Previsão de demanda em transporte: como se preparar para os fretes do fim de ano?

Mesmo em tempos de crise econômica, o mercado tende a aquecer com as festas de fim de ano. Naturalmente, a previsão de demanda para esse período é grande, e as empresas precisam estar preparadas para atender à expectativa, mas sem permitir que haja uma queda de qualidade na execução.

O fato é que, por mais retraído e contido que o consumidor esteja com os seus gastos e festas, como o Natal e Réveillon, ele acaba sendo atingido no lado emocional, tornando-o mais suscetível a compras de roupas e presentes. Com o crescimento das vendas, é preciso também contar com uma rápida reposição de mercadorias.

Diante da importância desse período para as empresas, abordaremos neste post o seu efeito nas transportadoras e apresentaremos dicas de como se preparar para atender à demanda com o menor impacto, sem comprometer o resultado. Acompanhe!

Qual o impacto do aumento de demanda nas empresas de transporte?

Os três últimos meses do ano contam com, pelo menos, quatro datas importantes que movimentam muito o comércio — Dia das Crianças, Black Friday, além do Natal e Ano-Novo.

Esses eventos são tão importantes que muitas pessoas ficam aguardando esse período para fazer as compras. O resultado é uma grande concentração de pedidos em um curto espaço de tempo.

Para as empresas de transporte, dois impactos positivos que podem surgir dessa situação são:

• uma grande oportunidade para captar novos clientes;
• a chance de aumentar a margem de lucro, visto que a procura geralmente é maior que a oferta de fretes, e surgem muitas cargas urgentes nesse período.

Mas, para se adaptar a isso e aproveitar as oportunidades, as empresas precisam inovar e buscar soluções a fim de aumentar a produtividade e manter um padrão de qualidade excelente, o que pode significar um novo contrato depois que as festas terminarem.

No entanto, se não houver planejamento, o melhor momento pode virar um pesadelo e se transformar em prejuízo. Entre os impactos negativos de uma transportadora não se planejar para o aumento da demanda de fretes, podemos citar:

Baixa qualidade no atendimento

Como o giro de estoque é maior, as empresas precisam garantir uma rápida reposição e exigem que as entregas sejam feitas rapidamente e com máxima eficiência.

Sem planejamento, a transportadora não será efetiva, aumentando a cobrança por parte dos embarcadores e clientes e podendo acarretar até multas por atraso.

Aumento dos gastos em razão das medidas emergenciais

Para atender às exigências dos clientes, as transportadoras (que não se prepararem devidamente) acabam recorrendo a medidas emergenciais, como terceirização sem critérios.

Essas saídas são pouco recomendáveis e geralmente só acontecem porque o gestor deixou de levar em conta alguma informação relevante. Um serviço emergencial sempre terá custos maiores.

Desgaste dos colaboradores

Com o aumento da demanda, é inevitável exceder à carga horária em alguns períodos. Mas, se não houver planejamento, isso pode virar rotina, gerar desgaste com os colaboradores e trazer grandes consequências negativas, tais como:

• perda de qualidade e agilidade nas operações;
• aumento da taxa de erros;
• prejuízo com avarias e retrabalhos;
• faltas sucessivas em razão do cansaço;
• maiores gastos com horas extras.

Será que é possível superar todos esses problemas, conseguir aumentar os lucros e manter uma qualidade excelente nas entregas? Sim. Para isso é preciso se preparar. Abaixo apresentaremos quatro dicas de como conseguir esse resultado.

Como realizar a previsão de demanda?

Estude os resultados anteriores

Toda experiência deve ser vista como aprendizado. Por isso, deve ser realizado um estudo sobre os resultados do mesmo período de anos anteriores e das últimas movimentações volumosas.

A partir daí, será possível montar um planejamento alinhado com as estratégias de entrega dos clientes. Com os dados em mãos, o gestor conseguirá:

• dimensionar a capacidade dos equipamentos;
• avaliar a necessidade ou não de contratação de mão de obra;
• fazer um gerenciamento de riscos;
• buscar parceiros qualificados para atender a alta demanda do período;
• analisar a necessidade de antecipar manutenções para evitar veículos parados;
• verificar se precisa locar garagens ou galpões em locais estratégicos;
• preparar e armazenar o estoque para atender à demanda.

Além dos pontos citados, o estudo pode indicar algumas particularidades de clientes, como tipos de veículos ou horários de atendimento específicos. Considerando essas informações, será muito mais difícil ser surpreendido e ter que “correr” e pagar mais caro para atender a uma necessidade do cliente.

Integre os setores e processos

O transporte serve a diversas áreas, sejam elas para as necessidades internas da empresa, para o cliente que está sendo atendido ou até mesmo para o consumidor que receberá a mercadoria. Dessa forma, para o completo funcionamento da máquina, é necessário que haja uma integração de todos os setores.

O trabalho em conjunto já se torna crucial em épocas de grande demanda. É essencial utilizar um software para gerenciar tudo e compartilhar informações de forma rápida, auxiliando a identificação de possíveis gargalos e facilitando o processo de tomada de decisão.

Nesse momento, a sintonia entre os gestores e colaboradores precisa estar bem harmonizada, garantindo que não existem divergências de informações repassadas para o cliente.

Identifique pontos de melhoria

Por mais preparada que esteja, nenhuma empresa está livre de erros, eles sempre existirão. O planejamento serve para minimizar as falhas e lidar com maior eficácia com os problemas, sem sofrer grandes prejuízos.

O papel do gestor é ficar atento e identificar rapidamente as anomalias. Entre as medidas que podem ser tomadas para esse fim podemos citar:

• acompanhar de perto a rotina de trabalho;
• manter um canal de comunicação aberto com todos os colaboradores para informarem as dificuldades diárias;
• garantir a presença de todos os gestores na construção das estratégias.

Crie um plano de ação e faça acontecer

Depois de planejar, garantir a integração dos processos e identificar os gargalos, é preciso criar um plano de ação e arregaçar as mangas. Afinal, como disse Vicente Falconi no livro O Gerenciamento da Rotina, “o conhecimento só agrega valor quando colocado em prática”.

Utilize métodos como o PDCA e ferramentas como o 5W2H e o Diagrama de Ishikawa. Além disso, defina métricas e KPIs para verificar se as ações estão surtindo os efeitos desejados e faça reuniões regulares com o time para garantir a execução das estratégias traçadas e possíveis correções.

Ter clareza da previsão de demanda em transporte é fundamental para conseguir se planejar de forma eficaz e otimizar os resultados da sua transportadora no final de ano. Siga as dicas citadas e certamente você conseguirá tornar-se muito mais competitivo no mercado, aproveitará as oportunidades e aumentará os lucros.

Agora que já sabe como utilizar a previsão de demanda em transporte para aproveitar o aumento da procura por  fretes no fim de ano, aprenda como fazer o controle de contas da sua transportadora, e garanta a lucratividade do seu negócio.