Você sabe o que é o DANFE e o XML da NFe ?

Publicado por Fábio Cunha em NF-e / NFS-e, SPED.

O XML de nota fiscal eletrônica (NF-e) é a parte mais importante desse documento. É ele que garante a validade jurídica da transação.

Com a popularização da NF-e, a diferença entre o DANFE e o XML, itens que compõem a nota, e as finalidades de cada um têm gerado muitas dúvidas e mal-entendidos. Para dar fim às dúvidas dos leitores, vamos hoje abordar esse assunto e procurar responder as dúvidas mais comuns no dia a dia de empresas e clientes.

O que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento que existe apenas em formato digital, ou seja, é emitido e armazenado eletronicamente e substitui os antigos modelos de notas fiscais em papel, e da mesma forma serve para documentar as operações de venda, circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorridas no mercado. Cabe salientar que a venda de mercadorias ou a prestação de serviços sem a emissão da respectiva nota configura crime de sonegação.

A NF-e é parte do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, desenvolvido pelo Governo Brasileiro, e foi instituída pelo Ajuste SINIEF 07/2005. Desde o fim de 2010, ela é obrigatória sempre que a empresa estiver em Estado diferente da compradora, fizer operações com a administração pública ou comércio exterior, e hoje a obrigatoriedade se extendeu para todas operações, mesmo dentro do mesmo estado ou cidade.

O que é arquivo XML da NFe ?

Como todo documento fiscal, a NF-e também possui um formato padronizado. Nesse caso, por ser um documento eletrônico, foi adotado então um formato de arquivo digital padrão que permite o reaproveitamento das informações em outros sistemas, facilitando a escrituração contábil e fiscal e agilizando a entrada dos dados em sistemas de gestão financeira, estoque e logística nas empresas, assim como também facilitando as ações do fisco.

XML significa “eXtensible Markup Language”, que nada mais é do que uma linguagem de computador, que cria um formato de arquivo com seções de dados bem definidas e facilita muito a interpretação por parte de qualquer sistema – e até mesmo para um ser humano que precise abrir diretamente o arquivo para ler o seu conteúdo.

Nos mundos do comércio e da tributação, o XML é a versão digital da NF-e. É nessa linguagem que vai o arquivo transmitido para a Receita Federal ou SEFAZ. O mesmo programa de computador pode produzir uma versão em formato PDF, mais fácil de ler para o ser humano. Mas é a versão em XML que tem validade jurídica. A versão impressa da NF-e não tem valor jurídico ou fiscal.

Para emitir esse tipo de arquivo em XML, a empresa ou o microempreendedor individual precisa de um certificado digital. Esse procedimento garante a autenticidade do documento perante a autoridade tributária municipal, estadual ou federal.

Certificados digitais são fornecidos por empresas especializadas e têm validade (por exemplo, um ano A1 ou até 3 anos, A3). Depois, é preciso renová-lo para continuar emitindo notas fiscais eletrônicas.

Exemplo de Arquivo XML de NFe

Quais informações estão no XML de Nota Fiscal?

As principais informações presentes no XML são:

dados do emissor e do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço completo etc.;
descrição, quantidade, valor e informações tributárias dos produtos, inclusive ICMS;
dados sobre transporte e frete, inclusive quem é o responsável pelo transporte;
dados de cobrança, como endereço e forma de pagamento (se à vista, parcelado, etc.).

E o que é o DANFE ?

Já que a NF-e existe apenas em formato digital, foi criada uma espécie de espelho padrão para acompanhar fisicamente as mercadorias. Daí então nasceu o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que reproduz as principais informações que constam no respectivo arquivo XML. Em regra, o DANFE é gerado em um arquivo PDF e costuma acompanhar o arquivo XML por e-mail sempre que emitimos ou recebemos uma nota fiscal eletrônica.

A emissão do DANFE é obrigatória em algumas situações:

sempre que houver transporte de mercadorias;
se o destinatário não é contribuinte credenciado para a emissão de NF-e (ou seja, pessoa física).

O DANFE contém informações como a relação de itens, valor, destinatário etc., facilitando o trabalho da fiscalização.

Exemplo de um modelo de DANFE (Apenas ilustrativo)

Como gerar o DANFE e quais informações devem constar nele?

O DANFE pode ser gerado por um software, que automatiza a produção desse documento conforme as informações do XML de nota fiscal. No caso de ser impresso (e não apenas enviado por e-mail), isso pode ser feito em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho no mínimo A4 (210 x 297 mm) e no máximo Ofício II (230 x 330 mm). É importante garantir o contraste na impressão para permitir para a leitura do código de barras.

Acredite se quiser: as regras da Receita Federal incluem exigências sobre a tipografia do DANFe: os caracteres devem ser impressos nas fontes Times New Roman ou Courier New. A boa notícia é que elas estão em todos os computadores.

