Sistema para transportadora: 8 sinais que indicam que é hora de implantar

Um sistema para transportadora é uma das ferramentas mais importantes para garantir o bom andamento das operações e para assegurar que os processos principais estejam em pleno funcionamento e em conformidade com a legislação vigente.

Em outras palavras, os diversos aspectos que compõe as operações e a gestão das empresas requerem a utilização de programas especializados. Eles servem para agilizar as operações e tornar as informações mais confiáveis, auxiliando no acompanhamento de resultados financeiros e operacionais.

Essa decisão exige que o gestor reflita bastante antes de tomar uma decisão. Ele deverá selecionar o software com as melhores e mais úteis funcionalidades e com a melhor relação custo x benefício.

Parece difícil? Quer saber se está realmente na hora de adquirir um sistema para aprimorar suas operações? Então confira os 7 sinais e veja se o alarme já está soando para a sua empresa.

1. Falta de visão e descontrole financeiro

Tanto pequenos empreendimentos quanto grandes corporações podem estar sujeitas à falta de visão sobre os resultados financeiros. Em outras palavras, as receitas entram, mas muitas vezes é difícil saber exatamente para quais áreas os recursos são destinados.

Isso também ocorre com empresas que não acompanham os seus gastos de maneira precisa e não planejam devidamente o seu fluxo de caixa. Em geral, esse é um problema comum a muitas empresas, e que exige análises profundas para identificar a causa e implementar soluções.

Com o pagamento dos impostos sobre os fretes, taxas, despesas com pessoal, frota, contratação de serviços de escolta, entre outras despesas e custos, as finanças podem ficar apertadas no dia a dia. O que motiva o investimento em sistemas para a apuração e controle dos custos e funciona como base para o estabelecimento de políticas de frete e formas de trabalho mais lucrativas.

A maior visibilidade beneficia todo o negócio, em especial a área financeira, que muitas vezes pode estar sujeita à falta de controles eficientes. Portanto, a utilização de recursos informatizados representa um passo importante em direção às metas que se desejam alcançar.

2. Não ter dados e nem relatórios confiáveis na sua transportadora

No cotidiano de um gestor, a capacidade de tomar decisões acertadas e avaliar a repercussão de cada escolha depende de informações sobre a situação e dos números importantes da empresa. Isso quer dizer que, é preciso possuir dados sobre todas as transações realizadas para poder tomar decisões sobre os resultados obtidos.

Quando essas informações são escassas ou imprecisas, torna-se mais difícil mensurar o desempenho dos diversos setores da empresa, identificar gargalos e implementar soluções.

Essa é uma situação grave, quando ocorre, indica que não há visibilidade sobre o que está realmente acontecendo no ambiente interno e externo. Para suprir essa necessidade é preciso implementar indicadores (KPIs) sobre aspectos importantes da gestão como:

• faturamento por filial;
• faturamento por cliente;
• fluxo de caixa;
• faturas a receber em atraso;
• contas a vencer no período;
• produtividade de cada unidade;
• custos operacionais;
• média de consumo de combustível de cada veículo da frota;
• gastos com manutenção dos veículos da frota;
• satisfação dos clientes.

3. Retrabalho e baixa produtividade

No âmbito da logística, o retrabalho assume diversas formas como:

• a devolução de mercadorias por avarias;
• o retorno de pedidos enviados com erros;
• os danos causados durante o manuseio na etapa de armazenagem;
• as mercadorias que são entregues com atraso e devolvidas pelos clientes.

Todas essas situações representam falhas que geram desperdício de recursos produtivos e retrabalho para a equipe que tem que executar as correções necessárias.

Por isso, o acompanhamento da operação por intermédio dos sistemas de gestão funciona para aumentar a produtividade, diminuir a incidência de falhas e prevenir o retrabalho por parte da equipe.

Para superar esse obstáculo, é recomendado realizar investimentos em sistemas de rastreamento e roteirização, sistemas de gestão de frotas, sistemas de gestão de transportes e sistemas de gestão financeira que são capazes de controlar a produtividade nos diversos setores da empresa.

4. Desalinhamento e falhas de comunicação entre setores

Na gestão de uma transportadora, é fundamental garantir que as áreas ligadas ao envio das mercadorias atuem em conjunto e compartilhem documentos e registros pertinentes ao processo.

