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O que é EDI em Transportes e Logística? 10 Perguntas e Respostas

Aqueles que trabalham no setor de transporte e logística provavelmente já se deparou com muitas dúvidas sobre assuntos como EDI Transportes, Padrão Proceda, layout proceda Ocoren, layout proceda Doccob, layout proceda Notfis, layout proceda Conemb, layout proceda Prefat, EDI XML, WEB EDI, EDI TXT e outros que, embora não sejam novidades, sempre causaram muitas dúvidas e dor de cabeça para os empresários e profissionais do setor.

Sendo assim, responsáveis por transportadoras e embarcadores que desejarem se atualizar quanto ao modelo de comunicação digital devem procurar saber tudo sobre EDI Transportes.

E com o objetivo de desmistificar o tema e orientar melhor os nossos clientes e o mercado em geral é que escrevemos este artigo tratando desde os assuntos mais básicos como: o que é edi, as vantagens do sistema edi na logística, como funciona o sistema edi, como implantar o edi na empresa e outros.

O EDI (Electronic Data Interchange) e o Eletronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrônico de Dados – EDI) são tecnologias que padronizam e otimizam a comunicação entre sistemas de informação, permitindo a troca de documentos padronizados entre diferentes parceiros comerciais.

Chegou a hora de você ficar por dentro dessa incrível interface de comunicação. Acompanhe agora!

1. O que é EDI ?

Em termos gerais EDI significa “Electronic Data Interchange” (Intercâmbio Eletrônico de Dados). Ele consiste em uma tecnologia inovadora cujo objetivo é viabilizar a comunicação padronizada entre sistemas de informação diferentes, independente de quem os desenvolveu.

Para isso, basta que os parceiros de negócios (empresas que desejam trocar informações) sigam as especificações de um padrão previamente estabelecido entre eles.

Esse padrão de comunicação é chamado pelo mercado de “Layout EDI”, uma espécie de manual que mostra, em detalhes, como devem ser gerados os arquivos a serem transmitidos. Entre os diversos layouts existentes, no mercado de logística e transportes destaca-se o “XML” e o “padrão EDI PROCEDA”.

Esses documentos consistem em arquivos txt, formatados segundo um padrão pré-estabelecido no manual de integração adotado por cada embarcador.

O objetivo geral dessa tecnologia é viabilizar uma troca de informações entre sistemas visando a beneficiar o contato entre dois usuários distintos que compartilham o mesmo método.

EDI proporciona mais agilidade

Essa forma de compartilhamento de arquivos entre sistemas permite que processos de comunicação que demorariam mais tempo para serem concluídos possam ser realizados com agilidade e menos chances de erro. Em empresas que operam no setor de transporte, o EDI pode contribuir bastante para a troca de dados entre embarcadores e transportadoras.

Confira agora algumas das informações e documentos que podem ser transmitidos na rede compartilhada para você ter uma ideia da sua versatilidade:

notas fiscais;
conhecimentos eletrônicos;
comprovantes de entrega;
ocorrências de transporte;
dados sobre a sua fatura.

A inteligência artificial pode ser utilizada para automatizar e otimizar a troca de dados no EDI, trazendo benefícios adicionais como a detecção de erros e a análise preditiva.

O método foi desenvolvido para que todos os dados possam ser compartilhados por meio de layouts que visam à interoperabilidade de arquivos no formato EDI, possibilitando às empresas envolvidas nessa relação uma comunicação eficiente e muito mais rápida do que se fosse realizada manualmente.

É realmente incrível a maneira como o compartilhamento digital de informações economiza o eu tempo durante os procedimentos de logística, não é mesmo?

2. Para que serve o EDI (Transferência Eletrônica de Dados) ?

São várias as possibilidades para quem quer utilizar EDI em diversos ramos da atividade empresarial e industrial.

Caso você ainda não esteja por dentro da imensa versatilidade desse sistema, saiba que ele está relacionado a benefícios como ganho de agilidade, qualidade, redução de custo, segurança na comunicação e nos processos de todos os setores, independentemente do porte da empresa.

De maneira simples e prática, a troca eletrônica de dados pelo EDI elimina a entrada manual (digitação) de documentos e informações, empregando tecnologia para compartilhar dados entre dois sistemas sem a necessidade de intervenção humana.

3. Exemplos de uso do sistema EDI em Transportes e Logística:

Focado na agilidade da comunicação entre empresas, o modelo digital de compartilhamento de dados é uma tecnologia que veio para simplificar os procedimentos de troca de informações.

Ao contrário dos e-mails convencionais, as mensagens EDI são desenvolvidas para comunicação entre máquinas. São várias as formas que você pode aplicá-lo ao seu negócio e você não vai querer ficar fora de uma novidade dessas.

Abaixo, preparamos os principais exemplos do uso do sistema EDI para empresas de Transporte e Logística.

Você deve se lembrar de que todo o processo visa a qualificar a comunicação, além de baratear e agilizar as operações do cotidiano, seja nas indústrias, seja nas transportadoras, nos armazéns gerais ou nos operadores logísticos:

Envio de arquivo de pedido eletrônico

O envio de um arquivo eletrônico com o pedido de compra do sistema de uma indústria, diretamente para o sistema do seu fornecedor de matéria prima costuma ser a mais comum das operações nesse contexto.

A troca de arquivos eletrônicos pode ser útil em diversos procedimentos em uma indústria, e ao enviar documentos dessa maneira, você evita muitos problemas que podem ocorrer quando são emitidos os pedidos manualmente.

Transmissão de notas fiscais entre embarcador e transportadora

Algo bem útil que o EDI pode fazer para a sua empresa é transmitir os dados das notas fiscais referentes às mercadorias transportadas, no momento em que o embarcador deseja enviá-las à transportadora.

Assim, o sistema da transportadora vai carregar os arquivos contendo os dados dessas notas no formato de um layout de arquivo NOTFIS, em um padrão conhecido como EDI PROCEDA.

Desta forma, essa tecnologia vai ajudar você a economizar tempo e dinheiro.

Envio de ocorrências referentes as coletas e entregas

Outro ponto interessante em que esse dispositivo pode servir de auxílio para quem trabalha com logística é quando o sistema de uma transportadora (TMS) necessitar enviar de volta ao embarcador um arquivo com as informações atualizadas referentes às ocorrências de transporte.

Entre elas, as coletas e despachos.

Durante esse procedimento, um arquivo OCOREN é criado seguindo os layouts do padrão PROCEDA dentro do TMS da Transportadora e transmitido ao embarcador.

Envio da pré-fatura de transporte

O sistema de auditoria de fretes do embarcador também é capaz de gerar e transmitir um arquivo do embarcador para a transportadora, contendo a “pré-fatura de transporte“. Ou seja, os valores das transações que já foram liberados para faturamento.

Durante essa operação e seguindo o padrão PROCEDA, é gerado um arquivo com layout conhecido como arquivo PREFAT.

Se você ainda não sabe como economizar tempo nos procedimentos da sua empresa, essa é uma ótima opção para solucionar o seu problema.

Envio da relação dos conhecimentos embarcados

Imagine simplificar toda a operação, de maneira que a transportadora possa enviar ao embarcador um arquivo contendo a relação dos “conhecimentos embarcados“. É isso mesmo que a EDI pode fazer pelo seu negócio. Utilizando esse sistema, tudo fica mais fácil. O padrão PROCEDA viabiliza esse processo por meio de um arquivo CONEMB.

Envio das faturas de transporte para o embarcador

É possível, através do sistema, enviar um arquivo contendo os conhecimentos faturados da transportadora para o embarcador — organizados em faturas de transporte — para que o embarcador possa importar os dados no seu sistema de auditoria de fretes e assim eliminar retrabalho, agilizar a operação e minimizar as chances de cometer qualquer erro de digitação.

No padrão PROCEDA, esse layout de arquivo se chama arquivo DOCCOB.

Transmissão de cobranças e boletos

O processo de enviar boletos não necessita mais ser realizado manualmente. Com o EDI, você pode transferir do sistema da transportadora os arquivos de cobranças a serem registrados no sistema de gestão financeira de um embarcador.

Controle de contêineres

A logística internacional também pode se beneficiar da tecnologia EDI, ao promover a digitalização dos procedimentos de transporte. Agora, pode ser feito o envio de um arquivo EDI de um armador a um terminal de containers contendo uma listagem de containers a serem recebidos no terminal.

Solicitar pedido de separação de carga em armazéns

A rotina operacional de armazéns de carga também pode ser agilizada e se pode se tornar mais segura com o emprego do EDI, por exemplo, quando o proprietário de uma carga envia um arquivo de “pedido de separação” de mercadorias (picking) para o sistema de gestão de armazenagem (WMS) de um armazém geral ou operador logístico.

4. Quais os benefícios e vantagens do uso do EDI em uma Transportadora ?

Atualmente, o sistema EDI tem sido muito requisitado por embarcadores de carga, e isso já é motivo suficiente para você não querer ficar por fora dos benefícios dessa tecnologia. Mesmo porque, caso a sua transportadora não se atualize quanto a esse requisito, ela pode perder mercado e boas oportunidades de frete.

Sendo assim, criamos uma lista com alguns dos inúmeros benefícios da utilização do EDI (Transferência Eletrônica de Dados) em uma transportadora. Não deixe de acompanhar:

Agiliza o recebimento das informações de Notas Fiscais a serem transportadas;
Evitar erros e perda de tempo na emissão dos documentos fiscais de transporte (CTe e MDFe), ao eliminar digitação manual de dados na transportadora, aproveitando as informações recebidas eletronicamente dos embarcadores (seus clientes);
Melhoria na produtividade, praticidade e segurança no dia-a-dia das operações de transporte;
Fortalecimento da parceria entre transportadoras e embarcadores, o que favorece a fidelização dos clientes;
Evitar erros de entrega e insatisfação por parte dos clientes;
Manter seus clientes informados sobre a situação de entregas e ocorrências relativas às suas mercadorias (rastreamento de cargas);
Eliminar o envio de faturas em papel, economizando nos custos com correios, graças ao envio de arquivos com fatura digital;
Diminuição no prazo para receber os valores de frete dos seus clientes.

