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cancelamento e anulação de CT-e

Entenda as diferenças entre o cancelamento e anulação de CT-e

By: Fábio Cunha

Certamente você já enfrentou alguma situação que comprometesse um CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) já emitido. Então, nesse momento, pode surgir a dúvida de qual processo escolher entre cancelamento e anulação de CT-e. Essas duas ações têm ou não o mesmo objetivo? Elas podem ser utilizadas nos mesmos tipos de situações? Quais as medidas a serem tomadas após o procedimento?

Alguns desses questionamentos são comuns devido ao fato de que, na maioria dos dicionários nacionais, os dois termos são tratados como sinônimos, porém, quando estamos falando de documentos fiscais que são usados nas transportadoras, as duas palavras têm significados bem diferentes.

Por isso, o objetivo deste artigo é explicar para você as diferenças entre o cancelamento e a anulação de CT-e. Para isso, vamos explicar cada um desses processos, abordando também o CT-e de substituição, explicando quando esse documento é usado e como é realizado esse processo.

Interessado em saber mais sobre o assunto? Então, continue com a gente até o final!

Cancelamento de CT-e

O cancelamento de um CT-e é feito antes do início da prestação do serviço de transporte e é indicado quando ocorre algum erro na origem, que é identificado no local, em seguida da sua emissão. Dessa forma, esse processo somente pode ser realizado antes de iniciar uma viagem ou, então, quando ainda não houve nenhum tipo de impedimento, como passagens por barreiras ou postos de fiscalização.

É muito importante salientar que é preciso ter atenção aos possíveis erros antes do início da operação, pois, com a melhora e com o aumento das ferramentas utilizadas na fiscalização, o tempo disponível para correção e até mesmo cancelamento de documentos fiscais está cada vez mais curto.

Assim, o prazo atual para fazer o cancelamento de um CT-e é de até sete dias, com exceção do estado do Mato Grosso, que tem um prazo de duas horas apenas, que começa a ser contado a partir da data e da hora em que o CT-e teve sua autorização de uso emitida.

É importante, ainda, saber que, para cancelar um CT-e que já está associado a um MDF-e (manifesto eletrônico de documentos fiscais), os obstáculos aumentam. Nesse caso, é necessário cancelar primeiramente o manifesto, o qual tem, como prazo máximo de cancelamento, 24 horas após a sua emissão.

Devem ser observadas, por fim, algumas condições que interferem no cancelamento de um CT-e. Dentre as mais comuns, estão:

  • a existência de registro de circulação de mercadorias, devido ao fato de o transporte já ter sido iniciado;
  • o evento de emissão de manifesto. Como vimos, para o cancelamento, nesse caso, o manifesto também deve ser cancelado;
  • o CT-e não pode ter sido substituído ou anulado antes de um cancelamento;
  • O CT-e complementado pode ser cancelado desde que ainda esteja no prazo para isso e o complementar for cancelado primeiro.

Portanto, é fundamental conhecer algumas situações que não podem ser corrigidas por meio de uma carta de correção. Veja:

  • retificação de coeficientes que influenciam no valor do imposto, como alíquota, base de cálculo, diferença de preço, valor da prestação e quantidade;
  • correção na data de emissão ou de saída do CTe;
  • inserção ou correção de dados, informações sobre o emitente, remetente, tomador ou destinatário.

Anulação de CT-e

Caso a viagem já tenha sido iniciada e, na conferência e verificação, sejam identificados erros nos valores de um documento, que não podem ser corrigidos com a utilização de um complemento de CT-e, existe ainda a possibilidade de anulação dos valores.

Diferentemente do cancelamento, a anulação de um CT-e pode ser realizada durante o processo do frete ou até 60 dias depois da emissão do CT-e na qual se deseja anular. Um ponto importante a ser tocado é que o processo de anulação é diferente para os requisitantes que contribuem e os que não contribuem com o ICMS.

Quando o requisitante não contribui com o ICMS, ele deve emitir uma declaração na qual conste a data de emissão documento que deve ser anulado, explicitando o erro que levou à sua anulação. Tendo essa declaração, em mãos a transportadora poderá emitir um CT-e de anulação, com os mesmos valores dos serviços e dos tributos, apontando a natureza: “Anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte”. Com isso, um CT-e de substituição será emitido destacando os erros do antigo CT-e com a seguinte informação no campo de observação: “Este documento substitui o CT-e [número e data] em virtude de [especificar o motivo do erro]”.

Na segunda situação, quando o requerente é contribuinte do ICMS, o processo passa por pequenas mudanças devido ao CT-e 3.0. Conforme o antigo formato, existe a emissão de uma NF-e de anulação, mas também existe uma opção de acionar o desacordo em um evento, fato que exige que a transportadora emita um CT-e de anulação.

Substituição de CT-e

O CT-e de substituição ou substituto é aplicado em ambos os casos, isto é, seja o tomador do serviço contribuinte ou não do ICMS. Para a geração de um CT-e substituto quando o tomador do serviço for contribuinte do ICMS é necessário solicitar ao mesmo uma nota fiscal de anulação de valores, pois na emissão do Conhecimento de substituição essa nota deverá ser mencionada. Já para os casos em que o tomador do serviço não for contribuinte do ICMS, será preciso adotar o procedimento informado anteriormente.

Esse procedimento é utilizado para corrigir valores e até mesmo o tomador do serviço (pagador do frete), sendo que para essa última alteração é necessária a geração do evento “Prestação do serviço em desacordo”. O prazo para emissão desse documento é de 90 dias contados a partir da data de emissão do CT-e original, que será substituído.

Substituição, cancelamento e anulação de CT-e são três alternativas disponibilizadas para fazer correções nesse documento. A principal dica é, esteja sempre em alerta a cada tipo de ação e a quando cada uma deve ser utilizada, assim, sempre que se deparar com algum erro, você saiba tomar a decisão mais correta em um menor tempo.

E aí, gostou do nosso post? Conseguiu entender melhor o assunto? Então, não deixe de compartilhar este artigo em suas redes sociais. Quem sabe assim você também não ajuda alguém que tenha dúvidas sobre esse tema?

Logística 4.0

Logística 4.0: como as transportadoras podem se preparar para as mudanças que estão por vir?

By: Fábio Cunha

Logística 4.0 é uma expressão que representa uma nova fase da logística, ultra conectada e que atende aos requisitos de velocidade, ganho de eficiência, redução de custos e disponibilidade de informações impostos pela indústria 4.0.

Desde a primeira Revolução Industrial, em meados do século XVIII, na Inglaterra, o setor industrial vem na esteira das evoluções, sempre buscando se reinventar. A indústria tem grande necessidade de se adaptar aos novos requisitos e exigências do mercado. A grande novidade do momento é a Logística 4.0. Você já conhece esse conceito?

Afetando toda a ordem da economia e modificando nossa forma de fazer negócios, a chamada quarta revolução industrial transforma a sociedade e o estilo de vida dos indivíduos. Isso graças à sua combinação das maiores tendências em tecnologia: IoT (Internet das Coisas), Impressoras 3D, Big Data, Analytics, Realidade Aumentada, entre outras tecnologias recentes.

Klaus Schwab, grande economista alemão, já nos preparou para o que vem a seguir. Segundo o próprio, que cunhou o termo “quarta revolução industrial”, a mudança que estamos começando a experimentar será de tanta magnitude como nunca antes experimentamos.

Quer saber mais sobre esse conceito e como ele transforma as atividades de gestão da sua transportadora ou operador logístico? Continue a leitura deste artigo. Reunimos todas as informações mais relevantes sobre o assunto.

Entendendo as revoluções industriais e a indústria 4.0

Para compreender melhor do que se trata a Logística 4.0, é preciso voltar ao passado e analisar as revoluções industriais anteriores e as suas consequências para o setor.

Quando falamos na Indústria 1.0, nos remetemos à primeira revolução, iniciada na Inglaterra do século XVIII. A essa altura, algumas descobertas, como a força mecânica e o maquinário a vapor, modificaram e expandiram as fábricas. A mecanização do trabalho expandiu as indústrias têxteis, metalúrgicas e até mesmo o setor de transportes.

Na segunda revolução industrial, passada no século XIX, o industrialismo dominou. Com grande especialização da mão de obra e busca por qualificação, a eficiência operacional ganhou importância. A produção em massa tornou-se uma realidade, e a capacidade produtiva foi multiplicada. Os modelos fabris fordianos tiveram grande destaque com a produção em série na indústria automobilística, a exemplo do “Modelo T” da Ford.

Antecedendo a fase que agora vivemos, a terceira revolução ocorreu no século passado, ou seja, em meados do século XX e foi caracterizada pelo início da transformação digital. Avanços surgiram nas ciências, robótica e eletrônica, além da popularização da internet, junto a aplicação de softwares e dispositivos móveis.

A Indústria 4.0, na qual estamos inseridos neste momento, é um conceito nascido na Alemanha. A tendência nessa fase é a automatização completa do setor fabril e a busca constante pelo aumento da eficiência, utilizando principalmente recursos ciberfísicos, possíveis por conta da IoT (internet das coisas) e da cloud computing (computação em nuvem). O conhecimento e a comunicação são as grandes tônicas dessa revolução.

A fábrica inteligente é a nova aposta em gestão, possibilitando produção avançada e novas práticas no ambiente fabril. A revolução é capaz de potencializar os níveis de rendimento em escala global, melhorando, inclusive, a qualidade de vida da população.

Porém, cabe destacar que a indústria 4.0 traz um grande desafio para as indústrias, e para o mercado em geral, pois só será capaz de se beneficiar desta nova revolução quem se adaptar ao novo momento, investindo efetivamente em inovação e busca de um modelo de gestão baseado em dados para a tomada de decisões cada vez mais assertivas.

