCOREN);
• conhecimentos para pagamento (DOCCOB);
• solicitações de coletas e entregas (SOCEN);
• espelhos de faturas de cobrança (PREFAT).

Como o assunto é bastante amplo, você pode se aprofundar nele com a leitura de nossos artigos que esclarecem mais sobre o EDI PROCEDA, seus padrões e arquivos. Quanto à integração EDI, trata-se no uso de tecnologias que automatizam a troca de informações entre a transportadora e o embarcador.

Isso é feito quando diferentes sistemas compatíveis com o leiaute EDI são interligados. Não será necessário digitar manualmente os dados e enviá-los para seu parceiro: as plataformas de gestão efetuam a transmissão, o recebimento e a aproveitamento das informações, sem a necessidade de digitação manual.

Por exemplo: os sistemas emitirão os conhecimentos de transporte para o embarcador, que informará os valores liberados para faturamento e pagamento ao transportador, que por sua vez enviará as faturas de volta ao embarcador. Tudo isso é realizado de forma rápida e confiável.

Quais são as vantagens da integração EDI para a transportadora?

Todos os benefícios decorrem do fato de que várias atividades são executadas pelos sistemas de gestão, com base no aproveitamento das informações recebidas. Confira os mais relevantes para as transportadoras.

Segurança nas operações

Muitas vezes, os colaboradores cometem erros de digitação, de cálculo, atrasam envios de informações, se esquecem de inserir determinado dado, entre outras falhas. Isso pode acontecer em razão de estresse ou pelo fato de o trabalho ser muito repetitivo ou cansativo. Mas isso ainda traz muitos problemas à organização e prejudica a relação com os embarcadores.

Porém, os sistemas de gestão que suportam integração EDI eliminam a necessidade de digitar documentos e transmitem informações sem incorrer nos erros listados. Assim, contribuem para o aumento da qualidade e produtividade na cadeia logística, bem como para uma relação comercial mais saudável.

Diminuição de custos

A integração EDI traz economias de diferentes formas à transportadora. As principais delas são:

• custos administrativos, que são os gastos com pessoal, diminuem;
• o mesmo ocorre com os gastos com papéis, impressões, pastas, tintas e outros materiais;
• custos com infraestrutura também são reduzidos, já que os documentos são armazenados em servidores e até na nuvem;
• redução de gastos com retrabalho e erros.

Aumento da produtividade

Os colaboradores não precisarão mais despender tempo em atividades puramente burocráticas, como digitação, envio de documentos, conferência de dados etc. Além disso, a necessidade de retrabalho decorrente de erros é eliminada.

Isso permite que os funcionários se concentrem mais nas atividades estratégias e urgentes. A tecnologia também ajuda a desenvolver suas operações mais rapidamente, o que agrega mais valor à hora de trabalho da equipe.

Melhor comunicação

O uso da integração EDI e dos sistemas de gestão para transportadora aprimora a comunicação entre as empresas em vários aspectos:

• aumenta a transparência na troca de informações;
• torna a comunicação mais ágil;
• melhora a segurança, ao evitar a transmissão de dados errôneos;
• padroniza a estrutura dos formulários, o que evita incongruência dos dados e leituras errôneas das informações etc.

Quais são os benefícios para embarcadores?

Não é somente a transportadora que é beneficiada com a integração dos sistemas. Os embarcadores também usufruirão de diversas vantagens, como:

• mais transparência, segurança e agilidade no envio e recebimento de dados;
• redução dos erros, riscos e custos do negócio;
• automatização de operações burocráticas, maximizando a eficiência da equipe;
• eliminação da necessidade de digitar dados na auditoria de fretes, o que traz mais segurança ao procedimento.

Como essa integração pode ser implementada?

Primeiro, entenda que a integração EDI envolve duas ou mais empresas. Por isso, ela não pode ser feita a partir da decisão de apenas um dos parceiros de negócio.

Informe os parceiros e seus colaboradores

Deve-se informar os seus parceiros comerciais sobre a possibilidade da integração EDI e os benefícios de fazê-lo. Também, desenvolva uma cultura organizacional voltada à inovação — para garantir que o pessoal adote as tecnologias —, e explique o funcionamento da EDI. Essa etapa é necessária para fazer com que todos os benefícios da modernidade sejam aproveitados por ambas empresas.

Estruture o fluxo de informações

Defina quais informações serão trocadas entre as organizações e os responsáveis pela atividade. Após, desenvolva ou ative e configure as integrações em ambos sistemas, seguindo os padrões escolhidos. O mais comum é o PROCEDA.

Nessa fase, ainda é preciso estabelecer a forma que os dados serão enviados (por email, FTP, VAN ou Webservices) e sua frequência. Ressalta-se que cada arquivo pode requerer uma repetição diferente, conforme suas características.

Configure os sistemas

As empresas precisarão realizar modificações em seus sistemas para que suportem os leiautes EDI definidos. É recomendável adotar uma plataforma de gestão que já inclua a possibilidade de fazer essa integração, seja com padrão PROCEDA, seja com outros mais específicos.

Treine a equipe e faça testes

Por fim, capacite os funcionários que utilizarão os sistemas de gestão e crie um período de testes. Anote qualquer problema na integração e tome as medidas cabíveis para solucioná-lo. Depois dos ajustes, faça outro teste para assegurar que tudo está funcionando adequadamente.

Como as soluções Datamex ajudam nesse processo?

A Datamex desenvolveu um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS ou Transportation Management System) com suporte nativo as tecnologias de EDI e Webservices, e que fornece uma plataforma completa, flexível e com planos que atendem às necessidades de negócios de qualquer porte.

O TMS Datamex já integra a gestão financeira, controle de frotas, emissor de CTe, entre outras ferramentas, com a melhor relação entre custo-benefício que você encontrará. Esse sistema conta com integração total via EDI entre as transportadoras e embarcadores, permitindo que a coleta e entrega de informações ágil, segura e econômica. Cada operação será registrada no sistema, o que garante amplo controle pelos gestores.

A integração EDI é muito vantajosa, conforme foi exposto acima. No entanto, será preciso que ambas as empresas adotem a tecnologia e que seja utilizado um sistema de gestão que seja compatível com o leiaute EDI, o PROCEDA e outros padrões.

Entre em contato, agora mesmo, com a Datamex para conhecer nosso TMS. Temos planos adequados para empresas de todos os tamanhos!