5. Que benefícios e vantagens pode trazer o EDI para o Embarcador ?

Ser um embarcador significa que você é cliente de alguma transportadora. Caso essa seja a sua atual condição, saiba que existem diversas vantagens de se adotar o sistema de comunicação digital por meio de EDI de Transporte.

Ele pode otimizar todos os seus processos de troca de informações com as transportadoras e clientes, afim de comprovar o transporte correto da sua mercadoria, além de agilizar os procedimentos nas áreas operacional, financeira e fiscal.

Abaixo, estão alguns dos maiores benefícios para embarcadores que utilizam o “edi transportes” no cotidiano da sua empresa:

Facilidade e maior agilidade na auditoria de fretes, pois elimina a necessidade de se realizar manualmente o processo de lançamento de dados das faturas recebidas, referentes ao serviço das transportadoras;
Eliminação de erros e ganho de agilidade nas operações para diminuir o tempo de conferências dos valores de frete que constam nas faturas;
Maior capacidade de comunicação para manter um bom nível de qualidade nos serviços, por meio da padronização da estrutura, que permite a troca de informações entre os sistemas computacionais existentes na rede de parceiros;
Redução de custos, já que utiliza a troca eletrônica de dados e informações relevantes que transitam na rede e passam a ser aproveitadas pelos sistemas envolvidos, evitando a obrigação de se fazer o serviço manualmente que, além de caro, demora bastante e está sujeito a erros.

6. De que forma um armazém geral pode se beneficiar da troca eletrônica de dados ?

Quem trabalha no setor de transportes ou opera como fornecedor de alguma indústria, sabe da importância que os armazéns gerais apresentam para a cadeia de logística do seu empreendimento.

Esses depósitos de mercadoria servem para guardar produtos de terceiros e podem sair ganhando muito no momento em que adequarem o próprio Sistema de Gestão de Armazenagem (WMS) aos padrões do EDI.

Confira, a seguir, os maiores benefícios para um armazém que utiliza a transferência eletrônica de dados:

Garantia da correta reposição de estoques, por meio da minimização de erros durante a codificação de mercadorias;
Importação automática de arquivos formatados e padronizados dos clientes que contêm cadastros de produtos a serem armazenados, evitando, assim, que se realize o processo de maneira manual, evitando erros e perda de tempo;
Facilidade para tornar mais segura a entrada e o processamento de pedidos de separação, por meio da troca de arquivos entre os proprietários de mercadorias;
Recebimento de pedidos de separação, (solicitações de picking), e retorno dos status dos pedidos, além da informação dos volumes gerados e seus respectivos pesos;
Sincronização de estoques com os depositantes (proprietários das mercadorias armazenadas), através da troca de arquivos formatados, contendo posição de estoque de cada SKU;
Viabiliza o atendimento de uma grande quantidade de pedidos com uma equipe reduzida;
Qualifica a empresa a atender clientes de maior porte e com operações complexas;

7. O que é o padrão EDI PROCEDA e para que serve ?

A empresa PROCEDA, criou uma gama de formatos para arquivos conhecidos como layouts EDI PROCEDA, durante os anos 90. Isso foi feito devido à grande necessidade de se desenvolver um padrão de comunicação, que facilitasse a troca de arquivos entre transportadoras e embarcadores.

Padronizados para troca de informações entre as empresas, esses modelos foram nomeados EDI Transportes e, devido a uma larga adoção por parte do mercado, atualmente, são utilizados por diversas empresas em todo o Brasil. É importante ressaltar que, independentemente de quem forneça seus softwares, eles o chamam de “EDI padrão PROCEDA”.

Fica claro que esse padrão nasceu especificadamente para atender a um mercado que necessitava de compartilhamento de dados durante as operações do setor logístico. Desde então, esse é um dos modelos de comunicação mais utilizados no país.

Não deixe de aprender sobre os principais tipos de arquivos que esse padrão digital pode oferecer:

8. Como funciona o EDI PROCEDA e seus formatos de mensagens ?

Da maneira como apresentamos anteriormente, o padrão de EDI PROCEDA estabeleceu cada layout de arquivo EDI, ou documentos de texto, com formatos específicos. Confira, abaixo, a tabela mais detalhada que preparamos para você ficar por dentro das características de cada arquivo:

EXEMPLO 01 – Etapas de carregamento, transporte e envio de Informações de ocorrências ao cliente:

Diagrama ilustrando uma operação de transporte rodoviário de cargas com comunicação via EDI padrão PROCEDA, envolvendo os layouts NOTFIS, CONEMB, OCOREN.

EXEMPLO 02 – Etapas de descarga, auditoria de frete, envio de pré-fatura, faturamento e envio de fatura eletrônica ao cliente:

Diagrama ilustrando uma operação de transporte rodoviário de cargas com comunicação via EDI padrão PROCEDA, envolvendo os layouts OCOREN, PREFAT, DOCCOB.

9. Por que existem diversas versões dos layouts EDI PROCEDA ?

Os arquivos formatados por esse modelo de comunicação digital são utilizados em diversos processos empresarias. Eles visam a uma automação e à otimização dos principais procedimentos, seja durante o planejamento logístico desenvolvido por cliente, seja por transportadoras.

É natural que, com o passar do tempo, qualquer forma de trabalho sofra modificações e melhorias para que possa atender melhor aos pré-requisitos do mercado. É por meio de softwares modernos que essa evolução ocorre.

Os sistemas estabelecidos necessitam estar adaptados constantemente para que consigam aplicar os benefícios do EDI nos processos que sustentam o seu negócio. Mesmo que isso aconteça para que haja adequação aos diferentes tipos de trabalhos exigidos por cada embarcador.

Como o objetivo primordial desse modelo digital é viabilizar a interoperabilidade e a comunicação entre sistemas distintos, foram desenvolvidos os formatos de arquivos, ou layouts, apresentados anteriormente, e associados a eles foi criado o conceito de “versão” dos arquivos (ex: PROCEDA 3.0, 3.1, 5.0), para que as alterações e melhorias feitas em uma nova versão não impactem nos sistemas que já estão rodando as versões anteriores, evitando interrupção nas operações dos sistemas a cada atualização de versão.

Considerado o que existe de melhor na hora de atender às demandas de logística e otimizar a comunicação entre as partes envolvidas, os layouts EDI PROCEDA são extremamente versáteis e enquadram-se nas maiores necessidades do dia-a-dia de uma transportadora ou embarcador.

Parceiros de negócios conseguem trocar informações importantes sobre cada fase do processo logístico, sem que haja limitações ou, simplesmente, incompatibilidade entre os sistemas.

10. Como implantar EDI na minha transportadora ?

Primeiramente, é importante entender que a adoção da tecnologia de troca eletrônica de dados antes de ser uma “decisão técnica” é uma “decisão de negócios entre empresas”, pois uma integração entre sistemas não é viável se não houver o comprometimento das duas empresas envolvidas (Transportadora e Embarcador).

Agora que chegamos a esse ponto, é necessário destacar alguns pré-requisitos mais importantes para uma boa integração típica entre sistemas compartilhados:

Definição do fluxo de informações: Quais informações serão trocadas entre os sistemas, e quem fica responsável por enviar cada tipo de arquivo;
Definir layouts de arquivos: Qual versão do padrão edi proceda será utilizada, e quais os formatos de mensagens serão empregados (NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, PREFAT, OCOREN) no projeto;
Estabelecer um padrão de comunicação: Uma vez definidos os tipos de arquivos que serão trafegados, se faz necessário definir a forma de transmissão destes arquivos, que poderá ser através de:
1. Email (bastante utilizado no mercado)
2. FTP (largamente utilizado no mercado, e apresenta maior estabilidade do que o email para este tipo de aplicação)
3. VAN (redes privadas para trocas de mensagens eletrônicas, que hoje em dia não estão sendo tão utilizadas como no passado)
Combinar uma periodicidade: A partir da definição dos demais parâmetros acima, se faz necessário combinar entre as partes a periodicidade com a qual os dados devem ser transmitidos, para que se possa configurar as ferramentas de intercâmbio de dados de forma adequada.
Configuração dos sistemas: Tanto o Embarcador como a Transportadora deverão adaptar os seus sistemas para suportar os Layouts definidos;
Capacitação de usuários: Precisam ser destacados e treinados os usuários que irão operar as ferramentas de EDI, para que o processo possa transcorrer sem falhas no dia-a-dia pós implantação;
Testes iniciais: Depois de tudo configurado e usuários capacitados, é hora de realizar os primeiros testes de integração afim de confirmar a correto funcionamento da comunicação entre os sistemas das duas empresas, e identificar qualquer necessidade de ajuste ou correção;
Inicio da operação: Com tudo pronto e testado, já podemos iniciar a operação, acompanhar e resolver possíveis dúvidas e problemas comuns ao inicio de qualquer novo processo.

Conclusão

Sem dúvidas, o desenvolvimento de tecnologias capazes de digitalizar a comunicação entre as partes envolvidas no transporte de mercadorias é a melhor maneira de garantir a acuracidade na hora de emitir documentos fiscais, relatórios de acompanhamento de embarque e desembarque de produtos, além de diversos outros arquivos necessários ao bom funcionamento de gestão de logística.

A automação dos procedimentos empresariais veio para revolucionar a maneira como você lidava com papéis e arquivos. Uma nova tendência toma conta da maneira que realizamos a gestão dos negócios.

No passado, a necessidade de se realizar esse processo manualmente causava diversos problemas, que poderiam vir a condenar toda a operação.

Isso ocorria por meio de erros de digitação, falta de atenção, e em alguns casos até mesmo má-fé de usuários, comprometendo significativamente a operação de diversos setores.

Por que você insistiria em continuar utilizando métodos ineficazes, que trazem prejuízos a sua cadeia produtiva? Tudo isso ficou para trás! Que tal você começar a pensar diferente e também introduzir o sistema EDI Transportes na sua empresa?

Gostou de atualizar os seus conhecimentos sobre novas tecnologias que auxiliam o cotidiano de uma transportadora? Acesse, agora mesmo, nosso Guia Logística 4.0 e aprenda como as melhores transportadoras estão se preparando para o futuro!

