O que é tabela CFOP e como utilizá-la na sua transportadora

A tabela CFOP é uma ferramenta que faz parte da rotina de todas as pessoas jurídicas que emitem notas fiscais ou conhecimentos de transporte. Isso ocorre pelo fato de que o imposto sobre mercadorias comercializadas, transportadas e recebidas pelas empresas é definido de acordo com a tabela.

Por essa razão, é um instrumento que todo gestor deve entender como utilizar para evitar problemas fiscais.

Diante da relevância do assunto, apresentamos esta publicação que traz exatamente o que é essa tabela, qual a sua origem, sua composição, aplicação prática e exemplos, sua relação com notas fiscais, conhecimentos e a sua importância para a empresa. Acompanhe!

O que é a tabela CFOP?

A tabela CFOP traz uma listagem de códigos de operações que são de suma importância no dia a dia do departamento fiscal das empresas. A sigla CFOP significa Código Fiscal de Operações e Prestações e é uma sequência de quatro números que identificam a natureza da circulação de mercadorias (interestadual ou intermunicipal) ou de prestação de serviços em todo Brasil e no exterior. Portanto, saber utilizá-la é um requisito para emissão correta de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e).

Sua finalidade principal é a de garantir mais segurança e precisão na emissão de documentos fiscais, e dar maior transparência para o fisco com relação as operações de compra, venda e transporte feitas pelas empresas, fazendo com que os tributos sejam cobrados corretamente. Para as empresas, a tabela CFOP também pode ser utilizada para parametrizar o software de gestão (ERP, TMS e WMS) permitindo o tratamento correto para as operações envolvendo controle dos produtos em estoque, pedidos realizados e fretes.

Qual a origem da tabela CFOP?

A tabela CFOP foi criada pelo Convênio S/Nº/70: são mais de 500 códigos e todos eles e seus respectivos significados podem ser conferidos em um Anexo da norma. Inicialmente o código só tinha três dígitos, mas com a evolução da legislação houve dezenas de atualizações para que ela se tornasse adequada às necessidades do Fisco e do mercado, o que acabou estendendo o código e deixando-o com o aspecto que tem hoje.

Como funciona a tabela CFOP e qual a sua aplicação prática?

Cada código da tabela CFOP é formado por quatro números, sendo que o primeiro dígito (da esquerda para direita) tem a finalidade específica de indicar se a operação é de entrada ou saída. Confira abaixo os significados do primeiro dígito e suas respectivas operações:

• 1: entrada ou aquisição de serviços dentro do próprio estado;
• 2: entrada ou aquisição de serviços de outro estado (interestadual);
• 3: entrada ou aquisição de serviços do exterior (internacional);
• 5: saída ou prestação de serviços dentro do próprio estado;
• 6: saída ou prestação de serviços para outro estado (interestadual);
• 7: saída ou prestação de serviços para o exterior (internacional).

Percebe-se que o código 4 não é utilizado na codificação do primeiro dígito. Em relação ao restante dos três dígitos, são mais de 500 números que se traduzem para diferentes tipos de operações. Vamos usar como exemplo o número 103, que consiste na venda de produção do estabelecimento, efetuada fora dele.

Caso o número seja 5.103, ele indica que houve uma venda de produção do estabelecimento fora dele, porém, ocorreu dentro do próprio estado. Se o número for 6.103, a diferença será que a operação foi realizada em um estado diferente do estabelecimento. Não existe o número 7.103 na tabela, ou seja, não há operação para saídas ou prestações internacionais.

Entretanto, é importante ter em mente que as operações podem ser diferentes dependendo se a natureza é de entrada ou saída. Por exemplo, o número 101 para entradas consiste em “compra para industrialização ou produção rural”; enquanto para saídas consiste na “venda de produção do estabelecimento”. Entenda melhor:

• 2.101: compra para industrialização ou produção rural (101) de outro estado (2);
• 5.101: venda de produção do estabelecimento (101) para outro estado (5).

Confira alguns exemplos de códigos mais comuns nas operações de transporte:

• 1.206: anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte;
• 5.351: prestação de serviços de transporte para execução de serviço de mesma natureza;
• 5.352: prestação de serviços de transporte para indústria;
• 5.353: prestação de serviços de transporte para comércio;
• 5.357: prestação de serviços de transporte a não contribuinte;
• 7.358: prestação de serviços de transporte destinado a estabelecimentos no exterior.

Qual a relação entre a nota fiscal e a tabela CFOP?

Enquanto houver entradas e saídas de mercadorias, bem como aquisição de serviços ou bens, os códigos devem ser indicados obrigatoriamente em todos os documentos fiscais da organização:

• notas fiscais;
• livros fiscais;
• arquivos magnéticos;
• conhecimento de transporte;
• entre outros obrigatórios por lei.

É na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que os responsáveis devem ter maior atenção, pois colocar o código errado pode gerar o recolhimento errado do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), o que provoca prejuízos significativos e até mesmo multas elevadas.

Além disso, caso os códigos estejam errados a nota fiscal não será aceita. Por exemplo, se a empresa realiza compra de mercadorias e os responsáveis emitirem o documento com código cfop iniciando com números 5 ou 6, o sistema não aceitará os cadastros das notas fiscais.

Imagine que uma empresa realiza uma entrega mensal de uma grande quantidade de produtos, é plenamente possível que ocorram erros que gerem devoluções. Será necessário emitir NF-es para cada um deles nessa hipótese, entretanto, os códigos utilizados serão diferentes dos anteriores por se tratar de devoluções.

Os responsáveis devem ter muito cuidado no preenchimento da nota ou na emissão de conhecimentos de transporte, caso contrário poderá ter problemas com o Fisco. Recomenda-se que seja utilizado um software emissor que seja parametrizável e facilite a identificação dos códigos corretos na tabela CFOP afim de facilitar o trabalho e evitar dores de cabeça.

Qual a importância da tabela CFOP para a empresa?

Apesar de complexa num primeiro momento, a tabela CFOP não deve ser vista como mera burocracia ou como um entrave para o desenvolvimento da empresa, mas sim um instrumento vantajoso que proporciona maior segurança e permite fazer uma melhor gestão empresarial.  A necessidade de inserir os códigos pode ser aproveitada para facilitar o controle das operações de estoque assim como dos pedidos realizados pelos clientes, o que minimiza os riscos de perdas.

Além disso, quando aliada a um bom aplicativo de gestão, é uma ferramenta útil para evitar que a empresa arque com impostos além do necessário. Inserir o código correto também mantém a empresa regularizada, o que evita a incidência de multas pela falta de recolhimento de tributos.

Entender como funciona a tabela CFOP no inicio pode ser um pouco trabalhoso, mas é muito importante que a empresa insira todos os códigos corretamente, caso contrário, poderá ser preciso cancelar documentos fiscais, arcar com multas, pagamentos inadequados de impostos e outros problemas fiscais.

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