O que é Logística 4.0?

Logística 4.0 é uma expressão que representa uma nova fase da logística, ultra conectada e que atende aos requisitos de velocidade, ganho de eficiência, redução de custos e disponibilidade de informações impostos pela indústria 4.0.

Nela são privilegiadas as otimizações e a tomada de decisões apoiadas em dados, que em parte são produzidos dentro de cada empresa, e parte são trocados entre clientes, embarcadores, transportadoras, armazéns e demais envolvidos na cadeia logística.

A Logística 4.0 se utiliza de tecnologias modernas de informação e comunicação tais como a Computação em Nuvem, Webservices, EDI, Big Data, BI, Mobilidade e Analytics.

O que muda com a Logística 4.0?

A Indústria 4.0 não é apenas uma tendência, mas nossa atual realidade. Para ganhar a sua fatia nesse novo mercado e sair na frente das concorrentes, é preciso investir em novos recursos tecnológicos, desenvolvendo processos e equipes com alto potencial analítico. É essencial adotar Big Data e sistemas na nuvem para aumentar a eficiência e os diferenciais competitivos de sua marca.

A logística, claro, é diretamente impactada por essas mudanças. Se antes era comum manter grandes estoques e correr o risco de sofrer perdas gigantescas por conta dos prazos de validade e dificuldades de armazenamento, agora é essencial aplicar a gestão inteligente de estoques.

Controles de temperatura no centro de estocagem, lead-time reduzido, distribuição off-line obsoleta e baixa concorrência ficaram no passado! É hora de repensar as suas práticas para manter a empresa relevante no seu segmento.

Quais os benefícios da Logística 4.0?

Graças a adoção em larga escala das tecnologias da informação e comunicação, a logística 4.0 traz inúmeros benefícios para todos os envolvidos na supply chain, interligando clientes, indústrias, armazéns e transportadores para a troca de dados relevantes. Dentre os vários benefícios destacamos:

  • Maior integração entre os participantes da cadeia de suprimento
  • Prazos de entrega menores
  • Redução de estoques, evitando perdas e desperdícios
  • Otimização de espaços e de custos de armazenagem
  • Melhor aproveitamento das frotas e otimização de custos com transporte
  • Maior segurança da cadeia de fornecimento, evitando paradas em linhas de produção
  • Menor burocracia nos processos, elevando a produtividade e competitividade no mercado
  • Geração de grande massa de dados relevantes para apoiar as tomadas de decisão, cada vez mais assertivas e que possibilitam a melhoria contínua
  • Aumento das margens de lucro para as transportadoras e operadores logísticos que se engajarem nessa nova revolução
  • Aumento da satisfação dos clientes

Como preparar a minha transportadora para a Logística 4.0?

A Logística 4.0 é ultra conectada e preza pela rapidez e pela otimização tecnológica, como você já pôde perceber. Para adotá-la e não se tornar obsoleta no seu mercado, a sua transportadora ou operador logístico deve promover mudanças na cultura organizacional e em práticas diárias. Mas o que modificar em sua empresa para se inserir e aproveitar esse movimento?

Mapeie e revise os seus processos de trabalho

Para se adequar a uma nova logística que é tão rápida e conectada, mudanças corporativas são necessárias. As empresas com processos obsoletos, que insistem em modelos completamente analógicos e manuais de gestão, podem ter dificuldade para se adequar a esse novo momento.

Para o gestor que deseja potencializar os resultados da sua empresa, é muito importante que seus processos de trabalho sejam conhecidos e revisados, buscando otimizar e automatizar o máximo possível.

Invista na comunicação com seus embarcadores

Com a velocidade cada vez maior que é demanda dentro do contexto da logística 4.0, não dá mais para aceitar a troca de informações de pedidos, ocorrências de transporte e situação dos fretes por email, e o lançamento manual de informações em sistemas, então a dica é apostar em tecnologias como EDI (Troca Eletrônica de Dados), e Webservices, que são capazes de integrar os embarcadores, transportadoras e demais parceiros (inclusive os fornecedores e clientes), evitando retrabalho, reduzindo custos, evitando erros e acelerando o trabalho.

Integração é a palavra-chave para adotar as práticas logísticas mais modernas na sua empresa. Essa conectividade facilita a gestão e permite controle completo sobre os processos.

Solução para Edi Proceda no Transporte

Implante um Software de Gestão de Transportes (TMS) Completo

Ao implantar um bom TMS (Software de Gestão de Transportes) o gestor vai conseguir evitar retrabalho, aproveitar melhor as informações geradas durante as operações, integra-se com seus clientes e parceiros, e assim aproveitará melhor os seus recursos e atenderá as expectativas dos clientes.

Imagine gerenciar a empresa com planilhas, ou na ponta do lápis. Com todos os recursos que hoje temos à mão, essa prática analógica já não faz sentido. Se a empresa opta por adotar um software para gerenciamento da sua frota, por exemplo, as informações de abastecimentos podem ser importadas de bombas eletrônicas ou recebidas de postos parceiros por meio de EDI, e automaticamente registradas no sistema, sem digitação, sem perda de tempo e sem erros.

Conecte a sua frota e motoristas à base em tempo real

Se um veículo não está seguindo o trajeto planejado, o gestor pode intervir imediatamente sobre frota. Dessa mesma forma, se um determinado motorista estiver apresentando médias de consumo de combustíveis ruins, ou padrões de condução inadequados, a tecnologia dos rastreadores integrados aos sistemas de gestão de frota permite avaliá-los individualmente ou enquanto grupo por meio das análises e estatísticas.

Caso qualquer anormalidade ocorra na operação de transporte, como uma falha mecânica ou um roubo de carga, as novas tecnologias permitem não só a notificação à empresa e o monitoramento dos veículos, mas também o desligamento remoto do caminhão.

Utilize a mobilidade a favor da sua empresa

Quando seus motoristas utilizam aplicativos de registro de ocorrências de transporte, você e seus clientes ficarão informados sobre cada evento ocorrido durante a viagem, além do fato de que as melhores rotas podem ser escolhidas com facilidade, considerando a condição das estradas e a segurança do trajeto.

Os gestores também podem ser muito beneficiados pela mobilidade, já que aplicativos integrados ao Sistema de Gestão de Transportes (TMS) podem lhe fornecer em tempo real informações relevantes sobre a situação operacional e financeira da transportadora ou operador logístico.

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Crie uma rotina e cultura de gestão baseada em dados

Diante do grande volume de dados e informações que as novas tecnologias e sistemas disponibilizam, surgem as condições para que os gestores interessados possam analisar as suas empresas por diversos aspectos, e a partir disso tomar as melhores decisões, reduzindo custos, melhorando prazos de entrega e atendendo cada vez melhor os seus clientes.

Mas para isso é fundamental que seja criada na empresa a cultura de seguir uma rotina de analisar os relatórios e dados gerados pelos sistemas com frequência.

Já deu para perceber que a Logística 4.0 é aliada de um trabalho eficiente e pode potencializar inclusive a segurança de seus colaboradores, processos e bens, certo? A novidade não é uma previsão para o futuro: é uma realidade inegável que precisa ser tão bem aproveitada quanto possível pelo gestor moderno.

Gostou de saber mais sobre a Logística 4.0, sua relação com a 4ª revolução industrial e seu impacto no dia-a-dia das transportadoras e operadores logísticos? Divida essas informações com seus amigos compartilhando este post nas suas redes sociais!

Dicas para reduzir gastos com frota na transportadora

10 dicas para reduzir gastos com frota na transportadora

By: Fábio Cunha

Organizações de qualquer ramo desejam minimizar seus gastos, mas no setor logístico e de transportes, saber como reduzir gastos com frota é um dos fatores principais para transportadoras sobreviverem diante de um mercado competitivo e cenário econômico difícil.

Entretanto, a redução deve ser realizada de forma equilibrada e bem pensada, caso contrário, poderá ocasionar perdas na qualidade dos serviços, insatisfação dos clientes, entre outros prejuízos. Mas é plenamente possível diminuir custos e manter a qualidade da frota simultaneamente.

Para alcançar esse objetivo, é necessário estudar a empresa e aprimorar a sua gestão. Você quer saber como fazê-lo? Então continue a leitura desta publicação para entender a importância da gestão adequada e suas vantagens, além de 7 dicas mais eficazes para reduzir gastos com frota!

O papel de uma gestão de frota adequada e as suas vantagens

Gestão de frotas consiste na administração de todas as operações que envolvam os veículos da empresa, incluindo informações completas sobre os mesmos, seus usuários e atividades. O objetivo é arquitetar estratégias que alcancem as metas da empresa.

Para conseguir criar um plano de redução de custos corretamente, é importante que o gestor compreenda sua empresa, entenda as categorias de custos e as monitore de maneira integral, além de fazer análises aprofundadas separadamente. Entre os custos abrangidos pela frota estão:

  • em manutenção;
  • com motoristas;
  • com trocas de peças;
  • com combustíveis e lubrificantes;
  • em viagens.

Dentro desses elementos, o administrador deve mapear a quantidade de veículos e condutores, perfis dos motoristas, gastos mensais com salários, abastecimento, troca de peças, manutenções etc. Somente com uma representação precisa e real das contas será possível identificar onde é viável minimizar custos.

O trabalho deve ser realizado com cuidado para não cortar custos fundamentais para a prestação de serviço e causar o efeito contrário: aumentar ainda mais os gastos.

Um exemplo é o simples adiamento de manutenções necessárias. Isso ocasionará acidentes e quebras de peças na estrada, eventos bastante prejudiciais.

Existem sistemas de gestão desenvolvidos especificamente para trabalhar com a gestão da frota. Eles lidam com cálculos complexos e monitoram os inúmeros recursos presentes no dia a dia dos colaboradores de uma empresa de transporte.