Sobre a Datamex

A Datamex Tecnologia é especializada no desenvolvimento de Software de Gestão Empresarial, e trabalha a mais de 15 anos com foco em Empresas de Logística, atendemos principalmente Transportadoras, Armazéns Gerais e Operadores Logísticos. Estamos à sua disposição para prestar orientações e para lhe apresentar o nosso Software TMS e Emissor de CT-e e MDF-e, que possui ferramenta de integração EDI e já está integrado e homologado por grandes embarcadores, indústrias, transportadoras e operadores logísticos nacionais.

Entre em contato e solicite maiores informações sobre o nosso Software de Gestão para Transportadoras com EDI, CTe, MDFe e muito mais!

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integracao edi com embarcadores porque é tão importante

Por que a integração EDI com embarcadores é tão importante? Entenda!

By: Fábio Cunha

Se você pudesse aumentar a agilidade, reduzir erros, diminuir custos e melhorar a segurança na troca de informações entre a transportadora e o embarcador, qual seria o resultado? Com certeza, isso aumentaria a sua competitividade de mercado.

A tecnologia capaz de fornecer todos esses benefícios é conhecida como integração EDI. Ela pode ser adotada pelas empresas por meio da implementação de sistemas de gestão especializados, que suportem esta tecnologia.

Neste artigo, explicamos o conceito e funcionamento da integração EDI para ajudar você a conhecer mais sobre o assunto. Além disso, trazemos as vantagens às transportadoras e aos embarcadores, dicas sobre como implementar essa modernidade e, no fim, como as soluções Datamex auxiliam no processo. Confira!

O que é e como funciona a integração EDI?

É preciso entender melhor como funciona o EDI Transportes, que é a padronização da troca de dados entre dois sistemas na área de transporte e logística. Geralmente, é utilizado o padrão PROCEDA, que consiste em um conjunto de formatos para organização e troca de informações entre sistemas. Esse padrão permitem que as empresas troquem diferentes informações, como:

dados das notas fiscais (NOTFIS);
conhecimento de transporte (CONEMB);
eventos e ocorrências nas entregas (OCOREN);
conhecimentos para pagamento (DOCCOB);
solicitações de coletas e entregas (SOCEN);
espelhos de faturas de cobrança (PREFAT).

Como o assunto é bastante amplo, você pode se aprofundar nele com a leitura de nossos artigos que esclarecem mais sobre o EDI PROCEDA, seus padrões e arquivos. Quanto à integração EDI, trata-se no uso de tecnologias que automatizam a troca de informações entre a transportadora e o embarcador.

Isso é feito quando diferentes sistemas compatíveis com o leiaute EDI são interligados. Não será necessário digitar manualmente os dados e enviá-los para seu parceiro: as plataformas de gestão efetuam a transmissão, o recebimento e a aproveitamento das informações, sem a necessidade de digitação manual.

Por exemplo: os sistemas emitirão os conhecimentos de transporte para o embarcador, que informará os valores liberados para faturamento e pagamento ao transportador, que por sua vez enviará as faturas de volta ao embarcador. Tudo isso é realizado de forma rápida e confiável.

Quais são as vantagens da integração EDI para a transportadora?

Todos os benefícios decorrem do fato de que várias atividades são executadas pelos sistemas de gestão, com base no aproveitamento das informações recebidas. Confira os mais relevantes para as transportadoras.

Segurança nas operações

Muitas vezes, os colaboradores cometem erros de digitação, de cálculo, atrasam envios de informações, se esquecem de inserir determinado dado, entre outras falhas. Isso pode acontecer em razão de estresse ou pelo fato de o trabalho ser muito repetitivo ou cansativo. Mas isso ainda traz muitos problemas à organização e prejudica a relação com os embarcadores.

Porém, os sistemas de gestão que suportam integração EDI eliminam a necessidade de digitar documentos e transmitem informações sem incorrer nos erros listados. Assim, contribuem para o aumento da qualidade e produtividade na cadeia logística, bem como para uma relação comercial mais saudável.

Diminuição de custos

A integração EDI traz economias de diferentes formas à transportadora. As principais delas são:

custos administrativos, que são os gastos com pessoal, diminuem;
o mesmo ocorre com os gastos com papéis, impressões, pastas, tintas e outros materiais;
custos com infraestrutura também são reduzidos, já que os documentos são armazenados em servidores e até na nuvem;
redução de gastos com retrabalho e erros.

Aumento da produtividade

Os colaboradores não precisarão mais despender tempo em atividades puramente burocráticas, como digitação, envio de documentos, conferência de dados etc. Além disso, a necessidade de retrabalho decorrente de erros é eliminada.

Isso permite que os funcionários se concentrem mais nas atividades estratégias e urgentes. A tecnologia também ajuda a desenvolver suas operações mais rapidamente, o que agrega mais valor à hora de trabalho da equipe.

Melhor comunicação

O uso da integração EDI e dos sistemas de gestão para transportadora aprimora a comunicação entre as empresas em vários aspectos:

aumenta a transparência na troca de informações;
torna a comunicação mais ágil;
melhora a segurança, ao evitar a transmissão de dados errôneos;
padroniza a estrutura dos formulários, o que evita incongruência dos dados e leituras errôneas das informações etc.

Quais são os benefícios para embarcadores?

Não é somente a transportadora que é beneficiada com a integração dos sistemas. Os embarcadores também usufruirão de diversas vantagens, como:

mais transparência, segurança e agilidade no envio e recebimento de dados;
redução dos erros, riscos e custos do negócio;
automatização de operações burocráticas, maximizando a eficiência da equipe;
eliminação da necessidade de digitar dados na auditoria de fretes, o que traz mais segurança ao procedimento.

Como essa integração pode ser implementada?

Primeiro, entenda que a integração EDI envolve duas ou mais empresas. Por isso, ela não pode ser feita a partir da decisão de apenas um dos parceiros de negócio.

Informe os parceiros e seus colaboradores

Deve-se informar os seus parceiros comerciais sobre a possibilidade da integração EDI e os benefícios de fazê-lo. Também, desenvolva uma cultura organizacional voltada à inovação — para garantir que o pessoal adote as tecnologias —, e explique o funcionamento da EDI. Essa etapa é necessária para fazer com que todos os benefícios da modernidade sejam aproveitados por ambas empresas.

Estruture o fluxo de informações

Defina quais informações serão trocadas entre as organizações e os responsáveis pela atividade. Após, desenvolva ou ative e configure as integrações em ambos sistemas, seguindo os padrões escolhidos. O mais comum é o PROCEDA.

Nessa fase, ainda é preciso estabelecer a forma que os dados serão enviados (por email, FTP, VAN ou Webservices) e sua frequência. Ressalta-se que cada arquivo pode requerer uma repetição diferente, conforme suas características.

Configure os sistemas

As empresas precisarão realizar modificações em seus sistemas para que suportem os leiautes EDI definidos. É recomendável adotar uma plataforma de gestão que já inclua a possibilidade de fazer essa integração, seja com padrão PROCEDA, seja com outros mais específicos.

Treine a equipe e faça testes

Por fim, capacite os funcionários que utilizarão os sistemas de gestão e crie um período de testes. Anote qualquer problema na integração e tome as medidas cabíveis para solucioná-lo. Depois dos ajustes, faça outro teste para assegurar que tudo está funcionando adequadamente.

Como as soluções Datamex ajudam nesse processo?

A Datamex desenvolveu um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS ou Transportation Management System) com suporte nativo as tecnologias de EDI e Webservices, e que fornece uma plataforma completa, flexível e com planos que atendem às necessidades de negócios de qualquer porte.

O TMS Datamex já integra a gestão financeira, controle de frotas, emissor de CTe, entre outras ferramentas, com a melhor relação entre custo-benefício que você encontrará. Esse sistema conta com integração total via EDI entre as transportadoras e embarcadores, permitindo que a coleta e entrega de informações ágil, segura e econômica. Cada operação será registrada no sistema, o que garante amplo controle pelos gestores.

A integração EDI é muito vantajosa, conforme foi exposto acima. No entanto, será preciso que ambas as empresas adotem a tecnologia e que seja utilizado um sistema de gestão que seja compatível com o leiaute EDI, o PROCEDA e outros padrões.

Entre em contato, agora mesmo, com a Datamex para conhecer nosso TMS. Temos planos adequados para empresas de todos os tamanhos!

O que é o arquivo SOCEN no EDI de Transporte

Arquivo SOCEN: o que é e para que serve no EDI de Transporte?

By: Fábio Cunha

A tecnologia é uma grande aliada na rotina de qualquer organização, sendo que muitas inovações aumentam a produtividade de seus colaboradores ou a eficiência de suas operações. Umas delas é conhecida como arquivo SOCEN. Esse é um arquivo EDI de Transporte do Padrão Proceda que traz amplas vantagens para transportadoras e, até mesmo, aos embarcadores.

Não sabe o que significam esses conceitos, mas tem interesse em saber como eles podem beneficiar seu negócio?

Então termine esta leitura! Nela explicaremos o que exatamente são arquivos EDI, qual é o conceito do padrão de arquivo SOCEN, como ele funciona, qual é a importância e as vantagens que ele proporciona. Confira!

O que são arquivos EDI?

A sigla EDI significa Eletronic Data Interchange — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados em português — e se trata de uma tecnologia desenvolvida para padronizar a comunicação entre sistemas criados por diferentes pessoas ou empresas.

A troca de informações entre organizações é otimizada com o seu uso, já que ele funciona como um guia que orienta a forma como os arquivos são gerados e transmitidos entre as empresas. Na prática, tudo é realizado por um sistema de gestão para transportadora, poupando os colaboradores de efetuar diversas atividades manualmente.

O que é o arquivo SOCEN?

O arquivo SOCEN consiste em uma forma de organizar e transmitir as informações de Solicitação de Coleta e Entrega referentes a uma operação de transporte. O software de gestão do embarcador cria um documento virtual e no formato de texto — arquivo.txt, por exemplo — que poderá ser utilizado pelos sistemas das empresas envolvidas na atividade.

