Qualquer empresa que desenvolve atividades no ramo de transporte envolve uma rotina de operações bastante corrida — são vários documentos a serem emitidos, cálculos envolvidos, dados e processos a serem controlados. É por essa razão que as empresas que implementam sistemas para transportadoras a fim de automatizar suas tarefas conseguem melhores resultados e destacam-se no mercado perante os concorrentes.
Neste artigo, vamos explicar qual é o objetivo a ser conquistado ao utilizar sistemas para transportadoras, bem como qual a importância prática da automação para empresas do ramo. No decorrer da leitura, também listaremos os principais benefícios de se investir na tecnologia e, no fim, informaremos como identificar a hora de contratar o software para sua transportadora. Boa leitura!
Qual é o objetivo de um sistema de gestão e qual é a importância da automação?
Basicamente, o que se busca ao adquirir um sistema para transportadoras é a automação de diversas tarefas realizadas pelos colaboradores. Isso significa que, em vez de os funcionários e administradores realizarem operações manualmente, eles deixam suas execuções a cargo dos softwares, com significativo ganho de produtividade e precisão nas operações.
No atual contexto corporativo, todos os gastos e erros devem ser minimizados ao máximo, pois quaisquer falhas ou decisões equivocadas podem colocar o negócio em risco, e nas transportadoras não é diferente. Por isso que deve ser automatizada a maior quantidade possível de atividades. Assim, as empresas conseguem maximizar o aproveitamento dos benefícios dos softwares, que serão explicados nos tópicos seguintes, além de evitar prejuízos com erros e falhas na emissão de documentos fiscais.
Quais são os benefícios de investir em sistemas para transportadoras?
Maior controle das operações
Os softwares de gestão são compostos por uma série de módulos que são implementados de acordo com a necessidade de cada empresa. Eles centralizam os dados e as informações da empresa e permitem que os gestores tenham uma visão geral sobre os processos da transportadora.
Assim, é possível visualizar os pontos fortes e fracos da empresa, identificando as áreas que exigem investimentos, melhorias e maior dedicação no momento. No campo prático, a plataforma de gestão aprimora o controle dos processos logísticos ao fornecer:
- administração mais precisa sobre os fretes realizados;
- controle das viagens efetuadas;
- informações mais claras e precisas sobre as contas e realidade financeira do negócio;
- acompanhamento e estabelecimento automático das tabelas de fretes;
- controle sobre a verificação de vencimentos e orçamentos dos documentos e contratos.
Conformidade com a legislação
São inúmeras as obrigações fiscais e tributárias que devem ser cumpridas pelas transportadoras e, em razão da complexidade da legislação, pode ser bastante difícil, para as empresas, manter a regularização. O sistema de transporte auxilia os gestores nesse aspecto ao melhorar o controle sobre os processos, minimizando a ocorrência de penalidades, como multas, embargos ou suspensão das atividades.
Além disso, a automação das atividades permite que boa parte das obrigações fiscais sejam feitas de forma automática, o que reduz a possibilidade de erros. O programa emite documentos fiscais, auxilia no armazenamento dos arquivos XML e no registro e gera os arquivos para facilitar o SPED. Entre os documentos emitidos, estão:
- nota fiscal eletrônica (NF-e);
- nota fiscal de serviço eletrônico (NFS-e);
- conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);
- conhecimento de transporte eletrônico para outros serviços (CT-e OS);
- manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e);
- contrato de frete / recibo de pagamento de autônomo (RPA);
- código identificador da operação de transportes (CIOT).
Melhor relacionamento com motoristas
O relacionamento com os motoristas é um elemento chave para o sucesso do negócio, já que são os colaboradores que desempenharão uma das principais atividades da empresa, realizarão o atendimento e terão contato com os clientes.
Ao investir na plataforma para transportadoras, a relação de confiança com todos os colaboradores é fortalecida, pois a automação dos cálculos dos valores a serem pagos aos motoristas evita erros e torna a comunicação e a troca de dados mais transparentes e confiáveis.
O software considera diversos fatores — como quilômetros rodados nas entregas —, torna possível fazer acertos específicos com os funcionários, monitora a data de vencimento da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) do motorista, entre outras questões relativas. Isso minimiza erros e elimina eventuais desconfianças de ambas as partes.
Mais facilidade nos cadastros
A base de dados de uma transportadora é significativamente volumosa e complexa, incluindo uma grande quantidade de dados necessários ao desempenho das operações e ajudam nas tomadas de decisões do negócio.
O sistema de gestão para transportadora desempenha um importante papel nessa relação, já que a automação da inclusão e do gerenciamento de dados minimiza as tarefas manuais repetitivas que agregam pouco valor ao negócio. O sistema permite importar dados através de arquivos XML e EDI para realização de cadastros automático de:
- veículos;
- clientes;
- fornecedores;
- motoristas, entre outras.
Ganho de produtividade
O ganho de produtividade é conquistado ao reduzir o número necessário de tarefas burocráticas a serem realizadas pelos colaboradores. Muitas atividades cansativas, burocráticas e que tomam muito tempo são automatizadas por um sistema para transportadora. Alguns exemplos delas são:
- cálculo de fretes;
- controle de pedidos e lotes de carga;
- emissão de contratos de frete;
- emissão de documentos fiscais;
- controle de contas a pagar e a receber;
- fluxo de caixa;
- planejamento e controle de manutenções;
- gestão completa dos custos de manutenção;
- rastreamento de cargas online; entre inúmeras outras atividades.
Quando esses trabalhos são deixados a cargo dos computadores, são reduzidos o estresse e a carga sobre os colaboradores, de modo que eles terão mais disposição e tempo hábil para focar nas atividades mais produtivas e que geram impactos na empresa. Esse aumento na produtividade multiplica os resultados e evita a ocorrência de erros ou retrabalhos.
Aumento dos ganhos financeiros
Adquirir um software para transportadoras consiste em um investimento com potencial de grandes e expressivos retornos financeiros. O aumento do resultado financeiro mensal é reflexo de todos os demais benefícios, como a minimização dos custos, o aumento da produtividade, a diminuição de retrabalho e de pagamento de multas etc.
Além disso, o programa melhora a tomada de decisões dos gestores do negócio, já que há módulos destinados à gestão financeira, elaborando relatórios, como fluxo de caixa, controle de contas, planejamento e controle orçamentário, relatórios gerenciais etc.
Os dados são gerados rapidamente e atualizados em tempo real, sem que seja necessário esperar dias ou semanas para receber o relatório. Isso permite que as melhores decisões possíveis para aumentar os ganhos financeiros sejam tomadas rapidamente.
Como identificar a hora de contratar um software para transportadora?
Como o programa fornece uma ampla gama de funcionalidades e benefícios à transportadora, os gestores podem identificar sinais que indicam a necessidade de implementação do software. São eles:
- falta de visão ou controle financeiro;
- falta de dados e relatórios confiáveis sobre a empresa;
- baixa produtividade;
- constantes erros e retrabalhos;
- desalinhamento e comunicação precária entre setores;
- diminuição do aproveitamento da rota;
- dificuldade de prestar informações aos clientes; e mais.
Os sistemas para transportadoras oferecem benefícios que impactam positivamente a transportadora em diferentes aspectos, como a lucratividade, a produtividade, o faturamento, a redução de riscos etc. Porém, é necessário encontrar um software que possua módulos adequados para atender às necessidades do seu negócio.
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