O auxílio da tecnologia é muito vantajoso sobre o trabalho manual, e entre os principais benefícios estão:

  • redução de custos: com papéis, tintas, canetas, envelopes, impressões, entre outros;
  • manutenção correta: o programa evidencia precisamente quando será mais vantajoso realizar manutenções;
  • diminuição de burocracias: o software realiza processos puramente burocráticos, como cálculos e organização de documentos;
  • eliminação de erros humanos: evita erros matemáticos, atrasos, entre outras falhas humanas inevitáveis;
  • maior eficiência na tomada de decisões: o programa gera vários relatórios úteis sobre o negócio, permitindo melhor tomada de gestão pelos administradores.

O software também vai auxiliar o gestor a separar os tipos de gastos na frota, calculá-los, monitorá-los e pontuar onde podem ser reduzidos. Com um bom programa em mãos, listamos as 7 principais dicas de como minimizar seus custos a seguir.

Dicas para reduzir gastos com frota

1. Qualificar motoristas

Esse é um importante fator que muitos gestores enxergam apenas como um gasto desnecessário. Entretanto, a forma como o condutor opera o veículo é relevante para reduzir o consumo de combustível, minimizar o desgaste do veículo, diminuir riscos de acidente e tornar a viagem mais rápida.

O treinamento dos motoristas consiste em técnicas de boa condução, evitando que acelerem demais ou pisem de forma brusca nos freios, de forma que aprendam a manejar melhor o veículo e planejem a viagem para reduzir a distância percorrida.

De acordo com dados divulgados pela Ford, cerca de 33% do uso de combustível pode ser reduzido com uma direção mais suave, e dirigir na velocidade adequada diminui o consumo em 25%, por essa razão, o treinamento dos condutores é relevante para reduzir gastos com combustíveis e com a manutenção da frota.

2. Otimizar as rotas

O caminho percorrido também consiste em um custo para a empresa, pois quanto maior o trajeto, maiores serão os gastos com combustível, tempo de viagem e desgaste dos pneus, caminhão etc. Quando a otimização é eficiente, há economia em todos esses aspectos e uma maior satisfação do cliente.

Projetar trajeto é uma tarefa árdua, são inúmeros caminhos que podem ser percorridos, e nem todos poderão ser acessados pelo condutor. Esse problema será resolvido com a utilização de softwares de roteirização que ajudem na elaboração das rotas.

Além de indicar o melhor caminho a ser seguido, o aplicativo também permite monitoramento dos veículos em tempo real e alerta qualquer problema encontrado nos veículos.

3. Fazer as manutenções preventivas

Muitas vezes as manutenções preventivas são esquecidas ou evitadas para economizar recursos financeiros. Porém, evitá-las ocasiona grandes prejuízos. Por exemplo, não realizar a troca de óleos e dos filtros do veículo no momento certo aumenta o risco de quebra e pode trazer grandes prejuízos, além do descontentamento do destinatário e mais gastos com conserto em oficinas caras.

Com ajuda de um bom software de gestão de frotas, você poderá criar um plano de manutenção para cada veículo, e receber alertas automáticos para não esquecer nenhuma manutenção programada.

4. Tenha uma rotina de acompanhamento dos gastos e médias dos veículos

Os sistemas de gestão de frotas incluem controle de abastecimentos de cada veículo da frota, além do controle de despesas com manutenções, pneus e viagens. Uma prática muito importante para ajudar no controle e na redução de custos com os veículos da frota é o acompanhamento, através dos relatórios do sistema, dos gastos de cada veículo, confrontando com o seu plano orçamentário e com as metas estabelecidas pela empresa.

É fundamental que o gestor da frota se esforce ao máximo para dedicar ao menos duas horas semanais ao acompanhamento dos gastos e das médias dos veículos que compõe a sua frota.

5. Monitorar o andamento de todas operações

Utilize a tecnologia a seu favor e monitore todas as viagens da sua frota e também os terceiros (se tiver). Utilize tanto os dispositivos de rastreamento veicular e seus recursos, como aplicativos de registro de ocorrências de transporte, pois assim você vai poder acompanhar não só a localização de cada veículo, como também será informado sobre o que está sendo feito em cada veículo, ou seja, em que etapa da viagem ele se encontra, se está aguardando para carregar, se já carregou, se está saindo para entrega, se aguarda descarregar, se está retornando, etc.

Estes recursos tecnológicos melhoram a comunicação entre a equipe de controle logístico da transportadora e o motorista, permitindo acompanhar a viagem em tempo real, reportar aos clientes a situação atualizada do transporte da carga, além de oferecer suporte operacional e logístico.

6. Negociar convênios com redes de postos de combustíveis

Combustível em nosso país é um custo exageradamente alto, e é um dos maiores custos das empresas que possuem frotas. Porém, há diversas formas de minimizar seu custo e uma delas é o estabelecimento de convênios para obter descontos.

Faça pesquisas de mercado, compare preços e identifique os postos que ofereçam plano de fidelização aos seus clientes. Converse com os responsáveis pela empresa e faça parceiras em busca de um desconto vantajoso. A economia a médio e longo prazo vai ser bastante vantajosa.

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6. Invista em segurança

Esta é uma medida muito conhecida, mas não podemos deixar de citar, já que ações criminosas como furtos e roubos causam prejuízos bastante altos, por isso, é preciso que o administrador invista na segurança tanto do motorista quanto da carga transportada.

Instale equipamentos de segurança como bloqueadores, rastreadores via GPS e um sistema de monitoramento no veículo. Isso vai fazer com que os criminosos não consigam subtrair a carga, como também o gestor poderá acionar a polícia caso perceba algo suspeito pelo sistema de acompanhamento.

7. Use produtos de qualidade

Lembre-se do ditado “o barato sairá caro” e mantenha sua frota abastecida com peças e óleos lubrificantes de qualidade. Esse último item é fundamental para minimizar a necessidade de consertos de peças do motor.

8. Tenha um planejamento orçamentário de gastos com a frota

Um bom gestor de frota sabe trabalhar em conjunto com o setor financeiro e com a direção da empresa para criar um plano orçamentário que permitirá definir os limites de cada tipo de gastos com a sua frota, de forma que no dia-a-dia possa identificar possíveis desvios e excessos, e trabalhar para sana-los, evitando que venham a comprometer a lucratividade da empresa.

Além disso, uma boa prática é a apresentação do planejamento orçamentário, a cada 3 ou 6 meses com a direção da empresa, afim de mostrar o andamento, os desvios e traçar estratégias para restaurar a normalidade.

9. Crie políticas de metas de economia e premiações para melhores motoristas

Reconhecer aqueles motoristas que estão ajudando a economizar e manter os gastos dentro ou até abaixo do orçamento previsto é uma prática excelente, que traz resultados diretos na motivação destes colaboradores, e até na percepção de qualidade por parte dos clientes.

Empresas com gestores inteligentes utilizam bem esta prática de desenvolver as suas equipes através do reconhecimento e premiação pelas atitudes positivas, ao invés de apenas punir os comportamentos e atitudes negativas.

10. Analise o desempenho e defina o momento de renovar a frota

Tão importante quanto controlar médias e gastos dos veículos e monitorar o seu desempenho é a decisão de até que ponto vale a pena seguir dando manutenção em cada veículo na frota, e quando se torna mais vantajoso investir na renovação da frota.

Veículos novos, com mais tecnologia, menos poluentes e mais adequados ao terreno e tipo de serviço a ser realizado tendem a consumir menos combustível, dar menos gastos com manutenção e assim dão maior lucratividade para a empresa.

O administrador pode reduzir gastos com frota de diversas formas diferentes, porém, todas as mudanças devem ser feitas de forma inteligente e cuidadosa, senão, podem ocasionar o aumento dos custos. Por essa razão, a plataforma de gestão é o elemento-chave para a economia e melhoria da frota.

Software de Gestão de Frotas

Um bom plano faz toda a diferença no desenvolvimento da empresa no mercado. Confira aqui por que fazer um planejamento estratégico em transportes!

Software para transportadora - Como ele pode auxiliar na sua gestão

Software para transportadora: como ele auxilia a gestão da empresa?

By: Fábio Cunha

Se você trabalha na área de transportes, com certeza já se deparou com uma grande quantidade de trabalho para que documentos fiscais sejam emitidos: uma pilha de documentos a serem organizados, com relatórios que muitas vezes não são muito claros, entre outros desafios. Esses são problemas decorrentes da falta de utilização de um software para transportadora.

A administração nesse ramo não é fácil, os gestores precisam administrar inúmeros recursos, como capital, mão de obra e tempo, como também monitorar vários processos da transportadora.

Mas os programas podem ajudar a solucionar uma grande parte dos problemas da organização, trazendo várias vantagens à gestão e garantindo seu desenvolvimento saudável. Se você quer saber o que são esses softwares, como eles beneficiarão a transportadora e qual a forma de escolher o mais adequado para o seu negócio, acompanhe a leitura deste artigo!

O que exatamente é um software para transportadora?

Esses softwares consistem em programas desenvolvidos especialmente para atender às necessidades das transportadoras de forma generalizada. Como essas empresas exercem uma ampla gama de atividades, os sistemas são divididos em diferentes categorias, que buscam auxiliar a gestão da transportadora de diversas formas específicas. A seguir, vamos explicar algumas dessas categorias.

TMS

Essa solução é conhecida como Sistema de Gerenciamento de Transporte, do inglês Transportation Management System – TMS. Trata-se de um software que permite realizar a gestão de transportes de forma integrada. Ele é bastante amplo, compreendendo a área financeira, logística, comercial, de seguros, SAC, faturamento, entre outros.

