O que é EDI em Transportes e Logística? 10 Perguntas e Respostas

Aqueles que trabalham no setor de transporte e logística provavelmente já se deparou com muitas dúvidas sobre assuntos como EDI Transportes, Padrão Proceda, layout proceda Ocoren, layout proceda Doccob, layout proceda Notfis, layout proceda Conemb, layout proceda Prefat, EDI XML, WEB EDI, EDI TXT e outros que, embora não sejam novidades, sempre causaram muitas dúvidas e dor de cabeça para os empresários e profissionais do setor.

Sendo assim, responsáveis por transportadoras e embarcadores que desejarem se atualizar quanto ao modelo de comunicação digital devem procurar saber tudo sobre EDI Transportes.

E com o objetivo de desmistificar o tema e orientar melhor os nossos clientes e o mercado em geral é que escrevemos este artigo tratando desde os assuntos mais básicos como: o que é edi, as vantagens do sistema edi na logística, como funciona o sistema edi, como implantar o edi na empresa e outros.

O EDI (Electronic Data Interchange) e o Eletronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrônico de Dados – EDI) são tecnologias que padronizam e otimizam a comunicação entre sistemas de informação, permitindo a troca de documentos padronizados entre diferentes parceiros comerciais.

Chegou a hora de você ficar por dentro dessa incrível interface de comunicação. Acompanhe agora!

1. O que é EDI ?

Em termos gerais EDI significa “Electronic Data Interchange” (Intercâmbio Eletrônico de Dados). Ele consiste em uma tecnologia inovadora cujo objetivo é viabilizar a comunicação padronizada entre sistemas de informação diferentes, independente de quem os desenvolveu.

Para isso, basta que os parceiros de negócios (empresas que desejam trocar informações) sigam as especificações de um padrão previamente estabelecido entre eles.

Esse padrão de comunicação é chamado pelo mercado de “Layout EDI”, uma espécie de manual que mostra, em detalhes, como devem ser gerados os arquivos a serem transmitidos. Entre os diversos layouts existentes, no mercado de logística e transportes destaca-se o “XML” e o “padrão EDI PROCEDA”.

Esses documentos consistem em arquivos txt, formatados segundo um padrão pré-estabelecido no manual de integração adotado por cada embarcador.

O objetivo geral dessa tecnologia é viabilizar uma troca de informações entre sistemas visando a beneficiar o contato entre dois usuários distintos que compartilham o mesmo método.

EDI proporciona mais agilidade

Essa forma de compartilhamento de arquivos entre sistemas permite que processos de comunicação que demorariam mais tempo para serem concluídos possam ser realizados com agilidade e menos chances de erro. Em empresas que operam no setor de transporte, o EDI pode contribuir bastante para a troca de dados entre embarcadores e transportadoras.

Confira agora algumas das informações e documentos que podem ser transmitidos na rede compartilhada para você ter uma ideia da sua versatilidade:

• notas fiscais;
• conhecimentos eletrônicos;
• comprovantes de entrega;
• ocorrências de transporte;
• dados sobre a sua fatura.

A inteligência artificial pode ser utilizada para automatizar e otimizar a troca de dados no EDI, trazendo benefícios adicionais como a detecção de erros e a análise preditiva.

O método foi desenvolvido para que todos os dados possam ser compartilhados por meio de layouts que visam à interoperabilidade de arquivos no formato EDI, possibilitando às empresas envolvidas nessa relação uma comunicação eficiente e muito mais rápida do que se fosse realizada manualmente.

É realmente incrível a maneira como o compartilhamento digital de informações economiza o eu tempo durante os procedimentos de logística, não é mesmo?

2.  Para que serve o EDI (Transferência Eletrônica de Dados) ?

São várias as possibilidades para quem quer utilizar EDI em diversos ramos da atividade empresarial e industrial.

Caso você ainda não esteja por dentro da imensa versatilidade desse sistema, saiba que ele está relacionado a benefícios como ganho de agilidade, qualidade, redução de custo, segurança na comunicação e nos processos de todos os setores, independentemente do porte da empresa.