Desse modo, a equipe de armazém pode controlar a entrada e saída de itens, a expedição consolidar as cargas de acordo com a disponibilidade de veículos e a área operacional acompanha as cargas que se encontram em rota.

Essa é uma funcionalidade que evita as ocorrências de retrabalho e a realização de tarefas redundantes. Em geral, quando uma empresa opta por implementar um software é recomendado que os processos de trabalho sejam mapeados para realizar as customizações necessárias.

Essa etapa permite avaliar o fluxo e eliminar etapas que são dispensáveis, garantindo maior eficiência e economia de tempo dos profissionais.

5. Queda do aproveitamento da frota

Uma empresa transportadora está tendo perdas quando o veículo parte carregado e retorna vazio, ou com carga muito abaixo da capacidade máxima do veículo, pois os custos com combustível e pedágio são desembolsados mesmo que não haja o atendimento ao cliente no decorrer da rota de retorno.

Uma solução desse problema é utilizar sistemas de roteirização que planejam o trajeto do motorista para otimizar o atendimento de mais destinos em menos tempo. Com isso, pode-se organizar um itinerário que contemple a carga e descarga de mercadorias.

Outra solução interessante é utilizar-se de centrais de frete online que possam proporcionar oportunidades de frete de retorno, evitando que o caminhão retorne vazio.

6. Problemas e erros na emissão de documentos (CT-e, MDF-e e CIOT)

Durante a execução de suas atividades, uma transportadora é responsável por emitir diversos documentos relativos aos fretes que demonstram a procedência da carga, o pagamento dos tributos referentes ao serviço, comprovam o recebimento por parte do destinatário e o cumprimento dos procedimentos legais.

Entre os exemplos mais comuns, podemos citar:

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACT-e);
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
• Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDF-e);
• RPA / Contrato de Frete com Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT).

Se uma empresa permite que uma carga trafegue sem a devida documentação, a transportadora fica sujeita à multas, autuação e apreensão das mercadorias.

Por esse motivo, a adoção de um sistema de gestão contribui para evitar retrabalho, erros de digitação, agilizar a emissão de documentos e assegurar que o recolhimento de impostos esteja correto, evitando transtornos para a tansportadora e seus clientes.

7. Dificuldade em prestar informações aos clientes

Esse aspecto tem relação com a falta de ferramentas que permitem o rastreamento da frota e o acompanhamento das ocorrências relacionadas com os fretes em tempo real. Quando os sistemas estão ausentes, o gestor tem que entrar em contato com os motoristas por telefone para identificar a sua localização atual.

Essa situação não é ideal, pois o motorista tem que atender ao telefone enquanto dirige, a região pode não ter sinal e as informações não são precisas.

Esse é o tipo de funcionalidade que os clientes esperam das transportadoras contratadas, pois há o interesse em saber onde a carga está durante o percurso e qual é a previsão de entrega.

Com essas informações disponíveis prontamente, o destinatário pode verificar a sua janela de entrega, preparar os equipamentos necessários para realizar a descarga das embalagens e separar espaço no armazém.

O mercado de transportes de carga é bastante competitivo, contudo, está longe de ser estagnado. Há espaço para empresas que investem em inovação e que buscam oferecer serviços cada vez mais aprimorados.

Uma das formas de obter destaque perante um grande número de concorrentes é investir na contratação de um sistema para transportadora. Desse modo, você pode alcançar o aumento da qualidade, eliminando erros e processos manuais, e disponibilizando informações online em tempo real via internet para os seus clientes.

8. Dificuldade para atender grandes embarcadores

Esse desafio está muito ligado com o anterior, já que uma exigência comum dos grandes embarcadores para contratar transportadoras é que elas tenham informações atualizadas em tempo real e as transmitam eletronicamente para seus sistemas. Além disso, os grandes embarcadores buscam se relacionar de forma eletrônica e automatizada, enviando pedidos de coleta e entrega em formato eletrônico diretamente dos seus sistemas para os sistemas das transportadoras que os atendem.

Com um sistema de gestão de transportes (TMS), você poderá se comunicar com seus clientes através de EDI (troca eletrônica de dados), mantendo-os atualizados com quanto a situação das suas cargas.

Essa nova forma de trocar informações entre embarcadores e transportadoras traz desafios para o mercado, mas traz também grandes oportunidades para as transportadoras que resolvem investir na tecnologia para elevar a qualidade e o desempenho das suas operações e conquistar bons clientes.

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