Controle de Frota

Essa é uma solução com funcionalidades focadas no controle de frota da transportadora. Ela monitora elementos relacionados aos veículos, como planejamento e controle de manutenções, consertos, rodízios e revisão de pneus, abastecimentos, revisões, troca de peças, custos das manutenções, controle de vencimento de documentação e seguros, entre inúmeras outras funções.

Gestão Financeira

Esse sistema tem a finalidade de aprimorar o controle financeiro pelo gestor, gerenciando o fluxo financeiro e o de caixas, os bancos, os pagamentos e recebimentos, as contas a pagar e a receber etc.

Outra funcionalidade é a apresentação de informações sobre as contas do negócio por meio de gráficos e relatórios claros, transparentes e de fácil entendimento, sempre integrados com os demais departamentos e aproveitando as informações do TMS e do controle de frotas, o que evita o retrabalho.

Emissor de CT-e e MDF-e

O emissor pode ser adquirido de forma integrada ao TMS ou independente, sua finalidade é a emissão dos seguintes documentos fiscais: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto de Documentos Fiscais (MDF-e). Emiti-los é obrigatório para os transportadores. O software gratuito do governo foi descontinuado, sendo necessária a aquisição de uma plataforma própria.

Um bom programa consegue emitir os documentos com rapidez, segurança e sem a necessidade de retrabalho nos cadastros de destinatários, remetentes, mercadorias, pesos ou valores. Isso porque o sistema importa as informações dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) recebidas dos clientes.

Além disso, os valores são calculados automaticamente conforme tabelas de preços por cliente e regras de frete. Todos os dados são aproveitados para minimizar o trabalho dos gestores, assim os documentos são emitidos em poucos segundos, incluindo as faturas de fretes e seus respectivos boletos.

APP de entregas mobile

Ao contratar um software mobile para entregas em dispositivos móveis, como celulares ou tablets, será possível acompanhar a viagem do veículo em tempo real, bem como eventos e ocorrências diversas, sendo necessário apenas acesso à internet móvel. São inúmeros os dados que podem ser trocados entre a equipe de campo e a base operacional da transportadora, alguns exemplos são:

  • registro dos locais de entrega pelo GPS;
  • envio de fotos dos comprovantes;
  • envio de fotos e áudios sobre as coletas e entregas;
  • informes de ocorrências em tempo real;
  • fornecimento em tempo real da localização aos clientes;
  • integração das funcionalidades ao software de gestão.

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Outros aplicativos e ferramentas

Ainda existem outras categorias, como o Emissor de Documentos Fiscais, que torna automático esse processo, eliminando problemas com o Fisco. Outro exemplo é o WMS que possibilita fazer o controle de estoque, e assegura uma gestão ideal no armazenamento de cargas.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Como os softwares para transportadora ajudam na gestão da empresa?

Os softwares listados podem ser adquiridos em conjunto em um pacote ou separadamente, e os seus benefícios estão ligados à operação e à gestão. Confira as vantagens a seguir.

Otimização de processos

Em diversos processos de uma transportadora, há atividades puramente burocráticas, como cálculos de frete, cubagem, emissão e organização de documentos, registro de protocolos, emissão de relatórios, etc.

Graças ao software para transportadora, a grande maioria dessas operações será automatizada. Isso reduzirá o tempo gasto nos processos. Ele integrará vários setores, como estoque, financeiro, compras, entre outros, diminuindo o tempo gasto em atividades manuais, como o relançamento de informações.

Mais controle sobre as operações da empresa

Saber a quantidade exata de recursos gastos em cada operação não é uma tarefa fácil. É preciso contabilizar tempo, capital, mão de obra, materiais gastos e elaboração manual de planilhas e relatórios. Essa questão é facilmente resolvida com os softwares, que relacionarão as informações e elaborarão relatórios e planilhas com dados precisos e reais.

Maior segurança e agilidade na emissão de documentos fiscais

A emissão de documentos fiscais, como o CT-e ou MDF-e, é uma das atividades mais burocráticas para o gestor. Quaisquer erros de cálculo ou atrasos na entrega gerarão problemas com o Fisco ou retrabalho. Um software como o Emissor de Documentos Fiscais automatizará esse processo, tornando a atividade mais segura, ágil e conforme a legislação brasileira.

Redução de custos

A minimização dos custos é alcançada de diferentes formas com a aquisição de um software para transportadora. A primeira delas consiste no armazenamento digital de documentos, que diminui o uso de pastas, tinta, papéis, canetas, impressões, estantes, entre outros materiais físicos. Além disso, também reduz eventuais gastos com transferência e envio de documentos.

Para entender como o software contribui para a redução de gastos, é preciso visualizar situações que geram prejuízos ao negócio. Uma delas consiste nos furtos e roubos de carga, que causam prejuízos excessivamente onerosos para a empresa, pois também geram atrasos e insatisfação dos clientes. Um bom programa para transportadora auxilia nessa questão ao traçar de forma rápida e automática rotas mais seguras, bem como ao monitorar o percurso dos veículos.

Cancelamentos de compras pelos clientes também geram custos, mas normalmente eles ocorrem por atrasos excessivos ou falta de informações. O software permitirá entregas mais rápidas e seguras. Ademais, também permite que o cliente se informe da entrega em tempo real, o que minimiza o índice de cancelamentos.

Outra forma de economia e redução de custos é a minimização de paradas não planejadas e acidentes na estrada. Como essas ocorrências normalmente decorrem da falta de manutenção, um bom aplicativo de controle de frota pode ajudar nesse controle e diminuir esses gastos.

Por fim, há uma significativa diminuição de extravios. Esse fenômeno pode ocorrer em diferentes pontos da cadeia logística, como:

  • no armazenamento em estoque;
  • na liberação para transporte;
  • durante o traslado;
  • na transferência de produtos entre os modais.

É bastante difícil encontrar exatamente em qual etapa se originou o extravio. Por isso, com o controle eletrônico das cargas, é possível identificar o fenômeno. Assim o gestor poderá tomar as medidas necessárias para diminuir a probabilidade que os extravios ocorram.

Contratar um software de gestão pode parecer custoso à primeira vista, mas se trata de um investimento com alto retorno em curto ou médio prazos, pois há redução de custos e aumento da produtividade, simultaneamente.

Comunicação direta

O sistema para transportadora faz com que a comunicação com os clientes seja direta, simples e rápida. Isso porque permite que os dados sejam recebidos e enviados pela tecnologia de Troca Eletrônica de Dados (EDI), que usa o padrão de comunicação mais utilizado no mercado de transporte, o “PROCEDA”. Além disso, o software ideal permite a comunicação através de webservices, e até mesmo permite que ele seja customizado para adotar padrões específicos de cada embarcador.

Aumento da produtividade

Ao reduzir as atividades burocráticas, auxiliar os colaboradores em suas atividades e integrar os setores da empresa, os programas permitirão que os colaboradores se concentrem nas suas atividades principais. Isso maximiza a produtividade, tanto dos operadores quanto dos controllers.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Auxílio na tomada de decisões

A plataforma analisa e disponibiliza informações sobre receitas, despesas, patrimônio, dívidas, entre outras contas da empresa, em relatórios e gráficos de forma precisa, real, transparente e de fácil entendimento. Assim, as decisões podem ser baseadas em dados mais completos e confiáveis.

O programa também faz constantemente uso de indicadores de desempenho (KPI) para que o gestor saiba quais são os resultados de suas ações e escolhas. Dessa forma, ele pode rapidamente mudar suas decisões, caso os resultados estejam sendo diferentes do esperado.

Minimização de erros

É comum que eventualmente as pessoas cometam erros. No dia a dia de uma empresa, trata-se de uma questão de tempo até que surjam falhas. Além disso, há atividades que são bastante estressantes e cansam mentalmente os colaboradores, aumentando as chances de equívocos.

Um bom software é capaz de realizar tarefas de forma mais rápida e precisa. Dessa forma, os processos se tornam mais seguros e minimizam as chances de erros.

Maior facilidade no monitoramento

O monitoramento é uma peça fundamental para uma gestão de frotas eficiente. O programa de controle de frotas calcula automaticamente a manutenção, o abastecimento e as despesas e trajetos de cada viagem a ser realizada. Também monitora, em tempo real, os gastos e o caminho percorrido. Alguns dos principais fatores observados com o monitoramento são:

  • cumprimento da rota de entrega pelos condutores;
  • eficiência de cada motorista;
  • taxa de extravios;
  • locais com maior índice de roubos e furtos;
  • identificação dos condutores para apurar quais têm maiores índices de acidentes;
  • percentual de atrasos ou de cumprimento de prazos;
  • índice de problemas com veículos, tanto em relação ao profissional condutor como pelo automóvel.

Isso permite que os gestores tomem as melhores decisões possíveis para realizar investimentos a curto e longo prazo. Também possibilita que eles tomem conhecimento de qualquer problema na viagem. Assim, poderão estruturar novos trajetos, comunicar atrasos ao cliente, otimizar os processos e garantir entregas rápidas.

Controle de paradas e espera

Nesse aspecto, o software fornece controle total sob duas vertentes: o número de paradas que o condutor faz durante o percurso e quanto tempo leva em cada uma delas. Com essas informações, é possível calcular o tempo para carregar e descarregar o veículo, o que permite mais precisão nos cálculos, imposição de limite para carga e descarga e criação de novos métodos de utilidade do tempo.

Otimização e controle de entrega

A finalidade principal da empresa é garantir que o destinatário receba o produto que comprou. Apesar de esse ser um objetivo básico, podem ocorrer diversos problemas que impeçam que a entrega seja bem-sucedida, como na montagem da carga no veículo, na expedição de produtos, entre outros momentos. O software ajuda a transportadora a entregar as mercadorias dentro dos prazos das seguintes formas:

  • fornece uma visão geral e faz o gerenciamento de todos os pedidos recebidos;
  • organiza os pedidos de forma que os prazos sejam atendidos;
  • auxilia na elaboração de planos de entregas para atender às demandas.