Será necessário que as partes utilizem uma tecnologia que se integre com os clientes e usem o leiaute EDI. Os dados podem ser obtidos automaticamente pelo programa ou importados por um usuário.

Imagine que o embarcador solicitar a uma transportadora que realize uma coleta ou entrega. Basta que ele gere em seu sistema um arquivo EDI, selecione padrão proceda, layout de arquivo SOCEN e transmita à transportadora o arquivo de texto gerado pelo software. O software da transportadora preencherá os dados imediatamente em uma Ordem de Coleta ou Entrega todas as informações que constam no arquivo importado e o usuário deve apenas confirmar o lançamento do documento.

Você pode se aprofundar no assunto com o nosso artigo que explica de forma mais detalhada o conceito de EDI e PROCEDA na logística.

Para que serve o arquivo SOCEN no EDI de Transporte?

A finalidade principal do arquivo SOCEN é a de automatizar a troca de informações sobre solicitações de coletas e entregas entre as empresas, que é uma tarefa que costuma ocupar muito tempo dos colaboradores quando feita manualmente, e está suscetível a erros. Esse objetivo é possível de ser alcançado pelo fato de o arquivo incluir amplas informações das operações a serem realizadas pela transportadora, proporcionando grande ganho de tempo e segurança.

Quais os benefícios para a transportadora no uso do arquivo SOCEN?

As vantagens estão diretamente relacionadas ao ganho de agilidade e à melhoria da qualidade na operação das transportadoras, graças a troca de informações eletrônicas com outras empresas. Neste tópico listamos os principais benefícios do uso do padrão SOCEN e da transformação digital do negócio em geral.

Maior agilidade

Como o processo será feito por meio de uma plataforma especializada, o recebimento e o envio de informações referentes às cargas e documentos se torna mais ágil.

Redução de erros

Um bom sistema de gestão para logística recebe as informações do EDI SOCEN automaticamente e elimina a necessidade de digitar os dados, minimizando a possibilidade de que os documentos fiscais que contenham falhas ou dados errôneos sejam enviados ao embarcador. Também são reduzidos os riscos de insatisfação dos clientes, o que melhora a imagem da empresa e suas relações comerciais.

Aumento da produtividade

A automatização de tarefas possibilita que os colaboradores sejam melhor aproveitados, já que eles não precisarão digitar manualmente documentos, conferir dados, enviar e receber arquivos etc.

Diminuir o número de tarefas burocráticas contribui para redução do estresse na jornada de trabalho e, consequentemente, melhora o humor da equipe, maximiza a produtividade e minimiza a quantidade de erros cometidos nas outras atividades.

Melhoria da comunicação com o arquivo SOCEN

Com o arquivo SOCEN, não será preciso enviar informações sobre as operações por e-mail ou mensagem. O embarcador, a transportadora e outras empresas interessadas receberão dados de forma imediata e clara. Isso diminui a ocorrência de transmissões errôneas de informações, atrasos, esquecimentos, entre outros problemas.

E quais são as vantagens do EDI de Transporte para o embarcador?

Não é somente a empresa de transporte que se beneficia com a tecnologia, o embarcador também tem sua rotina otimizada. Entenda as vantagens abaixo.

Eficiência na auditoria de fretes

A auditoria de frete é o ato de conferir as faturas enviadas pelos transportadores com o objetivo de encontrar duplicidades e erros, bem como corrigi-los. Com o emprego do EDI, a transportadora transfere as informações automaticamente ao embarcador, menos falhas ocorrem e o tempo necessário para conferir os documentos é reduzido.

Aumento da qualidade da comunicação

A padronização da troca de informações implica na uniformização da comunicação com a transportadora, pois os sistemas das partes serão integrados e alinhados.

Isso significa que a estruturação de formulários e o compartilhamento de dados em geral serão feitos da mesma forma por ambos, trazendo mais clareza, transparência e confiança na comunicação.

Redução de custos e falhas

Assim como os transportadores, os colaboradores dos embarcadores também usufruem da automação das tarefas burocráticas. Logo, se diminui os erros de digitação e o tempo necessário para realizar certas operações.

O pessoal terá um considerável aumento de sua eficiência, agregará mais valor ao negócio e proporcionará uma redução nos custos administrativos (gastos com mão de obra).

Conclusão

O arquivo SOCEN é um recurso tecnológico que traz vários benefícios tanto ao transportador como ao embarcador. Entretanto, é importante encontrar um sistema de gestão que seja capaz de ler e trabalhar arquivos do leiaute EDI, que é a base para o padrão SOCEN.

Se precisar de ajuda para melhorar a performance da sua transportadora, fale com a nossa equipe comercial e peça uma demonstração grátis e sem compromisso do TMS Datamex!

Entenda o que é arquivo DOCCOB no EDI Proceda e quais os benefícios para o Transporte

O que é arquivo DOCCOB do EDI Proceda e quais os benefícios no Transporte?

By: Fábio Cunha

Assegurar uma boa comunicação entre as transportadoras e os embarcadores é crucial para o sucesso das operações logísticas, bem como para melhorar a eficiência do negócio e maximizar a satisfação de seus clientes. Uma das principais tecnologias que ajuda a alcançar esse objetivo é o arquivo DOCCOB.

Se você ainda não sabe o significado desse termo, continue lendo este post para entender seu conceito, que informações ele carrega, o que são arquivos EDI e qual sua ligação no assunto, qual é a finalidade do DOCCOB e sua importância para auditoria de fretes.

Boa leitura!

O que é o arquivo DOCCOB e qual é sua relação com EDI?

O Documento de Cobrança — arquivo DOCCOB — e se trata de um arquivo enviado pela transportadora para o embarcador (contratantes dos fretes), e em linhas gerais ele consiste em uma versão eletrônica da fatura de transportes. Para entender sua funcionalidade, primeiro é necessário entender o que é EDI e qual sua ligação com o arquivo.

Electronic Data Interchange — EDI ou Intercâmbio Eletrônico de Dados em português — é uma tecnologia que integra os sistemas das empresas com o objetivo de facilitar e agilizar a troca de dados. Ela reduz a intervenção humana na transmissão de informações, reduzindo custos e a ocorrência de erros.

Para que as empresas de transporte e os embarcadores aproveitassem dessa modernização, uma empresa chamada Proceda — atualmente denominada TIVIT — desenvolveu o EDI padrão PROCEDA, um leiaute que apresenta uma série de informações sobre as operações logísticas.

Na área de transportes, os padrões mais comuns de serem utilizados pelas empresas são o XML e o PROCEDA, esse último apresenta diferentes tipos de arquivos EDI e que cada um deles tem um determinado objetivo, sendo que o arquivo DOCCOB é apenas um deles.

Confira quais são os layouts de arquivos EDI contemplados no Padrão Proceda:

NOTFIS (notas fiscais): apresenta as mesmas informações das notas fiscais e é uma alternativa para o formato xml;
CONEMB (conhecimentos embarcados): traz dados sobre os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) ou das notas fiscais de transporte para o embarcador. Nos casos em que há redespacho, os dados são enviados de uma transportadora para outra;
OCOREN (ocorrências das entregas): sua finalidade é a de informar os clientes sobre o status das entregas de mercadorias, ele também traz informações sobre atrasos, danos, extravios e outras ocorrências;
PREFAT (pré-fatura do transporte): contém dados sobre as faturas liberadas para fazer o pagamento;
DOCCOB: é gerado a partir do PREFAT e tem o objetivo de informar quais CT-es foram conferidos e liberados para realizar o faturamento.

Ressalta-se que os documentos NOTFIS, CONEMB e OCOREM são os mais utilizados no dia a dia das comunicações eletrônicas entre transportadoras e seus clientes, enquanto o PREFAT e o DOCCOB são menos comuns, porém, muito importantes.

Além disso, para utilizar esse documento será necessário que a empresa adote um sistema de gestão completo que faça a integração entre os clientes e embarcadores por meio de EDI e com padrão PROCEDA.

Para que serve o arquivo DOCCOB?

O arquivo DOCCOB tem a finalidade de concentrar as informações relacionadas a cobrança pelo serviço de transporte prestado, ou seja, é uma espécie de fatura eletrônica de transporte, na qual o embarcador conseguirá obter os dados referentes aos CT-es ou NFS-e de Transportes emitidos pelo e cobrados pelo transportador.

Esse arquivo veio para substituir faturas que anteriormente eram enviadas em papel por notas promissórias ou duplicatas, mas agora é possível reunir as cobranças em um único arquivo digital.

Ressalta-se que o DOCCOB não substitui boletos — já que ele não tem vínculos com instituições bancárias —, não pode ser usado para fazer ações de cobranças às empresas nem consistem em documentos fiscais, portanto, não servem de prova para eventual litígio judicial.

A finalidade do arquivo é de apenas melhorar a comunicação entre os sistemas do transportador e embarcador, permitindo aproveitar as informações. Entretanto, utilizá-lo gera inúmeros benefícios para a competitividade da empresa. Veja quais são eles abaixo.

Traz mais eficiência e velocidade na troca de dados

O sistema de gestão da transportadora pode enviar o arquivo DOCCOB ao embarcador de forma automática, o que torna a comunicação com parceiros mais ágil e elimina a necessidade de enviar as faturas manualmente por e-mail.

Melhora as relações entre os clientes e parceiros

Ele aperfeiçoa o relacionamento com seus clientes e parceiros, já que traz mais transparência, bem como evita desentendimentos e confusões.

Minimiza erros

Como as informações são transmitidas eletronicamente, são eliminados eventuais erros humanos que podem causar grandes prejuízos à empresa, como falha na digitação, atrasos, falta de dados e esquecimentos.

Reduz os custos e tempo

Minimizam-se os gastos com impressões, papéis, tintas e recuperação de documentos. Também se economiza com custos administrativos, já que há uma diminuição o tempo gasto com atividades manuais e operacionais.

Aumenta a produtividade

A automatização da troca de dados permite que sua equipe se concentre nas atividades mais estratégicas da empresa. Isso reduz a carga de trabalho e o estresse dos colaboradores, tornando-os mais produtivos.