As principais informações obrigatórias do DANFE são as seguintes:

Chave de Acesso

A chave de acesso é uma parte fundamental do DANFE, já que fornece acesso ao XML de Nota Fiscal, que é o documento que realmente tem valor juridicamente. Ela possui 44 dígitos e deve ser impressa em onze blocos de quatro dígitos cada. Tem mais: a chave deve constar em todas as folhas do DANFE.

Dados do Emitente

Esse campo deve conter, no mínimo:

nome ou razão social;
endereço completo (rua, número, complemento, bairro, município, UF, CEP);
telefone.

Essa parte também pode incluir elementos como logotipo ou marca da empresa. O importante é que essas informações não atrapalhem a clareza dos dados obrigatórios.

Quadro Fatura/Duplicatas

Trata-se de tabela com o código dos produtos transportados, sua descrição e o código de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Também é obrigatório incluir nessa parte do DANFE:

CST (Código de Situação Tributária);
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações);
unidade;
quantidade;
valor unitário;
valor total;
base de Cálculo do ICMS próprio;
valor do ICMS próprio;
alíquota do ICMS.

Reservado ao Fisco

Deve-se deixar no DANFE um espaço vazio de uso exclusivo da fiscalização tributária.

Quadro do Transportador

O campo “Identificação da Modalidade do Frete” deverá ser preenchido com um número, de acordo com esta tabela:

0 – Emitente;
1 – Dest/Rem;
2 –Terceiros;
9 – Sem Frete.

Isso informa à autoridade de quem é a responsabilidade pelo transporte da mercadoria (“Frete por Conta”).

Verso em branco

Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE pode ser utilizado para continuar as informações em “Dados dos Produtos/Serviços”, “Informações Complementares”, ou uma combinação dos dois. Pelo menos metade do verso, contudo, deve ser deixada em branco.

Como funciona a emissão da NF-e ?

O processo de emissão da NFe consiste nas seguintes etapas:

O Software Emissor de NF-e (ou ERP) do Contribuinte deverá gerar um arquivo XML dentro do formato estabelecido pelo manual de integração da NFe fornecido pela receita;
O arquivo XML deverá ser “assinado” com um Certificado Digital padrão ICP-Brasil do contribuinte (empresa emissora);
O sistema deverá transmitir o arquivo assinado para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado;
A plataforma de autorização de NF-e da SEFAZ irá devolver o protocolo de autorização da NFe ou o código de erro no caso de algo ter dado errado;
Uma vez que a nota tenha sido autorizada, o sistema deverá transmitir por email ou disponibilizar em portal na web para download o arquivo XML assinado e o PDF do DANFE, para o destinatário e transportador;
Também poderão ser impressas quantas vias do DANFE quantas forem necessárias, tanto para acompanhar o trânsito das mercadorias, como para outras finalidades.

O DANFE substitui o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica ?

Não, é muito importante ter em mente que o DANFe não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, ele apenas serve para facilitar o acesso aos dados da nota, já que traz a chave de acesso da NF-e (sequência de números abaixo do código de barras) , permitindo que o recebedor confirme a existência e validade da nota fiscal através de uma rápida consulta via internet no site da Receita Federal ou da Secretaria da Fazenda. A chave de acesso sempre virá expressa em números e com o respectivo código de barras, permitindo a rápida leitura com um leitor apropriado.

E como fica o meu arquivo fiscal? Posso guardar apenas o DANFE das notas de compra e venda ?

Não, já que a Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico, e sendo assim torna-se obrigatória a guarda do arquivo XML no arquivo fiscal da empresa por pelo menos cinco anos, conforme estabelece a legislação. Em caso de fiscalização no seu negócio, o Fisco solicitará os arquivos XML das notas de um determinado período, os quais deverão ser apresentados, sob pena de multas por cada arquivo não apresentado.

Lembre-se de que o documento juridicamente válido, do ponto de vista da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda, é o XML de Nota Fiscal, e não o DANFE.

Qual é a melhor forma de armazenar o XML de nota fiscal?

Manter cópias dos XML de nota fiscal nos computadores da empresa é muito arriscado. Em caso de qualquer pane ou outro tipo de problema, os arquivos podem ficar irrecuperáveis. O ideal é hospedar os arquivos fiscais “na nuvem”, ou seja, em servidores terceirizados acessíveis pela internet.

As empresas fornecedoras desse serviço são especialistas em backup e segurança. Além disso, isso garante que, mesmo se ocorrer um desastre nos computadores ou instalações da empresa, os XML estarão protegidos.

O XML de nota fiscal e o DANFE são itens importantes para quem trabalha com comércio ou transporte. Conhecer como esses documentos funcionam e quais informações devem constar neles permite estar em dia com as obrigações tributárias.

Se os requisitos são muitos, também não há dúvidas de que a NF-e tornou todo o processo mais simplificado, especialmente no transporte de carga. As informações ficam armazenadas de forma completa e segura em um único arquivo digital, transmitido diretamente para a Receita (SEFAZ), garantindo a validade jurídica da transação.

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