APP Entreguei - Plataforma de Controle de Entregas

Alerta de irregularidades

Irregularidades consistem em situações que fogem ao padrão estabelecido como ideal pelos gestores. Isso deve ser evitado ao máximo, mas pode ser muito difícil para os gestores identificarem essas situações no dia a dia sem a ajuda de um bom software que monitore o andamento das operações e acuse quando os parâmetros ideais não estiverem sendo respeitados.

O programa TMS envia automaticamente um alerta ao gestor quando determinados parâmetros e prazos que serão configurados no momento da implantação do sistema não forem respeitados, de forma que possam ser corrigidos os erros antes de gerarem maiores problemas para a empresa.

Agilidade na entrega

Outra dor de cabeça comum na logística é a demora de tempo para liberação dos veículos nas unidades de embarque e descarga. Isso ocorre principalmente se a comunicação entre a central e o motorista for precária. Mas com o programa, o contato será transparente e em tempo real, permitindo que se tenha exatidão quanto à execução do trabalho e o cumprimento do cronograma de coleta. Assim também fica mais fácil o agendamento ou a reprogramação para as próximas coletas.

Aumento da satisfação do cliente e melhoria da imagem da empresa

Como os processos serão mais ágeis, e vários deles até automáticos, o cliente receberá as informações que deseja com muito mais velocidade e precisão. Os softwares também aprimoram a relação com o cliente, por exemplo, com o aumento dos canais de comunicação e a própria plataforma da empresa.

Além disso, graças à redução de custos, a empresa poderá usar o capital extra para oferecer preços mais acessíveis, investir em projetos que aprimoram o serviço, formar reservas para crises, entre outras táticas.

Tudo isso maximiza as chances de fidelização dos clientes, aumenta a probabilidade de sua sobrevivência e crescimento da empresa no mercado e transmite uma imagem de profissionalismo aos parceiros, fornecedores e outras empresas em geral.

Controle financeiro

É fundamental que também seja adotado um software para ajudar na administração financeira do negócio, permitindo que os gestores tenham todos os resultados de seus serviços e retornos financeiros sem a necessidade de aguardar dias ou até semanas. O programa atualiza os dados em tempo real e gera relatórios personalizados, assim, os documentos são dotados de informações reais, transparentes e sem erros.

Qual a importância de escolher um bom software para transportadora?

Para garantir bons resultados, é fundamental que seja escolhido um software que atenda às necessidades da transportadora. O gestor não deve considerar apenas o fator preço. O elemento principal a ser observado é a satisfação das necessidades da empresa, ou seja, se o investimento será capaz de impulsionar os resultados do negócio, melhorar sua imagem, trazer economia etc.

Caso o empreendedor não tenha essa visão, não será possível aproveitar todos os benefícios listados. Além disso, o investimento resultará apenas em um gasto sem retorno concreto.

Como analisar o software que atenderá melhor às demandas da transportadora?

A fornecedora do software para transportadora deve ser experiente, conhecer as necessidades de uma empresa de transporte, ser transparente e prezar pelo bom atendimento e o desenvolvimento saudável de seus clientes. Faz-se relevante que seja escolhida uma plataforma dotada das seguintes características:

  • forneça softwares com diferentes funcionalidades, como emissor de CT-e e MDF-e, TMS, gestão financeira, aplicativo para controle de entregas, entre outras. Assim a transportadora pode escolher o pacote mais adequado às suas necessidades;
  • tenha um suporte técnico especializado;
  • que o sistema opere via web e possa ser acessado de qualquer lugar e dispositivo (como tablets e smartphones);
  • disponibilize vários pacotes que atendam às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas;
  • apresente, em seu portal, cases de sucesso e depoimentos de clientes satisfeitos;
  • tenha bastante tempo de mercado e um considerável número de usuários satisfeitos;
  • tenha clientes operando com êxito em todos os estados brasileiros, o que é relevante especificamente para transportadoras que prestam serviços interestaduais;
  • esteja presente nas redes sociais, o que significa que é modernizada e permite vários canais de comunicação;
  • tenha os valores, missão, parceiros, responsabilidades e modelo de negócios bem definidos, pois isso demonstra que a empresa é bem estruturada e tem objetivos determinados.

Adotar um bom software para transportadora ajuda a garantir um bom suporte para facilitar o seu crescimento no mercado e o aumento da competitividade perante os concorrentes. Trata-se de um investimento que gera retorno em vários aspectos, por isso, não deixe essa questão de lado.

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Saiba como reduzir custos na sua transportadora com ajuda de um software TMS

By: Fábio Cunha

A redução de custos logísticos em transportadoras deve ser um processo inerente à sua gestão, já que ao reduzir os custos é possível aumentar as margens de lucro, oferecer um serviço mais competitivo e, com isso, aumentar a participação da empresa no mercado.

Neste post, vamos auxiliar transportadoras apresentando algumas dicas práticas que podem ajudar os gestores e empresários na redução de custos logísticos por meio do emprego de soluções tecnológicas e de um software TMS. Confira!

O que é um software TMS?

O software TMS também conhecido como Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte é um software utilizado para integrar e melhorar processos logísticos em transporte e distribuição.

Por meio do sistema é possível além de emitir CT-es, ordens de coleta e carregamento, manifestos de carga (MDF-e), contratos de fretes, realizar e todas as operações relacionadas à operação e gestão de uma transportadora.

Geralmente, eles são desenvolvidos em módulos que podem ser adquiridos ou locados conforme a necessidade de cada cliente, e pode ser integrado a outros sistemas do tipo ERP e WMS para interligar com gestão de estoques, departamento financeiro e fiscal.

Dessa forma, é possível controlar de forma mais eficiente todas as informações relacionadas aos fretes, recebimentos, entregas, rotas, desempenho dos motoristas e veículos (consumo de combustível, tempo e local de parada, entre outros).

Qual a sua aplicabilidade?

Descrevemos algumas funcionalidades mais comuns em sistemas TMS. Acompanhe!

Cálculo de frete

Muitas informações precisam estar disponíveis para realizar uma cotação correta, que seja suficiente para cobrir despesas como combustível, pedágio, impostos, taxas de GRIS (gerenciamento de risco), por exemplo, gerar lucro para a transportadora e, ainda, ser competitiva no mercado.

Esse cálculo é ainda mais complexo porque considera dados como tipo de produto, local de origem e destino, peso e dimensões da carga, informações que são disponibilizadas de forma automatizada com ajuda do TMS.

Emissão e controle de ordens de coleta

As solicitações de coletas ficam mais organizadas, com controle mais eficiente do que foi ou não executado e que permitem, inclusive, a integração entre empresas, conferindo agilidade e a troca de informações para aumentar a qualidade dos serviços e a redução do indicador de lead time da transportadora, contribuindo para melhorar o nível de satisfação dos seus clientes.

Auxilia no gerenciamento de riscos

O GRIS é um valor que incide sobre o frete de forma variável, pois é definido a partir de dados que mudam conforme o tipo de carga, a localização da entrega e as condições das estradas utilizadas para o acesso do local, indice de risco, por exemplo, e pode ser gerenciada com mais eficiência para minimizar gargalos que poderiam atrapalhar o desempenho da transportadora.

Desse modo, para aumentar a eficácia do gerenciamento de riscos, por meio de dados disponibilizados por um software TMS, é possível mudar estrategicamente os horários das viagens com planejamento adequado da rota dos caminhões e rotina dos motoristas (paradas programadas em locais seguros para descanso e abastecimento, por exemplo).

Agendamento e rastreamento das entregas

Um software TMS possibilita o planejamento da distribuição de entregas fracionadas, o agendamento delas em calendários acessíveis aos envolvidos, e rastreamento da carga para aprimorar o fluxo de expedições e acompanhar ocorrências atípicas que possam gerar descontentamento de clientes por atrasos, avarias ou extravios por exemplo, reprogramando-as de forma mais ágil.

Quais são as vantagens desse processo?

As maiores vantagens observadas com a redução dos custos logísticos dizem respeito ao aumento da competitividade da transportadora, que pode ser evidenciada por:

  • melhoria na capacidade de organização da empresa;
  • diferenciação em relação aos concorrentes;
  • aumento da capacidade de operar a baixos custos, obtendo, assim, lucros maiores.

Além disso, observa-se o aumento do controle gerencial sobre as operações, facilitando a tomada de decisão que, por sua vez, melhora a eficiência da empresa.

Quais os principais desafios nesse processo?

Um dos maiores desafios é a condição das estradas no Brasil: a reabilitação das rodovias ou a construção de autoestradas deve ser prioridade do governo. Apesar disso, se vê pouca mobilização por parte dos órgãos competentes.

Segundo pesquisa do Instituto de Logística e Supply Chain (ILOS) em 2013 no país, os custos logísticos representaram 10,6% do PIB (Produto Interno Bruto). Se comparado aos Estados Unidos, cuja relação é de 7,7%, é possível verificar que se houvessem melhorias no modal viário, consequentemente, os custos de transporte seriam reduzidos.

Outro problema diz respeito a apuração correta de custos inerentes ao processo logístico, que ao serem reduzidos, podem aumentar o custo de outra atividade, fazendo necessário o equilíbrio entre os processos.

Como promover a redução de custos logísticos?

Faça um mapeamento de processos

Um ponto fundamental para conduzir com sucesso um processo de otimização das operações com objetivo de reduzir custos em uma empresa deve ser o entendimento e mapeamento claro dos processos e procedimentos de trabalho.