De maneira simples e prática, a troca eletrônica de dados pelo EDI elimina a entrada manual (digitação) de documentos e informações, empregando tecnologia para compartilhar dados entre dois sistemas sem a necessidade de intervenção humana.

3.  Exemplos de uso do sistema EDI em Transportes e Logística:

Focado na agilidade da comunicação entre empresas, o modelo digital de compartilhamento de dados é uma tecnologia que veio para simplificar os procedimentos de troca de informações.

Ao contrário dos e-mails convencionais, as mensagens EDI são desenvolvidas para comunicação entre máquinas. São várias as formas que você pode aplicá-lo ao seu negócio e você não vai querer ficar fora de uma novidade dessas.

Abaixo, preparamos os principais exemplos do uso do sistema EDI para empresas de Transporte e Logística.

Você deve se lembrar de que todo o processo visa a qualificar a comunicação, além de baratear e agilizar as operações do cotidiano, seja nas indústrias, seja nas transportadoras, nos armazéns gerais ou nos operadores logísticos:

Envio de arquivo de pedido eletrônico

O envio de um arquivo eletrônico com o pedido de compra do sistema de uma indústria, diretamente para o sistema do seu fornecedor de matéria prima costuma ser a mais comum das operações nesse contexto.

A troca de arquivos eletrônicos pode ser útil em diversos procedimentos em uma indústria, e ao enviar documentos dessa maneira, você evita muitos problemas que podem ocorrer quando são emitidos os pedidos manualmente.

Transmissão de notas fiscais entre embarcador e transportadora

Algo bem útil que o EDI pode fazer para a sua empresa é transmitir os dados das notas fiscais referentes às mercadorias transportadas, no momento em que o embarcador deseja enviá-las à transportadora.

Assim, o sistema da transportadora vai carregar os arquivos contendo os dados dessas notas no formato de um layout de arquivo NOTFIS, em um padrão conhecido como EDI PROCEDA.

Desta forma, essa tecnologia vai ajudar você a economizar tempo e dinheiro.

Envio de ocorrências referentes as coletas e entregas

Outro ponto interessante em que esse dispositivo pode servir de auxílio para quem trabalha com logística é quando o sistema de uma transportadora (TMS) necessitar enviar de volta ao embarcador um arquivo com as informações atualizadas referentes às ocorrências de transporte.

Entre elas, as coletas e despachos.

Durante esse procedimento, um arquivo OCOREN é criado seguindo os layouts do padrão PROCEDA dentro do TMS da Transportadora e transmitido ao embarcador.

Envio da pré-fatura de transporte

O sistema de auditoria de fretes do embarcador também é capaz de gerar e transmitir um arquivo do embarcador para a transportadora, contendo a “pré-fatura de transporte“. Ou seja, os valores das transações que já foram liberados para faturamento.

Durante essa operação e seguindo o padrão PROCEDA, é gerado um arquivo com layout conhecido como arquivo PREFAT.

Se você ainda não sabe como economizar tempo nos procedimentos da sua empresa, essa é uma ótima opção para solucionar o seu problema.

Envio da relação dos conhecimentos embarcados

Imagine simplificar toda a operação, de maneira que a transportadora possa enviar ao embarcador um arquivo contendo a relação dos “conhecimentos embarcados“. É isso mesmo que a EDI pode fazer pelo seu negócio. Utilizando esse sistema, tudo fica mais fácil. O padrão PROCEDA viabiliza esse processo por meio de um arquivo CONEMB.

Envio das faturas de transporte para o embarcador

É possível, através do sistema, enviar um arquivo contendo os conhecimentos faturados da transportadora para o embarcador — organizados em faturas de transporte — para que o embarcador possa importar os dados no seu sistema de auditoria de fretes e assim eliminar retrabalho, agilizar a operação e minimizar as chances de cometer qualquer erro de digitação.

No padrão PROCEDA, esse layout de arquivo se chama arquivo DOCCOB.

Transmissão de cobranças e boletos

O processo de enviar boletos não necessita mais ser realizado manualmente. Com o EDI, você pode transferir do sistema da transportadora os arquivos de cobranças a serem registrados no sistema de gestão financeira de um embarcador.