O arquivo DOCCOB ajuda a agilizar o recebimento dos fretes

Partindo do princípio que os embarcadores ganham muito tempo ao importarem em seus sistemas o arquivo DOCCOB com os dados das faturas, existe uma forte tendência nesse ganho de tempo se traduzir em um prazo menor para efetuarem o pagamento.

Qual é a importância do arquivo DOCCOB para os transportadores?

Apesar de o DOCCOB não ser um documento obrigatório por lei, isso não significa que não seja importante para os transportadores. Ele facilita a rotina de trabalho dos envolvidos nas operações de diversas formas. Veja algumas de suas vantagens:

evita problemas com a comunicação entre o contratante e o transportador;
torna a troca de informações mais eficiente e rápida;
relaciona vários CT-es em uma única fatura;
ajuda a agilizar a auditoria de frete e a liberação de pagamentos nos embarcadores;
permite o recebimento do documento automaticamente, eliminando a possibilidade de que ocorram atrasos ou esquecimentos da contratante.

O embarcador poderá visualizar claramente quais CT-e foram auditados e prontos para pagamento, podendo iniciar suas operações financeiras com mais segurança e agilidade.

Qual é a ligação do arquivo DOCCOB com a auditoria de frete?

Normalmente o arquivo DOCCOB somente será gerado depois que a auditoria de frete no embarcador for encerrada. O embarcador faz a análise das ocorrências de entrega recebidas e envia para a transportadora o arquivo PREFAT, que informa os CT-es que foram liberados para o faturamento. Após, a transportadora gera uma fatura com base nos documentos elencados no arquivo PREFAT e envia a sua versão digital, ou seja, o arquivo DOCCOB ao embarcador, informando sobre os CT-es incluídos na cobrança.

DOCCOB é um conceito logístico bastante importante para as empresas e transportadores que querem melhorar a qualidade da prestação do serviço e aumentar sua competitividade. Para isso, é preciso que a empresa implemente um bom sistema de gestão para transportadoras que integre os dados pelo padrão PROCEDA.

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O que é arquivo PREFAT no EDI Proceda, o que é e quais benefícios para o Transporte

arquivo PREFAT no EDI Proceda: como funciona e quais benefícios para o Transporte

By: Fábio Cunha

Há várias tecnologias que auxiliam na gestão e na rotina de uma transportadora. Uma delas consiste no arquivo PREFAT, ferramenta que pode trazer vários benefícios, como economia de custos, agilidade, diminuição de erros, melhor comunicação com parceiros, entre muitos outros.

Dificilmente o PREFAT é utilizado pelas empresas, já que a maioria delas prefere usar somente o arquivo DOCCOB — documento de cobrança — e os demais arquivos do padrão EDI Proceda.

Entretanto, esse pode ser um recurso tecnologia ideal para trazer maior segurança ao processo de faturamento de uma operação de transporte, dependendo do perfil da operação e das empresas envolvidas.

Quer saber mais sobre o tema? Neste artigo explicamos o que exatamente é o arquivo PREFAT, qual é sua funcionalidade no campo prático e quais são as suas vantagens. Continue a leitura!

O que é o arquivo PREFAT?

O arquivo EDI PREFAT segue o mesmo padrão de nomenclatura dos demais arquivos do Padrão Proceda, e significa “pré-fatura”, ou seja, ele traz uma espécie de espelho eletrônico da fatura que está liberada para ser cobrada.

Para entender mais sobre o assunto de forma completa e evitar confusões, primeiro é necessário saber o que são os arquivos EDI e o padrão PROCEDA, que são as tecnologias que dão a base ao advento do arquivo PREFAT. Nos tópicos seguintes explicamos cada um desses.

Leiaute EDI

Electronic Data Interchange (EDI) — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português — trata-se de uma tecnologia que otimiza a troca de dados entre vários sistemas de informação, mesmo se foram desenvolvidos por várias empresas distintas.

Por exemplo, imagine que um embarcador e uma transportadora desejem trocar informações e utilizem seus próprios sistemas de gestão. Eles podem usar o EDI e interligar seus dados, desde que os sistemas sejam compatíveis com a tecnologia.

Ainda há muitos padrões de EDI que podem ser definidos pelo embarcador e transportadora, sendo que o mais comum de ser utilizado é denominado PROCEDA. Você pode se aprofundar ainda mais no assunto conferindo nosso artigo sobre EDI em transportes e logística.

Padrão PROCEDA

PROCEDA é um dos padrões de leiautes de documentos EDI para transporte, ou seja, a forma como ele é construído e será lido pelos programas. Ele é responsável por fazer a troca das informações nos procedimentos de transporte.

Na prática, trata-se de um registro em formato texto (por exemplo: arquivo.txt) com várias campos a serem preenchidos com informações úteis sobre um processo logístico. Esse padrão permite que cinco tipos de arquivos sejam enviados, são eles:

NOTFIS: inclui informações sobre as notas fiscais das mercadorias a serem transportadas;
OCOREN: informa mudanças na situação das cargas;
CONEMB: traz dados referentes aos conhecimentos de transporte gerados;
DOCCOB: lista os conhecimentos e transporte faturados e que deverão ser pagos pelo embarcador;
PREFAT: detalha os documentos fiscais que podem ser faturados.

Vale lembrar que não existe obrigação fiscal do uso de EDI na comunicação entre embarcadores e transportadores, mas sim uma grande adesão dos principais embarcadores ao uso do EDI, de forma que cada vez mais eles estão exigindo que as transportadoras tenham softwares de transporte compatíveis com EDI para que possam atende-los com maior qualidade. Sendo assim, ter dominar o EDI e ter um sistema compatível tem se tornado cada vez mais um pré-requisito para que as transportadoras se mantenham e cresçam no mercado.

PREFAT

PREFAT significa pré-fatura e consiste em um arquivo EDI do padrão PROCEDA. Ele é gerado pelo sistema da empresa que contratou um serviço de transporte e transmitido para a transportadora, depois que já foi recebida a confirmação da ocorrência de entrega da mercadoria.

Ele traz uma lista dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) e as Notas Fiscais de Serviço Eletrônica (NFS-e) que estão liberadas para faturamento e pagamento. No arquivo também estão discriminados os valores referentes aos serviços de transporte prestados.

Quando essas informações são alocadas no PREFAT, significa que já ocorreu o transporte das cargas e os documentos podem ser faturados.

Para que serve o arquivo PREFAT?

Na prática, o embarcador coloca no PREFAT uma lista de documentos fiscais conferidos e que estão liberados para cobrança por parte da transportadora. Ele envia o arquivo à empresa de transporte que, por sua vez, poderá realizar a cobrança pelos serviços prestados.

O embarcador consegue criar o PREFAT a partir dos dados dos arquivos XML dos CTes ou do CONEMB. Portanto, podemos afirmar que o documento funciona como um espelho das faturas para que a transportadora faça as cobranças.

Quais são as vantagens do arquivo PREFAT?

Muitas empresas deixam de utilizar o PREFAT pelo fato de não ser um documento obrigatório, entretanto, suas funcionalidades trazem muitas vantagens para uma transportadora. Entenda quais são os benefícios a seguir.

Segurança nas cobranças

Se você deseja evitar que ocorram divergências no pagamento dos serviços, é necessário que os CTes sejam conferidos antes de serem faturados. O arquivo PREFAT garante à transportadora que o embarcador já analisou os fretes e, portanto, pode-se enviar a cobrança com segurança.

Eliminação de erros nos valores de pagamento

Cobrar valores errôneos prejudica o controle financeiro das empresas, traz grandes prejuízos e pode até mesmo gerar desconfiança de seus parceiros. Mas esse problema é solucionado com o emprego do arquivo PREFAT, já que todas as informações dos documentos foram conferidas antecipadamente.

Tanto o embarcador como a transportadora têm a segurança de que os preços estão corretos, sem qualquer erro de cálculo ou duplicidade.

Pagamentos dentro do prazo

Como o embarcador sabe que os valores estão corretos, ele não precisa fazer a conferência dos documentos antes de efetuar o pagamento das cobranças. Com esse benefício, a transportadora recebe os valores em dia, assegurando seu capital de giro (quantia necessária para manter suas atividades) e dinheiro em caixa.

Mais agilidade na troca de dados

Com a utilização de uma boa plataforma de gestão desenvolvida para empresas de transporte, essas podem integrar seu sistema com os embarcadores e fazer com que o PREFAT seja recebido automaticamente. A tecnologia torna a comunicação mais eficiente, ágil e segura que outros meios, como o e-mail.

Melhor relação com parceiros

O arquivo PREFAT elimina desentendimentos e a ocorrência de preços errôneos, agiliza a comunicação e traz mais transparência às negociações. Isso melhora sua relação com parceiros e beneficia a imagem da transportadora perante o mercado de forma generalizada.

Economia de tempo e dinheiro

Quando você moderniza os processos da empresa, é possível reduzir ou eliminar o uso de materiais físicos, a necessidade de armazená-los e os gastos com a recuperação deles.

Outra economia consiste nos custos administrativos, já que diminui o tempo gasto dos colaboradores com atividades burocráticas e manuais. Isso também faz com que eles concentrem seus esforços em atividades mais estratégicas ou de maior valor, maximizando sua produtividade.

O PREFAT é um arquivo que poderá aumentar a competitividade de qualquer empresa de transporte. Entretanto, é necessário implementar um sistema de gestão que utilize o leiaute EDI com padrão PROCEDA para que ela aproveite dos benefícios dessa tecnologia.

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O que é o arquivo NOTFIS do EDI Proceda e como pode otimizar a operação de transporte?

By: Fábio Cunha

O arquivo NOTFIS é um dos layouts padrão que compõe o sistema de EDI padrão Proceda, no qual constam os dados das notas fiscais dos produtos a serem transportados.

Esse arquivo é enviado pelos embarcadores, ou seja, os contratantes do frete, para o transportador, que é quem fará o frete, para que eles aproveitem os dados e agilizem a emissão dos CT-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos) ou das NFS-e (no caso de transporte dentro do município).

Quer entender melhor para que serve o NOTFIS e como ele pode auxiliar o processo de comunicação? Então, continue a leitura!