Por meio de algumas ferramentas como PDCA — Plan (planeje) Do (faça) Check (confira), Action (aja) ou 5W2H — What (o quê), Who (quem), Why (por quê), Where (onde), When (quando), How (como) e How much (quanto), por exemplo, faça uma análise dos processos logísticos para identificar gargalos e pontos de desperdício no processo operacional da empresa, a fim de realizar os cortes necessários e ajustar os procedimentos que possam aumentar a sua eficiência.

Contrate um sistema TMS

Com um software TMS é possível controlar efetivamente todo o processo logístico, desde a contratação do serviço, o fluxo financeiro, até o monitoramento das entregas. Além disso, um software, quando bem utilizado, oferece dados imprescindíveis para as análises e elaboração de planejamento estratégico.

Utilize o conceito de compartilhamento

O compartilhamento é uma tendência que entre diversas vantagens, reduz despesas em processos. Nesse sentido, é possível dividir custos firmando parcerias com empresas que complementam ou operam no mesmo ramo de negócio, para realizar compras de peças, combustível e demais insumos de manutenção de veículos, por exemplo, a fim de aumentar o poder de negociação com fornecedores e reduzir, assim, os custos de aquisição.

Controle as médias de consumo de combustível

Esse controle pode ser obtido por meio de um software de gestão de frota, que permitirá identificar as médias de consumo de cada veículo da frota, além de medir a eficiência da condução de cada motorista.

Além disso, é possível firmar convênios de descontos com as redes de postos que asseguram essas condições e avaliar, por meio do sistema, o desempenho individual dos motoristas, fato que garante a identificação daqueles que, ao dirigirem de forma errada, consomem mais combustível.

Aplique o método de frete de retorno

O método de frete de retorno consiste em programar a viagem para ir ao destino e voltar à origem com o veículo carregado.

Para isso, é preciso uma comunicação rápida entre as partes envolvidas na logística de distribuição, disponibilizada por um software TMS aliado aos websites que podem divulgar esse tipo de serviço (centrais de fretes).

Acompanhe as informações dos motoristas

Um sistema TMS associado aos dispositivos móveis dos motoristas, como celulares, smartphones e tablets, facilitam a visualização do gestor, em tempo real, de todas as informações geradas no percurso:

  • permite identificar problemas, como ocorrências policiais e sinistros;
  • melhora o fluxo de informação;
  • aumenta a segurança dos motoristas, que informam posição, paradas e demais ocorrências.

Para garantir a redução de custos logísticos é imprescindível o uso de um sistema de gerenciamento TMS e o auxílio de profissionais especializados para efetivação dos processos operacionais e logísticos da empresa.

 

Se interessou pelo assunto, quer receber mais informações sobre redução de custos logísticos e aumentar ainda mais a eficiência de seus processos? Avalie esse artigo nos dando as estrelas a seguir, e deixe o seu nome e email para entrar em nossa Lista VIP e receber em primeira mão as dicas e artigos que irão ajudar a melhorar a gestão da sua empresa!

Controle de multas da frota

Saiba como fazer um controle de multas eficiente para a sua frota

By: Fábio Cunha

Fazer um controle de multas inteligente é uma atividade fundamental para evitar prejuízos desnecessários, independentemente do tamanho da empresa. Esse tipo de penalidade pode ser muito prejudicial para uma operação de transportes, pois reduzem a lucratividade da frota.

Essas situações ocorrerão mesmo com a conscientização dos colaboradores e regularização de seus documentos, pois falhas humanas podem eventualmente ocorrer em qualquer processo — é preciso ir além e utilizar a tecnologia a seu favor.

Neste artigo, esclarecemos o que é o controle de multas, depois expomos o papel do software nessa atividade e, no fim, respondemos as dúvidas mais comuns sobre o assunto. Boa leitura!

O que exatamente é o controle de multas de trânsito

Empresas de transporte possuem um grande número de veículos e constantemente multas são impostas aos motoristas, esse é um fato esperado e previsto pelos gestores, porém é preciso muita organização e acompanhamento para saber de onde surgiram cada uma dessas infrações.

Quando um condutor é flagrado cometendo uma infração de trânsito, seja por agentes ou radares, o fato é comunicado ao órgão responsável, que prepara uma notificação de autuação por infração que é entregue pelos correios no endereço do proprietário do veículo.

Nessa etapa a multa ainda não foi gerada, mas aqui é possível iniciar um controle sobre ela. Se a notificação estiver incompleta ou com falhas, é possível solicitar o cancelamento da infração, a sua conversão em advertência ou entrar com um recurso junto ao órgão de trânsito atuador.

Cada multa dá origem a processos administrativos, com diferentes prazos e etapas, caso o administrador não se organize perderá a oportunidade de recorrer de forma fundamentada e com isso diminui as suas chances de conseguir extinguir a multa. Por isso esse controle é um aspecto básico de uma boa gestão de frotas.

Como um software de gestão ajuda no controle de multas da frota

É inviável anotar e atualizar manualmente todos os dados sobre as multas, o andamento dos processos administrativos, atualizar dados dos motoristas, valores etc. Fazê-lo manualmente tende a tomar muito tempo do gestor, fazendo-o desfocar de sua atividade principal.

Como também o trabalho poderá estressá-lo e sobrecarregá-lo, acarretando falhas e no pagamento de multas que poderiam ser evitadas. Uma das soluções é contratar um colaborador exclusivamente para lidar com a tarefa, mas, ainda assim, consiste em um grande aumento de despesas, o que nem sempre é viável para as empresas de transporte.

A resposta mais econômica, eficiente e de fácil implantação é a utilização de um software de gestão de frotas com recurso de controle de multas. Como são várias as vantagens oferecidas por esse tipo de sistema, separamos tópicos para explicar algumas delas:

Eleva a eficiência

Esse programa automatiza várias tarefas puramente burocráticas. Basta que você cadastre as informações do motorista, do veículo, da infração entre outros dados uma única vez. Deste controle as informações já serão enviadas ao módulo de Gestão Financeira, evitando retrabalho e mantendo atualizado o controle de despesas da frota.

As infrações também passarão a integrar o histórico do motorista, assim, você saberá exatamente qual motorista gerou determinada multa.

Por exemplo, um motorista mudou de veículo, se o supervisor ou gerente fez a anotação no sistema, você poderá facilmente identificar qual colaborador é responsável por determinada multa, quantas ele gerou em determinado espaço de tempo, entre outros relatórios.

Diminui o prejuízo

Você não perderá a oportunidade de cancelar as multas passíveis do ato. A infração pode vir com dados que não batem, como cor, placa, tipo do veículo etc, essas informações poderiam passar despercebidas tanto pelo agente do trânsito quanto do funcionário responsável pelo controle.

Outro ponto importante é que o sistema poderá emitir alertas informando quanto aos prazos de recursos e pagamentos.

Preserva os ativos da empresa

O programa permite que você realize o controle de cada veículo. Assim, você saberá exatamente a rota percorrida pelos motoristas, se os seus documentos estão dentro do prazo de validade, quando há necessidade de trocar extintores entre outros.

Haverão alertas avisando sobre a necessidade de manutenção e, precisamente, de qual parte do veículo será necessária, eliminando eventuais multas ocasionadas por falhas mecânicas.

Além disso, a vida útil dos veículos se estenderão graças aos controles mais rigorosos, maximizando o aproveitamento desses ativos e aumentando a lucratividade da frota.

Principais dúvidas referentes a multas

É inegável que o software é uma ferramenta fundamental para o controle de multas, porém, para um controle efetivo, há algumas questões que devem ser de conhecimento do gestor. Elas também são as principais dúvidas em relação ao tema, confira-as a seguir.

Quem deve pagar a multa

O proprietário do veículo é sempre quem arca pelo pagamento da multa, como o bem estará em nome da empresa, será ela quem arcará com as despesas.

É possível descontar o valor do salário do motorista, mas a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT somente permite a prática se houver concordância prévia do colaborador ou se houver dolo – se cometeu a infração propositalmente.

O dolo é uma intenção de difícil comprovação e a citada concordância deve estar prevista no contrato de trabalho, portanto, fique atento na redação do acordo com o funcionário, para evitar problemas na justiça posteriormente.

Possibilidade de recorrer

A legislação brasileira garante o direito de recorrer de qualquer multa, seja uma pessoa física ou jurídica, apresentando defesas e recursos em duas instâncias, ou seja, pode reclamar da decisão a um órgão superior duas vezes.

Destinação dos pontos de infração

Os pontos da infração é registrada na CNH do motorista, se ele não for identificado no momento da autuação, a empresa deverá indicar quem estava no volante em 15 dias, caso contrário, ela receberá a multa comum e a multa NIC (Não Identificação do Condutor).

Esse último tipo de multa possui o mesmo valor da originária, mas multiplicado pela quantidade de infrações iguais cometidas em doze meses.

Por exemplo, se o motorista ultrapassou a velocidade e não foi identificado, a empresa receberá a multa mais a multa NIC; se ele cometer a infração novamente em menos de 12 meses, será enviada a comum e a NIC com o dobro do valor e assim por diante.

Lembrando que a nossa legislação prevê que, quando o motorista alcança 14 pontos na habilitação, ele pode realizar um curso preventivo de reciclagem que elimina esses pontos, mas se ele ainda somar 20 pontos em 12 meses, perderá sua carteira.

Exercer um bom controle de multas é fundamental para minimizar gastos da transportadora, e para ser capaz de identificar precisamente quais infrações são cometidas frequentemente e por quais motoristas. Entretanto, esse controle se torna muito mais fácil com a ajuda de um programa especializado.

Tem interesse em diminuir as despesas com multas de sua empresa? Entre em contato conosco e conheça nosso software de gestão de frotas!

o que é averbação de cargas para seguro de transporte

O que é averbação de cargas e qual sua importância no transporte?