Controle de contêineres

A logística internacional também pode se beneficiar da tecnologia EDI, ao promover a digitalização dos procedimentos de transporte. Agora, pode ser feito o envio de um arquivo EDI de um armador a um terminal de containers contendo uma listagem de containers a serem recebidos no terminal.

Solicitar pedido de separação de carga em armazéns

A rotina operacional de armazéns de carga também pode ser agilizada e se pode se tornar mais segura com o emprego do EDI, por exemplo, quando o proprietário de uma carga envia um arquivo de “pedido de separação” de mercadorias (picking) para o sistema de gestão de armazenagem (WMS) de um armazém geral ou operador logístico.

4.  Quais os benefícios e vantagens do uso do EDI em uma Transportadora ?

Atualmente, o sistema EDI tem sido muito requisitado por embarcadores de carga, e isso já é motivo suficiente para você não querer ficar por fora dos benefícios dessa tecnologia. Mesmo porque, caso a sua transportadora não se atualize quanto a esse requisito, ela pode perder mercado e boas oportunidades de frete.

Sendo assim, criamos uma lista com alguns dos inúmeros benefícios da utilização do EDI (Transferência Eletrônica de Dados) em uma transportadora. Não deixe de acompanhar:

• Agiliza o recebimento das informações de Notas Fiscais a serem transportadas;
• Evitar erros e perda de tempo na emissão dos documentos fiscais de transporte (CTe e MDFe), ao eliminar digitação manual de dados na transportadora, aproveitando as informações recebidas eletronicamente dos embarcadores (seus clientes);
• Melhoria na produtividade, praticidade e segurança no dia-a-dia das operações de transporte;
• Fortalecimento da parceria entre transportadoras e embarcadores, o que favorece a fidelização dos clientes;
• Evitar erros de entrega e insatisfação por parte dos clientes;
• Manter seus clientes informados sobre a situação de entregas e ocorrências relativas às suas mercadorias (rastreamento de cargas);
• Eliminar o envio de faturas em papel, economizando nos custos com correios, graças ao envio de arquivos com fatura digital;
• Diminuição no prazo para receber os valores de frete dos seus clientes.

5.  Que benefícios e vantagens pode trazer o EDI para o Embarcador ?

Ser um embarcador significa que você é cliente de alguma transportadora. Caso essa seja a sua atual condição, saiba que existem diversas vantagens de se adotar o sistema de comunicação digital por meio de EDI de Transporte.

Ele pode otimizar todos os seus processos de troca de informações com as transportadoras e clientes, afim de comprovar o transporte correto da sua mercadoria, além de agilizar os procedimentos nas áreas operacional, financeira e fiscal.

Abaixo, estão alguns dos maiores benefícios para embarcadores que utilizam o “edi transportes” no cotidiano da sua empresa:

• Facilidade e maior agilidade na auditoria de fretes, pois elimina a necessidade de se realizar manualmente o processo de lançamento de dados das faturas recebidas, referentes ao serviço das transportadoras;
• Eliminação de erros e ganho de agilidade nas operações para diminuir o tempo de conferências dos valores de frete que constam nas faturas;
• Maior capacidade de comunicação para manter um bom nível de qualidade nos serviços, por meio da padronização da estrutura, que permite a troca de informações entre os sistemas computacionais existentes na rede de parceiros;
• Redução de custos, já que utiliza a troca eletrônica de dados e informações relevantes que transitam na rede e passam a ser aproveitadas pelos sistemas envolvidos, evitando a obrigação de se fazer o serviço manualmente que, além de caro, demora bastante e está sujeito a erros.

6.  De que forma um armazém geral pode se beneficiar da troca eletrônica de dados ?

Quem trabalha no setor de transportes ou opera como fornecedor de alguma indústria, sabe da importância que os armazéns gerais apresentam para a cadeia de logística do seu empreendimento.

Esses depósitos de mercadoria servem para guardar produtos de terceiros e podem sair ganhando muito no momento em que adequarem o próprio Sistema de Gestão de Armazenagem (WMS) aos padrões do EDI.