O que é e para que serve o EDI?

Com o avanço da tecnologia nos últimos anos, o processo de otimização da comunicação na gestão de transporte e logística tem crescido consideravelmente, contribuindo para alcançar melhores resultados. Diante disso, surgiu o EDI, ou Eletronic Data Interchange, que significa, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados.

Dentro do universo do EDI, foram criados diversos padrões de comunicação, inclusive o PROCEDA, dentro do qual destaca-se o arquivo NOTFIS. Ambos têm como objetivo facilitar a troca de dados entre o embarcador e a transportadora. Essa ferramenta consiste em uma tecnologia que tem por finalidade promover uma maior facilidade de comunicação entre sistemas independentes.

Por meio do EDI, a empresa poderá estabelecer comunicação e trocar informações importantes sobre os negócios.

Para que serve o arquivo NOTFIS?

O principal objetivo do arquivo NOTFIS é facilitar a vida dos envolvidos no transporte de cargas, ou seja, tanto o embarcador quanto o transportador são beneficiados.

A principal vantagem em utilizar o NOTFIS é que isso evita erros que eram comuns no processo de digitação de dados das mercadorias a serem carregadas pelas transportadoras.

Cabe salientar que com a criação da Nota Fiscal Eletrônica, diversas empresas aderiram ao envio do arquivo XML das NF-e, ao invés de enviar os mesmos dados em arquivo NOTFIS, o que também permite aproveitar os dados contidos na Nota Fiscal e, dessa forma, evitar erros, eliminar retrabalho e agilizar consideravelmente as operações em toda a cadeia logística.

Quais problemas uma transportadora pode enfrentar por não ter sistema compatível com arquivo NOTFIS?

Como vimos anteriormente, o arquivo NOTFIS é de sua importância para evitar perda de tempo, retrabalho e erros no transporte de cargas. Conheça algumas situações que as transportadoras que não utilizam esse arquivo do padrão PROCEDA enfrentam!

Retrabalho e perda de tempo para emissão dos CT-e e MDF-e

O processo de emissão dos CT-e e MDF-e pode ser bastante trabalhoso se realizado manualmente. Afinal, é necessário cadastrar dados do remetente, do destinatário, pesos e valores das mercadorias etc. Qualquer erro nesses dados gera um grande retrabalho e perda de tempo, além de comprometer o processo de emissão dos documentos fiscais.

Em compensação, com a utilização de um software de gestão de transporte (TMS) compatível com o arquivo NOTFIS, é possível importar esses dados de forma automática e, assim, emitir os documentos fiscais eletrônicos de maneira rápida e segura.

Perda de confiança por parte dos embarcadores

Erros de digitação durante o cadastro, problemas na emissão de documentos e atrasos por falhas no preenchimento de dados são situações muito comuns, mas que, quando rotineiras, fazem com que os embarcadores percam a paciência e a confiança no trabalho da transportadora. Afinal, ao contratar um serviço, eles esperam cuidado, segurança e agilidade.

Utilizando um sistema de transporte compatível com o NOTFIS, a transportadora garante que esses pequenos erros sejam minimizados, conquistando a confiança dos clientes e prestando um serviço mais ágil e seguro.

Altos custos com mão de obra para digitação de dados

Além de problemas externos que prejudicam a transportadora, outra situação complicada é a necessidade de contratação de profissionais para um trabalho operacional, cansativo e desnecessário. Nesse sentido, a situação enfrentada é um serviço pouco escalável, uma vez que será necessário contratar um novo colaborador, de acordo com o aumento do número de clientes, o que inclusive reduz a margem de lucro do negócio.

Ao utilizar um software de transporte compatível com o arquivo do padrão PROCEDA, você minimiza a necessidade de contratação de mão de obra para serviços operacionais, e pode focar em cargos mais estratégicos para os colaboradores.

Quais os benefícios de utilizar o arquivo NOTFIS?

São diversos os benefícios proporcionados pelo uso do EDI NOTFIS.

Mais produtividade, velocidade e segurança na emissão de CT-e

O emprego do EDI Proceda, em especial do arquivo NOTFIS permite agilizar em muito e tornar mais segura a emissão dos CT-e em uma operação de transporte, uma vez que os dados das Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas virão dentro deste arquivo e serão importadas automaticamente pelo Software TMS da transportadora evitando digitação manual na hora de emitir os conhecimentos de transporte no dia a dia.

Desenvolver a automatização dos processos auxiliará a sua equipe, haja vista que ela poderá se concentrar ainda melhor nas tarefas que exigem mais atenção, desencadeando, assim, uma maior e melhor produtividade. Outra questão a se pontuar é que com o uso desse recurso, os erros que ocorrem no registro manual das informações acabarão.

Redução de custos operacionais e administrativos

Serão eliminados custos como: gastos com arquivamento, papel, impressão e recuperação dos documentos. Além do exposto, os gastos administrativos também diminuirão, uma vez que o tempo gasto com as ações operacionais e manuais tais como lançamentos de dados das notas fiscais para emissão de CT-e será reduzido significativamente.

Aumento da qualidade nos serviços e clientes mais satisfeitos

Pelo fato de estar desenvolvendo um melhor planejamento na sua logística e uma eliminação de digitação manual de dados, com o tempo os prazos de atendimento reduzirão notoriamente, fazendo com que os serviços prestados sejam mais eficazes; além disso, os seus clientes ficarão muito mais satisfeitos e isso contribuirá para o progresso da empresa no mercado.

Melhoria nas relações com parceiros de negócio

Utilizando o arquivo NOTFIS na sua operação de transporte, você proporcionará melhorias à sua empresa, saindo na frente de muitos concorrentes no mercado. Com isso, a qualidade de relacionamento com os seus parceiros de negócio será favorecida, pois haverá mais transparência e, consequentemente, menos desentendimentos, que são a causa da maioria dos conflitos empresariais.

Desse modo, é notório como o NOTFIS auxilia no processo de comunicação, integra informações e melhora significativamente o desempenho logístico da transportadora.

Além do que foi dito, pontuamos também que o uso de um software de gestão de transportes é imprescindível para potencializar esse recurso, auxiliando na execução de todos os processos no dia a dia e permitindo que a empresa usufrua dos benefícios que essa ferramenta EDI NOTFIS proporciona.

Quais outros impactos que o arquivo NOTFIS gera nos processos logísticos?

Esse recurso, como já foi dito, impacta positivamente nos negócios da sua empresa.

Por isso, ressaltaremos mais alguns benefícios de ter um Software compatível com EDI Proceda / NOTFIS:

uma maior agilidade nas operações;
fidelização de clientes / embarcadores;
maior facilidade para conquistar novos clientes no mercado;
diminuição nos gastos;
redução nas chances de ocorrerem erros;
ganho notório na eficiência.

Desse modo, notam-se os principais pontos positivos do arquivo NOTFIS e como esse recurso pode otimizar significativamente a operação e a gestão de transporte, facilitando tanto a vida do empreendedor quanto do cliente final.

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Entenda o que é o arquivo OCOREN dentro do Padrão EDI Proceda

Arquivo OCOREN o que é e para que serve dentro do EDI de Transporte

By: Fábio Cunha

O relacionamento entre as transportadoras e embarcadores está cada vez mais acontecendo através de meios digitais, de forma que sistemas conversam diretamente com outros sistemas, sem necessidade de intervenção humana, e dentro desse contexto surgem várias dúvidas dos profissionais, e uma delas diz respeito ao arquivo OCOREN, o que vamos esclarecer ao longo deste artigo.

O que é arquivo OCOREN ?

OCOREN é uma sigla que significa Ocorrência de Entregas e o arquivo OCOREN consiste em um arquivo eletrônico, em formato TXT, que, como seu nome sugere, traz o registro de quaisquer ocorrências (eventos) durante o processo de coleta, movimentação, estocagem e entrega. Ele é gerado pela empresa de transporte e enviado para os contratantes de fretes (que são os embarcadores).

Seu objetivo principal é o de fornecer o status (situação atual) das entregas das cargas aos clientes, informando se elas foram recebidas ou ocorreram devoluções, reentregas, cancelamentos etc. Com a adoção de uma tecnologia ou software de gestão de transporte (TMS) que seja capaz de gerar o arquivo OCOREN, a transportadora consegue enviar essas informações de forma mais rápida, transparente, segura e objetiva.

Quer saber como esse documento eletrônico pode ser vantajoso para sua empresa? Explicamos neste artigo qual é a real importância desse arquivo, o que ele traz no seu conteúdo, como gerá-lo, como ele funciona, entre outros tópicos sobre o tema. Confira a leitura!

Qual é a importância do OCOREN?

Primeiro entenda que o OCOREN é um dos arquivos EDI (Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português) que segue as especificações do padrão PROCEDA (forma de serem elaborados os arquivos eletrônicos para comunicação entre sistemas na área de transporte). No total, o padrão proceda traz as especificações de 5 documentos que utilizam essas tecnologias:

NOTFIS (dados das notas fiscais): é criada pelos clientes (embarcadores) e transmite ao transportador os dados das notas fiscais das mercadorias que serão transportadas;
OCOREN (ocorrência de entregas): comunica o cliente sobre o estado da mercadoria, bem como qualquer fato relevante que ocorrer durante o processo de coleta, movimentação, frete e entrega;
CONEMB (conhecimentos embarcados): traz informações sobre o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) ou Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) emitidos;
DOCCOB (documento de cobrança): contém uma cópia das faturas emitidas em razão dos serviços prestados, e é enviado pela transportadora ao embarcador;
PREFAT (pré-fatura de serviços de transporte): é um espelho da fatura, enviado à transportadora para mostrar os documentos fiscais que estão liberados para faturamento e pagamento.

Os dois primeiros (NOTFIS e OCOREN) são os mais empregados pelas empresas, enquanto o emprego dos demais vai depender do tipo de operação que for acordado entre a transportadora e o contratante.

