Saiba como melhorar a comunicação com embarcadores na sua transportadora

Manter uma cadeia logística eficiente depende muito de informações trocadas corretamente entre as empresas envolvidas. Equipes que trabalham em sinergia e priorizam a boa comunicação com embarcadores são essenciais para que não haja falhas no processo.

Se o relacionamento não for bem administrado, as falhas ou a falta de comunicação podem trazer diversos impactos negativos. O principal deles é o não atendimento da demanda do cliente final e por consequência a insatisfação e reclamações que podem levar a perda da conta.

Ao contratar uma transportadora, o embarcador está depositando nela a confiança de ter um serviço prestado com qualidade e segurança para as cargas a serem transportadas. Ambos devem trabalhar como um time, e não como duas empresas separadas com objetivos diferentes. Afinal, o propósito deve ser o mesmo: atender às expectativas dos clientes finais.

Qualquer falha na comunicação entre esses elementos da cadeia de suprimentos poderá trazer efeitos negativos, tanto para o embarcador quanto para a transportador. Continue lendo e descubra quais são os impactos e como evitá-los!

Impactos das falhas de comunicação na cadeia logística

Para os embarcadores, o objetivo de terceirizar os transportes de suas mercadorias é a contratação de uma empresa especializada no setor, que proporcionará um aumento na qualidade e também a redução de custos.

A transportadora torna-se, então, o elo entre o embarcador e o cliente final, ou seja, o principal responsável pelas entregas. Porém, caso ocorra qualquer falha, a responsabilidade será dividida. O cliente reclama com o embarcador, e a transportadora também é penalizada. Logo, a comunicação perfeita com embarcadores é essencial para que todos tenham sucesso nas operações.

Entre os principais impactos que podem ser citados, estão:

• não entrega dos produtos para os clientes finais;
• atrasos nas entregas;
• custos com reentregas;
• erros na emissão da documentação fiscal de transportes;
• confusão durante entregas (mercadorias entregues no cliente errado).

Seguindo o propósito de facilitar a comunicação com embarcadores, a tecnologia surge como uma das melhores aliadas. Hoje existem no mercado ferramentas que gerenciam as operações e as informações de forma eficiente, evitando erros comuns da rotina diária dos transportadores.

Investir nesses recursos faz com que a empresa aumente sua eficiência e possa proporcionar aos seus parceiros e clientes um serviço com um alto nível de qualidade. Veja abaixo alguns exemplos de soluções que podem ser utilizadas para melhorar o nível de informação e a qualidade da comunicação das transportadoras com os embarcadores.

Soluções para melhorar a comunicação com embarcadores na sua empresa

Rastreamento de carga online

Buscar ferramentas que busquem atender o cliente final de forma rápida agrega valor ao serviço prestado e diferencia a empresa dos concorrentes. O rastreamento de cargas online é um exemplo de tecnologia que se tornou fundamental para a manutenção da comunicação com embarcadores e com os clientes finais.

O rastreamento ocorre da seguinte forma: os status da carga são atualizados a cada etapa do transporte, até que a mercadoria chegue nas mãos do cliente final. Assim, todos os que tiverem acesso ao código de rastreio poderão acompanhar a carga online via internet, sem a necessidade de solicitar a informação para a transportadora, economizando tempo tanto para o cliente como para a transportadora.

Sistema de geolocalização

A geolocalização é uma ferramenta que aumenta a precisão de informações sobre localização dos pontos de entrega e coleta, fazendo com que a transportadora não precise gastar tempo e atrasar entregas por não encontrar o endereço correto.

Porém, para que a tecnologia funcione, é preciso a utilização de dispositivos móveis com conexão de rede que disponham de algum aplicativo com capacidade de ler coordenadas e indicar caminhos. Hoje temos uma boa gama de opções que oferecem esta facilidade. Você já utilizou o Google Maps ou Waze para chegar em determinado lugar, certo? Eles são bons exemplos da aplicação da geolocalização.

Informações sobre rotas

Ter as rotas previamente planejadas, além de trazer reduções de custos relacionados à quilometragem de cada viagem, como gastos com combustível e manutenção da frota, oferece aos clientes informações mais precisas de tempo de entrega.

Utilizar um roteirizador no planejamento das rotas dos fretes pode ajudar a empresa a encontrar os caminhos mais otimizados, as estradas mais seguras, custos mais precisos e a informação de tempo e prazos de entrega mais precisas, melhorando os níveis de confiança dos embarcadores no trabalho da sua transportadora.

Integração via EDI com embarcadores

A sigla EDI significa Electronic Data Interchange, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados, e é uma ferramenta que tem como objetivo a conexão de sistemas para troca de informações padronizadas, de modo a deixar a comunicação mais segura e eficiente. O EDI torna a operação mais rápida e confiável, uma vez que a ferramenta automatiza a troca de dados, eliminando as entradas manuais.

A troca de dados eletrônica faz com que a produtividade da equipe aumente tanto nas transportadoras, que não perderão mais tempo digitando informações para emissão dos documentos, por exemplo. Também é possível melhorar a eficiência nos embarcadores, eliminando a necessidade do lançamento manual das faturas recebidas pelas transportadoras, reduzindo o nível de erros, agilizando o pagamento dos fretes e otimizando o processo como um todo.

Investimento em novas tecnologias

Estar de mãos dadas com a tecnologia é essencial para qualquer empresa atualmente. Não apenas para melhorar a comunicação com embarcadores, as empresas responsáveis pelo transporte podem ter grandes melhorias e ganhos, aumentando o nível de qualidade de serviço de forma geral e em diversos aspectos.

Uma das maiores tendências que se vê hoje no mercado é a utilização de apps para melhorar a comunicação da cadeia logística, o relacionamento com os clientes e oferecer respostas rápidas. Assim, não há necessidade da interação direta da transportadora com os embarcadores ou clientes finais, o que dispensa mais gastos com mão de obra ou com centrais de atendimento.

Com um app de entregas, por exemplo, a atualização do status da carga será transmitido em tempo real das equipes de campo para a central da transportadora. Tanto o embarcador quando o cliente final, poderão fazer consultas online no site da transportadora quando precisarem.

Uma boa comunicação com embarcadores é fundamental para a fidelização dos clientes e para o bom funcionamento de todos os elos da cadeia logística. Apostar em boas práticas de relacionamento faz com que a empresa tenha uma imagem profissional e de qualidade no mercado.

Quando trabalham em sinergia, embarcadores e transportadoras trazem eficiência para a operação inteira, fazendo com que todos os envolvidos colham benefícios concretos.

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