Confira, a seguir, os maiores benefícios para um armazém que utiliza a transferência eletrônica de dados:

• Garantia da correta reposição de estoques, por meio da minimização de erros durante a codificação de mercadorias;
• Importação automática de arquivos formatados e padronizados dos clientes que contêm cadastros de produtos a serem armazenados, evitando, assim, que se realize o processo de maneira manual, evitando erros e perda de tempo;
• Facilidade para tornar mais segura a entrada e o processamento de pedidos de separação, por meio da troca de arquivos entre os proprietários de mercadorias;
• Recebimento de pedidos de separação, (solicitações de picking), e retorno dos status dos pedidos, além da informação dos volumes gerados e seus respectivos pesos;
• Sincronização de estoques com os depositantes (proprietários das mercadorias armazenadas), através da troca de arquivos formatados, contendo posição de estoque de cada SKU;
• Viabiliza o atendimento de uma grande quantidade de pedidos  com uma equipe reduzida;
• Qualifica a empresa a atender clientes de maior porte e com operações complexas;

7.  O que é o padrão EDI PROCEDA e para que serve ?

A empresa PROCEDA, criou uma gama de formatos para arquivos conhecidos como layouts EDI PROCEDA, durante os anos 90. Isso foi feito devido à grande necessidade de se desenvolver um padrão de comunicação, que facilitasse a troca de arquivos entre transportadoras e embarcadores.

Padronizados para troca de informações entre as empresas, esses modelos foram nomeados EDI Transportes e, devido a uma larga adoção por parte do mercado, atualmente, são utilizados por diversas empresas em todo o Brasil. É importante ressaltar que, independentemente de quem forneça seus softwares, eles o chamam de “EDI padrão PROCEDA”.

Fica claro que esse padrão nasceu especificadamente para atender a um mercado que necessitava de compartilhamento de dados durante as operações do setor logístico. Desde então, esse é um dos modelos de comunicação mais utilizados no país.

8.  Como funciona o EDI PROCEDA e seus formatos de mensagens ?

Da maneira como apresentamos anteriormente, o padrão de EDI PROCEDA estabeleceu cada layout de arquivo EDI, ou documentos de texto, com formatos específicos. Confira, abaixo, a tabela mais detalhada que preparamos para você ficar por dentro das características de cada arquivo:

EXEMPLO 01 – Etapas de carregamento, transporte e envio de Informações de ocorrências ao cliente:

EXEMPLO 02 – Etapas de descarga, auditoria de frete, envio de pré-fatura, faturamento e envio de fatura eletrônica ao cliente:

9.  Por que existem diversas versões dos layouts EDI PROCEDA ?

Os arquivos formatados por esse modelo de comunicação digital são utilizados em diversos processos empresarias. Eles visam a uma automação e à otimização dos principais procedimentos, seja durante o planejamento logístico desenvolvido por cliente, seja por transportadoras.

É natural que, com o passar do tempo, qualquer forma de trabalho sofra modificações e melhorias para que possa atender melhor aos pré-requisitos do mercado. É por meio de softwares modernos que essa evolução ocorre.

Os sistemas estabelecidos necessitam estar adaptados constantemente para que consigam aplicar os benefícios do EDI nos processos que sustentam o seu negócio. Mesmo que isso aconteça para que haja adequação aos diferentes tipos de trabalhos exigidos por cada embarcador.

Como o objetivo primordial desse modelo digital é viabilizar a interoperabilidade e a comunicação entre sistemas distintos, foram desenvolvidos os formatos de arquivos, ou layouts, apresentados anteriormente, e associados a eles foi criado o conceito de “versão” dos arquivos (ex: PROCEDA 3.0, 3.1, 5.0), para que as alterações e melhorias feitas em uma nova versão não impactem nos sistemas que já estão rodando as versões anteriores, evitando interrupção nas operações dos sistemas a cada atualização de versão.

Considerado o que existe de melhor na hora de atender às demandas de logística e otimizar a comunicação entre as partes envolvidas, os layouts EDI PROCEDA são extremamente versáteis e enquadram-se nas maiores necessidades do dia-a-dia de uma transportadora ou embarcador.