Entretanto, a importância do OCOREN não está em nenhuma exigência legal ou fiscal, e sim em acordo entre transportadora e seus clientes, que resolvem adotar essa tecnologia pois ela moderniza a comunicação entre as empresas e cria um rol de diferenciais competitivos, permitindo que sua transportadora se destaque no mercado. Veja os principais benefícios conquistados com o uso do arquivo OCOREN dentro do EDI de Transporte:

redução de devoluções, reentregas e cancelamentos: os clientes têm mais confiança na empresa quando acompanham a situação das entregas em tempo real.
maior satisfação dos clientes: o envio automático de ocorrências possibilita que os problemas sejam solucionados mais rapidamente;
diminuição de custos: diminui os gastos com materiais físicos, recuperação de documentos, encaminhamentos e custos administrativos (pessoal para realizar as atividades);
minimização de erros: o computador não incorre em falhas matemáticas e outros erros;
otimização de tempo: não é necessário despender horas com operações burocráticas, como digitação de valores, realização de cálculos, encaminhamentos etc.
mais produtividade: os colaboradores dedicam mais esforço e tempo nas atividades mais estratégias;
melhor imagem: uma empresa que investe na tecnologia transmite a imagem de ser modernizada.

Os embarcadores também aproveitam de diferentes benefícios quando você utiliza o EDI Proceda e o arquivo OCOREN, pois eles aumentam a eficiência na auditoria de fretes, a qualidade da comunicação e as outras vantagens listadas. Portanto, esse arquivo maximiza as suas oportunidades de mercado e permite a criação de relação mais duradoura e confiável com seus parceiros de negócios.

O que contém o arquivo OCOREN?

Esse documento inclui dados sobre quaisquer ocorrências relacionadas à entrega. Confira exemplos delas:

entrega realizada normalmente;
recusa de entrega por pedido cancelado;
falta de espaço físico no depósito do destinatário;
mercadoria em desacordo com o pedido de compra;
roubo de carga;
possível atraso na entrega por problemas no trânsito;
problema na documentação;
avaria total ou parcial — carga foi danificada;
extravio total ou parcial — carga enviada ao local errado;
apreensão fiscal da mercadoria;
entrega programada;
carga retirada para conferência.

Percebe-se que nem todas as ocorrências consistem em problemas e várias apenas informam a situação do serviço. Como há muitos eventos que podem acontecer, é necessário que transportadora e embarcador definam uma tabela de códigos de ocorrências, que contém a descrição de cada ocorrência, assim os sistemas terão um padrão de comunicação, bem como os gestores e colaboradores podem consultá-la e entender cada incidente.

O arquivo OCOREN vai seguir o layout estabelecido dentro do Padrão Proceda e traz informações sobre cada uma das ocorrências registradas em um determinado período. Entre os elementos que serão encontrados dentro do EDI OCOREN estão:

o identificador do registro;
identificação do remetente e destinatário;
o cadastro geral do contribuinte (CNPJ) e razão social da empresa emissora da nota fiscal;
a série do documento fiscal;
o código de ocorrência na tabela;
a data e a hora da ocorrência;
um texto complementar explicativo de formato livre;
espaços que serão preenchidos com brancos (também chamados de filler).

Como o OCOREN pode ser usado para monitoramento da entrega, é comum que a troca de dados tenha uma frequência bastante alta, o que não será problema se a sua empresa contar com uma boa plataforma para transportadoras que poderá enviar alertas sempre que ocorrerem problemas com alguma das cargas, fazendo com que os gestores tomem rapidamente medidas para solucioná-los, como:

avisar os clientes se acontecerem atrasos;
emitir instruções para efetuar as reentregas;
orientar colaboradores para fazer retiradas e devoluções;
como lidar com o cliente em caso de extravios e avarias.

Como gerar o arquivo OCOREN?

Todas as comunicações realizadas entre sistemas de gestão que usam padrão PROCEDA são feitas por meio de trocas de arquivos em formato de texto (.txt).

As transportadoras utilizam um software desenvolvido especialmente para empresas do ramo — que é conhecido como Transport Management System ou TMS —, que poderá gerar o arquivo OCOREN automaticamente, se for configurado para tal.

Para que você tenha uma visão mais clara sobre o funcionamento dessa tecnologia, veja quais são etapas realizadas pela transportadora desde a emissão do CT-e até o encerramento do serviço (em uma operação de exemplo):

emissão do CT-e: o transportador emite o CT-e da operação realizada;
anotação das ocorrências: qualquer incidente será inserido no arquivo OCOREN;
recebimento das ocorrências: o embarcador recebe o documento e o importa para seu sistema, que extrairá e interpretará as informações;
monitoramento: tanto o destinatário como o embarcador podem verificar o status da viagem em tempo real, sendo necessário um sistema de gestão que disponibilize essa funcionalidade;
finalização: depois da conclusão do procedimento de entrega, o transportador gera o arquivo OCOREN com uma ocorrência finalizadora (entrega realizada, por exemplo).

Percebe-se que o OCOREN é bastante útil tanto às transportadoras como aos embarcadores. Entretanto, para aproveitar todos os seus benefícios é indispensável utilizar um sistema para transportadoras que seja compatível com essa tecnologia.

Ficou em dúvida sobre o que é EDI e o PROCEDA? Veja nosso artigo sobre EDI que esclarecerá as principais dúvidas sobre o assunto!

Arquivo Conemb no EDI Proceda na área de Transporte

Arquivo CONEMB do padrão EDI Proceda: o que é e como funciona no Transporte

By: Fábio Cunha

Um tema que ainda gera muitas dúvidas entre os profissionais do ramo de transporte é o que é arquivo CONEMB, como funciona e sua aplicação, e neste artigo vamos elucidar essa e outras dúvidas relacionadas.

A sigla CONEMB significa “Conhecimentos Embarcados”. Trata-se de um documento eletrônico, na forma de um arquivo texto formatado dentro das especificações do Padrão EDI PROCEDA, que traz informações sobre os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) ou Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) de transporte que foram embarcados em uma operação de transporte.

Essa é uma tecnologia relevante pra qualquer transportador, pois ajuda a evitar retrabalho, agiliza e torna mais seguras as operações, bem como qualifica a comunicação com embarcadores, contribuindo para que a organização desenvolva um melhor relacionamento com seus clientes e crie vantagens competitivas que destacarão a empresa no mercado.

Para lhe ajudar a aproveitar melhor os benefícios dessa tecnologia, trazemos este conteúdo, que esclarece o que exatamente é o EDI PROCEDA, o que é arquivo CONEMB, e como ele funciona no campo prático, bem como sua importância e benefícios para sua empresa. Confira a leitura!

O que significa EDI PROCEDA?

Primeiro é necessário entender o que significa EDI e PROCEDA, que são tecnologias sobre as quais foi desenvolvido o arquivo CONEMB. O Electronic Data Interchange (EDI ou Intercâmbio Eletrônica de Dados) é uma forma através da qual os sistemas de gestão das empresas trocam informações. Pode ser utilizado para transmitir os mais diferentes tipos de informações, inclusive dados de documentos fiscais, como NFS-es, CT-es, Manifestos de Cargas etc.

O PROCEDA consiste em um padrão de leiaute dos arquivos, ou seja, a forma como eles são elaborados. Resumindo, os arquivos EDI de padrão PROCEDA são arquivos com registros no formato texto (como documento.txt), que incluem os dados referentes as operações de transporte para comunicação entre sistemas de parceiros (transportadoras, embarcadores, destinatários, etc…).

O que é o arquivo CONEMB?

O CONEMB é um arquivo EDI criado pelos sistemas das empresas de transporte e enviado para os clientes (contratantes do frete ou embarcadores). Ele é um arquivo TXT formatado dentro do padrão PROCEDA e inclui uma lista de todos os conhecimentos embarcados e informações relevantes ligadas a eles.

Na maioria dos casos, ele é emitido depois da transportadora receber o arquivo NOTFIS (que traz dados sobre as Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas), mas antes do arquivo OCOREN (informa o status das entregas e eventuais ocorrências).

Para que serve o arquivo CONEMB?

De forma geral, a finalidade principal das tecnologias no transporte é agilizar os procedimentos operacionais e de gestão das empresas. O arquivo EDI CONEMB ajuda muito nesse objetivo ao informar de forma mais rápida, objetiva e clara, ao embarcador, quais são as operações que estão sendo realizadas e os documentos fiscais ligados aos serviços.

Na prática, assim que os dados sobre os serviços são recebidos (informações das NF-e das mercadorias), o Software TMS (sistema de gestão específico para transportadoras) gera rapidamente os CT-es (ou as NFS-es, dependendo do tipo de transporte a ser realizado). Ao mesmo tempo, pode alocar as informações automaticamente no arquivo CONEMB e o enviar aos contratantes.

Como os dados são processados por uma plataforma especializada, não é preciso que a equipe da transportadora digite manualmente todas as informações no sistema para gerar o arquivo no leiaute PROCEDA, já que o sistema da transportadora vai aproveitar os dados recebidos, juntar com os dados gerados no momento da operação e gerar o arquivo EDI adequado.

Além disso, o CONEMB servirá como base para que o embarcador faça o seu processo de auditoria de frete, gere o arquivo PREFAT (pré-fatura do transporte). Esse é outro documento que faz parte do mesmo padrão PROCEDA e é enviado à transportadora, trazendo dados sobre as cargas liberadas para que ela efetue o seu faturamento e cobrança dos fretes.

Na hipótese da operação envolver redespacho, que ocorre quando a transportadora contrata outra para realizar o serviço ou parte dele, é possível transmitir o arquivo CONEMB para a empresa contratada. Assim, ela poderá dar continuidade ao trabalho aproveitando as informações no seu sistema e agilizando todo o processo.

Qual a importância do arquivo CONEMB no transporte de cargas?

Apesar de não haver nenhuma exigência fiscal, um número cada vez maior de embarcadores vem exigindo, como pré-requisito para pegar o serviço, que as transportadoras tenham sistemas de gestão aptos a receber e gerar arquivos EDI para agilizar e tornar mais seguras as suas operações.

E dentro desta perspectiva, o arquivo CONEMB e os demais arquivos que seguem as especificações de layouts do EDI PROCEDA se tornam fundamentais quando houver um prévio acordo de troca de informações entre as partes envolvidas.