By: Fábio Cunha

A averbação de cargas é um procedimento obrigatório segundo a legislação vigente, através do qual o responsável pela contratação do seguro da carga deve informar eletronicamente à companhia seguradora os detalhes do frete e da mercadoria transportada, para que em caso de ocorrência de um sinistro com a carga, a mesma tenha a cobertura contratada na apólice de seguro.

E você sabe o que é averbação de cargas? Gostaria de saber como automatizar as averbações de seguro de cargas e ganhar segurança no dia-a-dia da sua transportadora?

Então leia até o fim este artigo onde vamos tirar as suas principais dúvidas sobre o assunto!

Como gestor você certamente busca evitar prejuízos e também está sempre em busca de oportunidades para controlar e reduzir gastos.

O transporte é um dos principais custos logísticos, principalmente quando existe alto índice de sinistro ou roubo de cargas. Por isso, é muito importante fazer averbação para transporte de cargas, garantindo cobertura em caso de acidentes e minimizando os riscos.

O que é averbação de cargas?

A averbação é o ato de informar à companhia seguradora os dados referentes às notas fiscais e as características das mercadorias que foram embarcadas para transporte, para que tenham a devida cobertura em caso de sinistro. Dessa forma, os prejuízos aos envolvidos são minimizados.

Além disso, a portaria 247 da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP) estabelece que as transportadoras devem averbar todos os conhecimentos, sem exceção, diariamente e antes do início da viagem.

Caso ocorra um sinistro e existam documentos não averbados (ou averbados após a viagem), a seguradora tem o direito de recusar a indenização.

A importância da apólice de seguro RCTR-C

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTR-C) é o nome do seguro obrigatório do transportador. Esse é o seguro por meio do qual ele pode solicitar o reembolso à seguradora em caso de prejuízo.

Na prática, a RCTR-C é a garantia de ressarcimento do embarcador — e é depois reembolsado pela seguradora até o valor limite da garantia fixada na apólice.

Além de ser uma forma de proteger as partes envolvidas no negócio, a averbação é necessária para o cumprimento da legislação, inclusive com a adoção do MDFe 3.0.

Ou seja, nenhuma carga deve ser transportada sem que todos os conhecimentos tenham sido informados à seguradora.

Principais dados informados em uma averbação de cargas

Para realizar o processo de averbação de seguro de carga no transporte é preciso informar para a seguradora uma série de dados. Veja, a seguir, quais são os principais deles:

  • o valor total da carga transportada;
  • o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e sua chave de acesso;
  • os dados do veículo de carga;
  • a identificação da apólice de seguro;
  • os dados do motorista.

O valor é o principal item a ser destacado. Isso porque as apólices de seguros têm limites de cobertura e, caso o valor ultrapasse esse teto, a carga não pode ser coberta. Outro fator é que esse valor será usado como base para o ressarcimento e, se ele não estiver informado, a seguradora não tem a responsabilidade de arcar com as perdas.

Os dados do CT-e são fundamentais para comprovar a rota a ser seguida, bem como quais são as mercadorias transportadas. Assim, é possível identificar produtos perecíveis, frágeis, químicos, perigosos e outros.

Já os dados do motorista e do veículo são necessários para comprovar que o condutor e o veículo são realmente os que constam no seguro. Por esse motivo, é essencial fazer a averbação com os dados corretos e completos do motorista que seguirá com a carga.

No caso da apólice, ela é importante para confirmar que a carga foi averbada e tornar possível a obtenção do seguro e do reembolso, caso necessário.

Como executar a averbação de cargas?

A averbação de cargas pode ser realizada de duas maneiras, ou seja, tanto de forma manual através do site da companhia seguradora, quanto de forma eletrônica por meio da integração do sistema de gestão de transportes (TMS) da transportadora com o sistema da seguradora.

Como fazer a averbação manual de cargas

No processo manual de averbação do seguro de cargas, a transportadora precisa repassar os dados de cada carga a ser transportada para a seguradora. Geralmente, esse processo é realizado com o auxílio de planilhas ou arquivos de texto ou até feito manualmente em um formulário no site da seguradora.

Em muitos casos, é preciso entrar em contato com a empresa para confirmar os valores dos prêmios. Vale destacar, ainda, que o tempo necessário para fazer o processo de forma manual é muito maior. Isso reduz a produtividade da equipe e aumenta o custo operacional.

Riscos da averbação manual de seguro de cargas

Apesar de sua importância e obrigatoriedade de se averbar as cargas antes de realizar o transporte, é comum que muitas transportadoras que optaram pela averbação manual de cargas acabem negligenciando essa atividade (muitas vezes pela correria do dia a dia). O resultado é que, elas acabam expostas a um grande risco, pois em caso de sinistro poderão ter a indenização negada pela companhia.

Nesse caso, as chances de erro são significativas, visto que são exigidas várias informações que podem ser facilmente trocadas, esquecidas ou inseridas com erros. Se isso acontecer, a empresa também poderá ficar descoberta e ter de arcar com todos os prejuízos em caso de sinistro.

Outro ponto muito importante que cabe destacar é o fato de que se o operador na transportadora esquecer de averbar uma carga no meio do mês, e ocorrer um sinistro com uma outra carga, mesmo que a carga sinistrada tenha sido averbada, existe grande chance de a companhia seguradora negar a indenização, sob alegação de risco de fraude, o que está respaldado pela legislação vigente, e sendo assim, não aconselhamos a averbação manual e indicamos fortemente que as empresas optem pela averbação eletrônica de cargas.

Como realizar a averbação eletrônica de cargas

O processo de averbação eletrônica do seguro de cargas traz mais segurança às transportadoras, pois evita erros de digitação, uma vez que os dados saem diretamente do sistema TMS da transportadora para o sistema da seguradora.

O primeiro passo é conhecer o layoute EDI utilizado pela companhia seguradora, que contém todas as informações necessárias para a averbação de transporte de cargas. Este arquivo é fornecido pela própria seguradora.

Com ele em mãos, o próximo passo é adaptar o sistema da sua transportadora para criar o arquivo de averbação — ou seja, um documento com as informações contidas no leiaute, que são capturadas de forma automática pelo sistema. Após a emissão do CT-e ou MDF-e, o arquivo é gerado.

OBSERVAÇÃO: Clientes que utilizam o TMS Datamex já tem a sua disposição as integrações prontas com todas as companhias seguradoras do mercado nacional.

Pode ser que a seguradora também solicite o arquivo XML. Nesse caso você tem duas alternativas:

  • configurar o software para enviá-lo por e-mail sempre que for criado um novo CT-e ou MDF-e;
  • juntar os arquivos de um determinado período e enviar em lote ou em um arquivo compactado à seguradora.

Como automatizar o processo

Para evitar erros, esquecimentos e garantir a segurança e a produtividade no processo de averbação para transporte de cargas, é recomendável o uso de um sistema de gestão de transportes (TMS) que possua capacidade de integração e transmissão automática de dados via EDI dentro dos padrões estabelecidos pelas seguradoras, um exemplo desse tipo de sistema é o Emissor de CT-e e MDF-e do TMS Datamex. Dessa forma, o processo fica automatizado de ponta a ponta, o que garante a segurança dos dados, a confiabilidade e a velocidade da operação.

Depois que o sistema for devidamente configurado, ele carrega os dados automaticamente e, passará a realizar de forma automatizada as averbações do seguro de cargas a cada frete.

Para garantir máxima segurança e produtividade para a transportadora e seus clientes, siga as dicas apresentadas e utilize um sistema para automatizar o processo. Agora que você já sabe como funciona a averbação, descubra 7 dicas certeiras de segurança para evitar roubo de carga.

Fim do emissor gratuito de mdfe da SEFAZ

Fim do Emissor Gratuito de MDFe da SEFAZ em Outubro de 2018 – Prepare-se

By: Fábio Cunha

No dia 28/03/2018 a SEFAZ de SP (Secretaria Estadual da Fazenda do Estado de São Paulo), responsável pelo desenvolvimento e suporte ao Programa Emissor Gratuito de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, em âmbito nacional, informou o fim do emissor gratuito de MDFe em 01/10/2018, data na qual não será mais possível fazer o download do programa na página da SEFAZ, e não serão mais lançadas atualizações de versão e nem correções.

Fim do emissor gratuito de mdfe da SEFAZ

Os usuários e empresas que tiverem o emissor gratuito de mdfe instalado em seus computadores poderão seguir utilizando até que novas regras de validação sejam lançadas e impeçam o seu correto funcionamento, já que este emissor não possuirá mais suporte e nem atualizações.

A SEFAZ recomenda que as empresas providenciem o quanto antes a aquisição de soluções no mercado, evitando assim que fiquem sem suporte e tenham suas operações prejudicadas por erros quando sair uma nova atualização das regras de validação de mdf-e no ambiente de autorização do lado do fisco, o que poderá ocorrer a qualquer momento a partir da data de descontinuidade do emissor grátis de mdfe.

O MDF-e

O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é um documento fiscal eletrônico cuja finalidade é identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte, agilizando o registro e a fiscalização em lote dos documentos fiscais em trânsito.

Ele deve ser emitido pelas transportadoras nos fretes com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações de transporte em veículos próprios, arrendados, ou nas contratações de TACs (transportadores autônomos de cargas), com mais de uma nota fiscal.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Qual a base legal desta notícia ?

A notícia foi publicada no site oficial do MDFe da SEFAZ São Paulo :

Noticia fim do emissor gratuito de MDF-e SEFAZ/SP

Acesso em 05/05/2018 as 09:10

A SEFAZ Minas Gerais também publicou a notícia no seu site oficial do MDF-e:

Notifica do fim do emissor gratis de MDF-e SEFAZ/MG

Acesso em 05/05/2018 as 09:10

Afinal, quais as razões da descontinuidade do emissor grátis de MDFe ?

