Qualquer empresa que desenvolve atividades no ramo de transporte envolve uma rotina de operações bastante corrida — são vários documentos a serem emitidos, cálculos envolvidos, dados e processos a serem controlados. É por essa razão que as empresas que implementam sistemas para transportadoras a fim de automatizar suas tarefas conseguem melhores resultados e destacam-se no mercado perante os concorrentes.
Neste artigo, vamos explicar qual é o objetivo a ser conquistado ao utilizar sistemas para transportadoras, bem como qual a importância prática da automação para empresas do ramo. No decorrer da leitura, também listaremos os principais benefícios de se investir na tecnologia e, no fim, informaremos como identificar a hora de contratar o software para sua transportadora. Boa leitura!
Basicamente, o que se busca ao adquirir um sistema para transportadoras é a automação de diversas tarefas realizadas pelos colaboradores. Isso significa que, em vez de os funcionários e administradores realizarem operações manualmente, eles deixam suas execuções a cargo dos softwares, com significativo ganho de produtividade e precisão nas operações.
No atual contexto corporativo, todos os gastos e erros devem ser minimizados ao máximo, pois quaisquer falhas ou decisões equivocadas podem colocar o negócio em risco, e nas transportadoras não é diferente. Por isso que deve ser automatizada a maior quantidade possível de atividades. Assim, as empresas conseguem maximizar o aproveitamento dos benefícios dos softwares, que serão explicados nos tópicos seguintes, além de evitar prejuízos com erros e falhas na emissão de documentos fiscais.
Os softwares de gestão são compostos por uma série de módulos que são implementados de acordo com a necessidade de cada empresa. Eles centralizam os dados e as informações da empresa e permitem que os gestores tenham uma visão geral sobre os processos da transportadora.
Assim, é possível visualizar os pontos fortes e fracos da empresa, identificando as áreas que exigem investimentos, melhorias e maior dedicação no momento. No campo prático, a plataforma de gestão aprimora o controle dos processos logísticos ao fornecer:
São inúmeras as obrigações fiscais e tributárias que devem ser cumpridas pelas transportadoras e, em razão da complexidade da legislação, pode ser bastante difícil, para as empresas, manter a regularização. O sistema de transporte auxilia os gestores nesse aspecto ao melhorar o controle sobre os processos, minimizando a ocorrência de penalidades, como multas, embargos ou suspensão das atividades.
Além disso, a automação das atividades permite que boa parte das obrigações fiscais sejam feitas de forma automática, o que reduz a possibilidade de erros. O programa emite documentos fiscais, auxilia no armazenamento dos arquivos XML e no registro e gera os arquivos para facilitar o SPED. Entre os documentos emitidos, estão:
O relacionamento com os motoristas é um elemento chave para o sucesso do negócio, já que são os colaboradores que desempenharão uma das principais atividades da empresa, realizarão o atendimento e terão contato com os clientes.
Ao investir na plataforma para transportadoras, a relação de confiança com todos os colaboradores é fortalecida, pois a automação dos cálculos dos valores a serem pagos aos motoristas evita erros e torna a comunicação e a troca de dados mais transparentes e confiáveis.
O software considera diversos fatores — como quilômetros rodados nas entregas —, torna possível fazer acertos específicos com os funcionários, monitora a data de vencimento da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) do motorista, entre outras questões relativas. Isso minimiza erros e elimina eventuais desconfianças de ambas as partes.
A base de dados de uma transportadora é significativamente volumosa e complexa, incluindo uma grande quantidade de dados necessários ao desempenho das operações e ajudam nas tomadas de decisões do negócio.
O sistema de gestão para transportadora desempenha um importante papel nessa relação, já que a automação da inclusão e do gerenciamento de dados minimiza as tarefas manuais repetitivas que agregam pouco valor ao negócio. O sistema permite importar dados através de arquivos XML e EDI para realização de cadastros automático de:
O ganho de produtividade é conquistado ao reduzir o número necessário de tarefas burocráticas a serem realizadas pelos colaboradores. Muitas atividades cansativas, burocráticas e que tomam muito tempo são automatizadas por um sistema para transportadora. Alguns exemplos delas são:
Quando esses trabalhos são deixados a cargo dos computadores, são reduzidos o estresse e a carga sobre os colaboradores, de modo que eles terão mais disposição e tempo hábil para focar nas atividades mais produtivas e que geram impactos na empresa. Esse aumento na produtividade multiplica os resultados e evita a ocorrência de erros ou retrabalhos.
Adquirir um software para transportadoras consiste em um investimento com potencial de grandes e expressivos retornos financeiros. O aumento do resultado financeiro mensal é reflexo de todos os demais benefícios, como a minimização dos custos, o aumento da produtividade, a diminuição de retrabalho e de pagamento de multas etc.
Além disso, o programa melhora a tomada de decisões dos gestores do negócio, já que há módulos destinados à gestão financeira, elaborando relatórios, como fluxo de caixa, controle de contas, planejamento e controle orçamentário, relatórios gerenciais etc.
Os dados são gerados rapidamente e atualizados em tempo real, sem que seja necessário esperar dias ou semanas para receber o relatório. Isso permite que as melhores decisões possíveis para aumentar os ganhos financeiros sejam tomadas rapidamente.
Como o programa fornece uma ampla gama de funcionalidades e benefícios à transportadora, os gestores podem identificar sinais que indicam a necessidade de implementação do software. São eles:
Os sistemas para transportadoras oferecem benefícios que impactam positivamente a transportadora em diferentes aspectos, como a lucratividade, a produtividade, o faturamento, a redução de riscos etc. Porém, é necessário encontrar um software que possua módulos adequados para atender às necessidades do seu negócio.
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