Apesar de ser um documento condicional, o CONEMB potencializa a comunicação com seus parceiros comerciais e traz uma série de vantagens para qualquer transportadora ou empresa que tenha um departamento de transporte. Para que você entenda melhor esses benefícios, listamos seus desdobramentos nos tópicos abaixo.

Maior agilidade na troca de informações

Graças ao CONEMB, não será mais necessário enviar documentos fiscais por e-mail ou outra forma mais burocrática. Isso porque as informações serão enviadas automaticamente pelo sistema de gestão utilizado pela empresa.

Os embarcadores receberão os dados diretamente nos seus sistemas (ou manualmente, se preferirem). Percebe-se que não é exigida a interferência de pessoas nesse procedimento. Os computadores trabalham um enorme volume de informações em poucos segundos, o que torna o processo mais ágil e seguro.

Além disso, o fato de todas as informações serem aglomeradas em uma única plataforma de gestão facilita a consulta de documentos pelos gestores e colaboradores, quando necessário.

Aumento da produtividade

A automação dos processos na sua empresa diminui o tempo gasto dos colaboradores em atividades burocráticas. Também permite o maior foco em atividades mais estratégicas, agregando mais valor ao seu trabalho.

Redução de custos

Como parte relevante das operações será realizada automaticamente pelos softwares, a primeira economia observada é a redução de despesas administrativas. Ou seja, os gastos relacionados aos colaboradores destacados para efetuar as atividades.

Também serão diminuídos os custos com materiais físicos, como papéis, impressões, tintas, entre outros, bem como armazenamento, organização e recuperação de documentos que sofreram desgastes naturais com o transcorrer do tempo. Seus parceiros também são beneficiados economicamente, já que parte de seus processos são automatizados.

Diminuição de erros

Erros são comuns de ocorrer dentro de empresas com processos manuais de entrada de dados, principalmente na realização de atividades complexas e burocráticas (como o manejo de informações fiscais). Porém, os computadores conseguem trabalhar um grande volume de informações sem incorrer nas mesmas falhas que humanos. Entre os gargalos que serão eliminados com a tecnologia estão:

erros matemáticos;
falhas na digitação dos dados;
perdas e desvios de documentos;
confusão na leitura dos documentos;
esquecimentos na inserção de dados de documentos;
falhas na expedição de cargas e mercadorias.

Melhor imagem da empresa perante o mercado e relações com parceiros

De forma geral, investir em tecnologia demonstra que seu negócio está preocupado em adotar as melhores práticas para se manter sempre relevante no mercado. Também transmite a imagem de a empresa ser mais moderna e atualizada do que outras no mercado.

Além disso, quanto menor for a burocracia para trabalhar com a sua empresa, mais atrativa ela será para os parceiros comerciais. Isso porque eles sabem que a tecnologia proporciona uma comunicação mais ágil, segura e transparente.

Percebe-se que a utilização dos arquivos EDI do padrão PROCEDA podem trazer muitos benefícios para sua empresa. O arquivo CONEMB é uma tecnologia que cria grandes vantagens competitivas para sua transportadora, já que reduz seus custos, melhora a comunicação com outras empresas, aumenta a produtividade e melhora a sua imagem no mercado.

Ficou interessado nessa tecnologia e quer se aprofundar sobre o assunto? Então, leia já o nosso artigo super completo que explica com mais detalhes: O que é EDI em transpores e logística!

Como melhorar a comunicação com embarcadores na sua transportadora ou operação logística

Saiba como melhorar a comunicação com embarcadores na sua transportadora

By: Fábio Cunha

Manter uma cadeia logística eficiente depende muito de informações trocadas corretamente entre as empresas envolvidas. Equipes que trabalham em sinergia e priorizam a boa comunicação com embarcadores são essenciais para que não haja falhas no processo.

Se o relacionamento não for bem administrado, as falhas ou a falta de comunicação podem trazer diversos impactos negativos. O principal deles é o não atendimento da demanda do cliente final e por consequência a insatisfação e reclamações que podem levar a perda da conta.

Ao contratar uma transportadora, o embarcador está depositando nela a confiança de ter um serviço prestado com qualidade e segurança para as cargas a serem transportadas. Ambos devem trabalhar como um time, e não como duas empresas separadas com objetivos diferentes. Afinal, o propósito deve ser o mesmo: atender às expectativas dos clientes finais.

Qualquer falha na comunicação entre esses elementos da cadeia de suprimentos poderá trazer efeitos negativos, tanto para o embarcador quanto para a transportador. Continue lendo e descubra quais são os impactos e como evitá-los!

Impactos das falhas de comunicação na cadeia logística

Para os embarcadores, o objetivo de terceirizar os transportes de suas mercadorias é a contratação de uma empresa especializada no setor, que proporcionará um aumento na qualidade e também a redução de custos.

A transportadora torna-se, então, o elo entre o embarcador e o cliente final, ou seja, o principal responsável pelas entregas. Porém, caso ocorra qualquer falha, a responsabilidade será dividida. O cliente reclama com o embarcador, e a transportadora também é penalizada. Logo, a comunicação perfeita com embarcadores é essencial para que todos tenham sucesso nas operações.

Entre os principais impactos que podem ser citados, estão:

não entrega dos produtos para os clientes finais;
atrasos nas entregas;
custos com reentregas;
erros na emissão da documentação fiscal de transportes;
confusão durante entregas (mercadorias entregues no cliente errado).

Seguindo o propósito de facilitar a comunicação com embarcadores, a tecnologia surge como uma das melhores aliadas. Hoje existem no mercado ferramentas que gerenciam as operações e as informações de forma eficiente, evitando erros comuns da rotina diária dos transportadores.

Investir nesses recursos faz com que a empresa aumente sua eficiência e possa proporcionar aos seus parceiros e clientes um serviço com um alto nível de qualidade. Veja abaixo alguns exemplos de soluções que podem ser utilizadas para melhorar o nível de informação e a qualidade da comunicação das transportadoras com os embarcadores.

Soluções para melhorar a comunicação com embarcadores na sua empresa

Rastreamento de carga online

Buscar ferramentas que busquem atender o cliente final de forma rápida agrega valor ao serviço prestado e diferencia a empresa dos concorrentes. O rastreamento de cargas online é um exemplo de tecnologia que se tornou fundamental para a manutenção da comunicação com embarcadores e com os clientes finais.

O rastreamento ocorre da seguinte forma: os status da carga são atualizados a cada etapa do transporte, até que a mercadoria chegue nas mãos do cliente final. Assim, todos os que tiverem acesso ao código de rastreio poderão acompanhar a carga online via internet, sem a necessidade de solicitar a informação para a transportadora, economizando tempo tanto para o cliente como para a transportadora.

Sistema de geolocalização

A geolocalização é uma ferramenta que aumenta a precisão de informações sobre localização dos pontos de entrega e coleta, fazendo com que a transportadora não precise gastar tempo e atrasar entregas por não encontrar o endereço correto.

Porém, para que a tecnologia funcione, é preciso a utilização de dispositivos móveis com conexão de rede que disponham de algum aplicativo com capacidade de ler coordenadas e indicar caminhos. Hoje temos uma boa gama de opções que oferecem esta facilidade. Você já utilizou o Google Maps ou Waze para chegar em determinado lugar, certo? Eles são bons exemplos da aplicação da geolocalização.

Informações sobre rotas

Ter as rotas previamente planejadas, além de trazer reduções de custos relacionados à quilometragem de cada viagem, como gastos com combustível e manutenção da frota, oferece aos clientes informações mais precisas de tempo de entrega.

Utilizar um roteirizador no planejamento das rotas dos fretes pode ajudar a empresa a encontrar os caminhos mais otimizados, as estradas mais seguras, custos mais precisos e a informação de tempo e prazos de entrega mais precisas, melhorando os níveis de confiança dos embarcadores no trabalho da sua transportadora.

Integração via EDI com embarcadores

A sigla EDI significa Electronic Data Interchange, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados, e é uma ferramenta que tem como objetivo a conexão de sistemas para troca de informações padronizadas, de modo a deixar a comunicação mais segura e eficiente. O EDI torna a operação mais rápida e confiável, uma vez que a ferramenta automatiza a troca de dados, eliminando as entradas manuais.

A troca de dados eletrônica faz com que a produtividade da equipe aumente tanto nas transportadoras, que não perderão mais tempo digitando informações para emissão dos documentos, por exemplo. Também é possível melhorar a eficiência nos embarcadores, eliminando a necessidade do lançamento manual das faturas recebidas pelas transportadoras, reduzindo o nível de erros, agilizando o pagamento dos fretes e otimizando o processo como um todo.

Investimento em novas tecnologias

Estar de mãos dadas com a tecnologia é essencial para qualquer empresa atualmente. Não apenas para melhorar a comunicação com embarcadores, as empresas responsáveis pelo transporte podem ter grandes melhorias e ganhos, aumentando o nível de qualidade de serviço de forma geral e em diversos aspectos.

Uma das maiores tendências que se vê hoje no mercado é a utilização de apps para melhorar a comunicação da cadeia logística, o relacionamento com os clientes e oferecer respostas rápidas. Assim, não há necessidade da interação direta da transportadora com os embarcadores ou clientes finais, o que dispensa mais gastos com mão de obra ou com centrais de atendimento.

Com um app de entregas, por exemplo, a atualização do status da carga será transmitido em tempo real das equipes de campo para a central da transportadora. Tanto o embarcador quando o cliente final, poderão fazer consultas online no site da transportadora quando precisarem.

Uma boa comunicação com embarcadores é fundamental para a fidelização dos clientes e para o bom funcionamento de todos os elos da cadeia logística. Apostar em boas práticas de relacionamento faz com que a empresa tenha uma imagem profissional e de qualidade no mercado.

Quando trabalham em sinergia, embarcadores e transportadoras trazem eficiência para a operação inteira, fazendo com que todos os envolvidos colham benefícios concretos.

Gostou do conteúdo? Ficou interessado nas tecnologias apresentadas? Então, entre em contato com a gente e conheça as soluções que a Datamex pode oferecer para melhorar a comunicação da sua empresa com seus clientes!