Planilha de frete: como organizar, calcular e controlar os custos de transporte

Muitas empresas de transporte começam controlando seus custos com planilha de frete simples, o que pode funcionar em um primeiro momento.

No entanto, à medida que o negócio cresce e as demandas se tornam mais complexas, o uso de um TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) mostra-se essencial para otimizar a operação e evitar erros.

Neste artigo, vamos explorar os motivos pelos quais um TMS supera as planilhas tradicionais e como ele pode transformar a gestão de frete da sua empresa.

O que é uma planilha de frete e por que ela é importante?

Para qualquer empresa que depende de transporte para movimentação de mercadorias, é fundamental entender e monitorar os custos envolvidos.

A planilha de frete oferece uma visão detalhada dos gastos com transporte, ajudando a identificar possíveis economias e otimizar o orçamento.

Seus principais benefícios abragem:

• Controle financeiro aprimorado;
• Visão clara sobre o impacto dos custos de frete nos lucros;
• Auxílio na precificação de produtos e serviços;
• Identificação de gargalos e despesas desnecessárias.

Quais as limitações das planilhas de frete?

Planilhas são fáceis de acessar e configurar, especialmente para pequenas operações. No entanto, elas têm limitações que podem atrapalhar o crescimento da empresa. Com o tempo, o aumento do volume de informações e a complexidade de cálculos podem comprometer a eficiência e a precisão.

Principais limitações das planilhas:

• Erros manuais: a entrada de dados manual está sujeita a falhas, o que pode afetar diretamente a precisão das informações financeiras.
• Dificuldade de atualização em tempo real: uma vez preenchida, a planilha precisa ser constantemente revisada para refletir qualquer alteração no custo de frete.
• Falta de integração com outros sistemas: uma planilha de frete não se comunica automaticamente com o financeiro, estoque ou outros setores, exigindo a duplicação de dados.

O que é um TMS e como ele funciona?

O TMS, ou Sistema de Gerenciamento de Transporte, é uma plataforma que centraliza e automatiza o controle de frete.

Ele reúne todos os processos, desde o planejamento e execução até a análise de resultados, em uma interface única e fácil de usar.

Principais funções de um TMS:

• Automação de processos: o TMS permite calcular fretes, emitir documentos fiscais e monitorar o andamento das entregas sem a necessidade de intervenção manual.
• Relatórios e análises: gera relatórios detalhados sobre custos e desempenho do transporte, com dados em tempo real para a tomada de decisões estratégicas.
• Integração com outros sistemas: um TMS pode se conectar ao ERP, sistemas de estoque, financeiro e logística, permitindo um fluxo de dados contínuo e preciso entre setores.

Por que um TMS é uma opção mais completa que uma planilha de frete?

Aqui estão algumas razões práticas pelas quais o TMS é mais eficiente e seguro do que uma planilha de frete:

Eliminação de erros manuais

As planilhas exigem que os dados sejam inseridos manualmente, aumentando a chance de erros. O TMS automatiza a coleta e o registro de informações, evitando falhas e melhorando a precisão dos dados.

Atualização em tempo real

Com um TMS, todos os dados de frete são atualizados em tempo real. Se houver mudanças nas taxas, nas condições do frete ou nos custos de combustível, o sistema ajusta automaticamente os valores, enquanto a planilha exigiria revisões constantes.

Visão ampla e centralizada

O TMS permite visualizar todas as operações de transporte em um único painel, fornecendo uma visão completa e centralizada de todos os fretes.

Isso facilita o controle e ajuda a identificar gargalos rapidamente, enquanto as planilhas geralmente limitam-se a fornecer uma visão fragmentada e demorada de ser analisada.

Relatórios detalhados e personalizados

A geração de relatórios é uma das grandes vantagens do TMS. Ele permite criar relatórios personalizados, comparando o custo por rota, modal ou até mesmo o desempenho de motoristas, o que auxilia na tomada de decisões com base em dados precisos.

Com a planilha, criar relatórios é um processo manual e limitado.

Escalabilidade para o crescimento

À medida que a operação cresce, o volume de dados e a complexidade aumentam. O TMS é escalável e acompanha o crescimento da empresa, processando volumes maiores sem perda de eficiência.

Já uma planilha torna-se mais difícil de gerenciar e propensa a erros conforme os dados aumentam.

Benefícios financeiros do TMS em relação à planilha de frete

Optar por um TMS traz retorno financeiro para a empresa ao reduzir despesas operacionais e aprimorar o controle dos custos. Veja como:

• Redução de custos com frete: com o TMS, é possível comparar o custo entre transportadoras e escolher a opção mais econômica para cada rota.
• Maior controle sobre taxas e impostos: o TMS calcula automaticamente impostos e taxas de acordo com a carga e rota, reduzindo erros e evitando pagamentos desnecessários.
• Análise de rentabilidade: a ferramenta permite entender quais rotas são mais lucrativas e onde é possível reduzir custos, maximizando os lucros da operação.

Como a integração do TMS com outros setores otimiza a gestão

Diferentemente de uma planilha isolada, um TMS é uma solução integrada que conecta setores fundamentais da empresa:

• Financeiro: facilita o controle e a previsão de despesas, gerando automaticamente lançamentos de custo de frete.
• Estoque e logística: sincroniza a entrada e saída de mercadorias, assegurando que o transporte esteja sempre alinhado com a disponibilidade de produtos.
• Faturamento: reduz o tempo de emissão de notas fiscais e documentos relacionados, acelerando o ciclo de pagamento.

Em síntese, o uso de planilhas de frete pode ser uma boa solução para empresas pequenas, mas o TMS oferece recursos superiores, que vão além do simples cálculo e controle de custos.

Ele automatiza processos, integra setores e permite uma visão completa da operação, viabilizando decisões estratégicas e reduzindo o tempo dedicado ao controle manual.

Para empresas que desejam crescer de forma sustentável e otimizar a gestão de frete, o TMS é um investimento que garante retorno e coloca a operação em um novo patamar de eficiência.