Parceiros de negócios conseguem trocar informações importantes sobre cada fase do processo logístico, sem que haja limitações ou, simplesmente, incompatibilidade entre os sistemas.

10.  Como implantar EDI na minha transportadora ?

Primeiramente, é importante entender que a adoção da tecnologia de troca eletrônica de dados antes de ser uma “decisão técnica” é uma “decisão de negócios entre empresas”, pois uma integração entre sistemas não é viável se não houver o comprometimento das duas empresas envolvidas (Transportadora e Embarcador).

Agora que chegamos a esse ponto, é necessário destacar alguns pré-requisitos mais importantes para uma boa integração típica entre sistemas compartilhados:

1. Definição do fluxo de informações: Quais informações serão trocadas entre os sistemas, e quem fica responsável por enviar cada tipo de arquivo;
2. Definir layouts de arquivos: Qual versão do padrão edi proceda será utilizada, e quais os formatos de mensagens serão empregados (NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, PREFAT, OCOREN) no projeto;
3. Estabelecer um padrão de comunicação: Uma vez definidos os tipos de arquivos que serão trafegados, se faz necessário definir a forma de transmissão destes arquivos, que poderá ser através de:
   1. Email (bastante utilizado no mercado)
   2. FTP (largamente utilizado no mercado, e apresenta maior estabilidade do que o email para este tipo de aplicação)
   3. VAN (redes privadas para trocas de mensagens eletrônicas, que hoje em dia não estão sendo tão utilizadas como no passado)
4. Combinar uma periodicidade: A partir da definição dos demais parâmetros acima, se faz necessário combinar entre as partes a periodicidade com a qual os dados devem ser transmitidos, para que se possa configurar as ferramentas de intercâmbio de dados de forma adequada.
5. Configuração dos sistemas: Tanto o Embarcador como a Transportadora deverão adaptar os seus sistemas para suportar os Layouts definidos;
6. Capacitação de usuários: Precisam ser destacados e treinados os usuários que irão operar as ferramentas de EDI, para que o processo possa transcorrer sem falhas no dia-a-dia pós implantação;
7. Testes iniciais: Depois de tudo configurado e usuários capacitados, é hora de realizar os primeiros testes de integração afim de confirmar a correto funcionamento da comunicação entre os sistemas das duas empresas, e identificar qualquer necessidade de ajuste ou correção;
8. Inicio da operação: Com tudo pronto e testado, já podemos iniciar a operação, acompanhar e resolver possíveis dúvidas e problemas comuns ao inicio de qualquer novo processo.

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Conclusão

Sem dúvidas, o desenvolvimento de tecnologias capazes de digitalizar a comunicação entre as partes envolvidas no transporte de mercadorias é a melhor maneira de garantir a acuracidade na hora de emitir documentos fiscais, relatórios de acompanhamento de embarque e desembarque de produtos, além de diversos outros arquivos necessários ao bom funcionamento de gestão de logística.

A automação dos procedimentos empresariais veio para revolucionar a maneira como você lidava com papéis e arquivos. Uma nova tendência toma conta da maneira que realizamos a gestão dos negócios.

No passado, a necessidade de se realizar esse processo manualmente causava diversos problemas, que poderiam vir a condenar toda a operação.

Isso ocorria por meio de erros de digitação, falta de atenção, e em alguns casos até mesmo má-fé de usuários, comprometendo significativamente a operação de diversos setores.

Por que você insistiria em continuar utilizando métodos ineficazes, que trazem prejuízos a sua cadeia produtiva? Tudo isso ficou para trás! Que tal você começar a pensar diferente e também introduzir o sistema EDI Transportes na sua empresa?

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Sobre a Datamex

A Datamex Tecnologia é especializada no desenvolvimento de Software de Gestão Empresarial, e trabalha a mais de 15 anos com foco em Empresas de Logística, atendemos principalmente Transportadoras, Armazéns Gerais e Operadores Logísticos. Estamos à sua disposição para prestar orientações e para lhe apresentar o nosso Software TMS e Emissor de CT-e e MDF-e, que possui ferramenta de integração EDI e já está integrado e homologado por grandes embarcadores, indústrias, transportadoras e operadores logísticos nacionais.

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