Da mesma maneira que aconteceu com os emissores gratuitos de CTe e NFe, com o passar do tempo os emissores gratuitos de MDFe fornecidos pelo governo, por serem limitados apenas a emissão dos documentos, e não possuirem um suporte mais efetivo para os dúvidas dos usuários no dia-a-dia, acabaram sendo gradativamente substituídos por emissores pagos de MDFe, e até mesmo por sistemas completos de gestão de transportes, que vão muito além da simples emissão do mdfe, abrangendo outras necessidades dos usuários no dia-a-dia, e oferecendo suporte ágil e especializado.

Existe um conjunto de razões mais relevantes tanto para o fisco como para as empresas desistirem do emissor gratuito de MDFe, são elas:

Por que a SEFAZ resolveu descontinuar o emissor gratuito de MDFe?

Como as equipes de TI do Fisco fazem um acompanhamento constante da utilização da sua plataforma, foi possível perceber que, com a gradual adesão das empresas a outros sistemas, a grande maioria dos MDFe e demais documentos fiscais eletrônicos não são mais gerados pelo emissor gratuito oferecido pela Secretaria da Fazenda.

Do total de MDF-e’s processados pela Fazenda, 93% das emissões são feitas por softwares próprios dos contribuintes, ou seja, apenas 7% dos MDFe são gerados pelo emissor gratuito.

Resumindo, o pequeno número de empresas que ainda usam a plataforma do governo, não justificou mais manter a estrutura de desenvolvimento para manter a mesma, o que acabou tornando o projeto inviável para a Secretaria da Fazenda.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Por que as empresas tem abandonado o emissor gratuito de MDFe?

O emissor gratuito é limitado

A principal razão pela qual as empresas tem abandonado em massa os emissores gratuitos de MDFe, é o mesmo que as levou a abandonar os emissores gratuitos de CTe e NFe, ou seja, a sua limitação que é oferecer apenas a emissão do documento fiscal eletrônico, o que não é mais suficiente para sustentar o dia-a-dia das operações das empresas e transportadoras, que possuem uma série de outras necessidades de controle e gestão que não são atendidas por esses emissores gratis.

O nível de segurança de dados locais do emissor gratuito é baixo

Outro motivo é o fato de que o emissor gratuito de MDFe é instalado na máquina local do usuário, e no caso de qualquer problema com o computador (exemplo: vírus, defeito no hd, falha no sistema operacional, problemas com o java) geralmente a operação da empresa acaba sendo interrompida ou prejudicada, e em casos extremos quando não existe um bom backup de dados, os dados dos documentos emitidos podem até ser perdidos.

Ele não oferece um arquivo fiscal organizado

Uma limitação também presente no emissor gratuito de mdfe é que ele não oferece uma forma de arquivar de forma organizada os arquivos XML dos documentos fiscais emitidos, obrigando as empresas a contratar e pagar por sistemas específicos para armazenamento e gerenciamento dos arquivos XML, pois o fisco exige das empresas que elas guardem os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir da sua emissão, afim de apresentar prontamente à fiscalização caso solicitado.

O emissor gratuito não oferece suporte para dúvidas dos usuários no dia-a-dia

Um grande problema para os usuários do emissor gratuito no dia-a-dia é que não é oferecido um suporte para as dúvidas comuns do dia-a-dia relacionadas a operação do sistema, sempre que acontece alguma atualização é normal que os usuários e contadores tenham dúvidas sobre como se adaptar às novas regras do fisco, necessitando de um atendimento especializado, o qual não é disponibilizado pelo governo.

Em resumo, os usuários do emissor gratuito de mdfe acabam sozinhos, sem suporte e apoio, desde o download e implantação do sistema nas suas empresas, até a emissão dos mdf-e no dia-a-dia, operando o sistema sem apoio nem orientações e tendo que perder tempo e correr atrás de soluções no caso de problemas.

Diante de todos esses problemas e dificuldades, foi questão de pouco tempo para que as empresas enxergassem que precisavam implantar novas ferramentas disponíveis no mercado, que mesmo pagas, teriam o seu pequeno custo mensal justificado, na medida que não sofreriam mais com as limitações do emissor gratuito e ainda poderiam usufruir de um suporte técnico ágil e com possibilidade de utilizar mais recursos do sistema para melhorar e agilizar as operações e gestão da empresa.

O que fazer agora, com o fim do emissor gratuito de MDFe ?

Como já aconteceu quando a SEFAZ descontinuou os emissores grátis de CTe e NFe fornecidos pelo governo, agora com o fim do emissor grátis de MDFe da SEFAZ, as empresas que ainda estão se utilizando dele para emitir seus Manifestos Eletrônicos de Documentos Fiscais (MDFe) terão de buscar no mercado um novo sistema para atender a sua necessidade.

Uma vantagem da utilização de um outro Sistema para Emissão de CT-e, CC-e e MDF-e é que os sistemas comerciais costumam ir além da simples emissão dos documentos fiscais, incorporando funções de controle e gestão, auxiliando o empresário no dia-a-dia, evitando erros, agilizando a emissão dos documentos fiscais e as operações e dando maior visão sobre seus resultados.

Outro ponto importante a ser destacado no caso das soluções comerciais para emissão de CTe, MDFe e NFe como a oferecida pela Datamex é que estas oferecem Suporte Técnico tanto na implantação como no dia-a-dia dos seus clientes.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Porque eu deveria implantar um Sistema de Gestão de Transportes (TMS) na minha transportadora ?

São muitos os benefícios e vantagens que a sua empresa passará a dispor ao adotar um Sistema de Gestão de Transportadoras (TMS), vejamos algumas delas:

Melhoria nas operações de vários setores da empresa

Um Software de Gestão de Transportadoras é pensado e projetado para atender de forma integrada (aproveitamento e compartilhamento dos dados entre setores, evitando a redigitação e retrabalho) e simples as diversas demandas e desafios que surgem no dia-a-dia das transportadoras, com uma série de funções e recursos que envolvem no mínimo as seguintes ferramentas:

  • Operação de Transportes
    • Configuração de tabelas de preços de frete padronizadas
    • Cálculos automáticos de valores de frete para emissão dos CTe, evitando retrabalho, agilizando a emissão e minimizando erros
    • Emissão de RPA / Contratos de Frete com cálculo automático de impostos
    • Pagamento Eletrônico de Frete através das administradoras autorizadas pela ANTT e geração de CIOT
    • Emissão de MDFe com recursos de configuração de rotas padronizadas
    • Possibilidade de importação de dados de NFe a serem transportadas, para evitar digitação de dados e erros na emissão dos CT-e
    • Averbação automática e online de seguros
    • Comunicação com clientes e embarcadores através de EDI
    • Rastreamento de Cargas (Followup) via WEB e Email para seus clientes
    • Gestão Comercial (Cotações de Frete)
    • Controle de Pedidos de Frete
    • Relatórios Operacionais e de Resultados
  • Operação e Gestão Financeira:
    • Emissão de Faturas de Cobrança
    • Emissão de Boletos de Cobrança Registrada
    • Controle de Contas a Pagar
    • Controle de Contas a Receber
    • Conciliação Bancária
    • Relatórios Financeiros e de Resultados
    • Relatórios Gerenciais
  • Gestão de Frota:
    • Controle de Adiantamentos
    • Controle de Despesas
    • Acertos de Viagem
    • Controle de Comissionamento de Motoristas e Operadores
    • Controle de Manutenção
    • Controle de Abastecimentos e Médias
    • Controle de Pneus e Recapagens

Segurança nas atualizações

É normal que em várias vezes por ano, o governo estabeleça novas regras e as publique por meio de “notas técnicas”, e é fundamental que os sistemas se mantenham atualizados e aptos a operar de acordo com as novas regras, sendo então uma  obrigação das empresas que desenvolvem sistemas manter seus sistemas emissores atualizados e em conformidade com as novas regras.

Na Datamex todas as atualizações são feitas pela nossa equipe e disponibilizadas gratuitamente aos nossos clientes.

Mais segurança e organização para os seus dados

Um sistema de Gestão completo com o TMS Datamex já faz o arquivamento e backups diários de todos os arquivos XML dos CTe, NFe e MDFe emitidos, de forma organizada e pronto para disponibilizar ao cliente a qualquer momento.

Como o TMS Datamex roda em plataforma WEB na nuvem, você precisa apenas de um computador com acesso a internet para usar o sistema, e no caso de qualquer problema que necessite formatar ou substituir o computador, os seus dados estão a salvo no sistema.

Suporte técnico ágil e especializado

Com o Software Emissor de MDFe do TMS Datamex você terá todo o apoio de uma equipe especializada desde a implantação até a sua operação diária, estamos sempre à disposição para tirar as suas dúvidas e resolver eventuais problemas que possam surgir no dia-a-dia.

Está esperando o que para conhecer agora mesmo o Emissor de MDFe do TMS Datamex ?

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Monitoramento de Carga

Monitoramento de cargas: Vantagens para transportadoras e embarcadores

By: Fábio Cunha

Destacar-se no mercado de transporte rodoviário de cargas no Brasil é um grande desafio enfrentado pela maioria dos empreendedores deste segmento, pois de um lado os clientes demandam preços cada vez mais acessíveis, enquanto esperam contar com monitoramento de cargas e serviços de alta qualidade e profissionalismo.

Para atender a esse elevado nível de exigência, é preciso rever os seus procedimentos para melhorar a operação logística. Uma das soluções disponíveis é a adoção de soluções, aplicativos e sistemas especializados para o monitoramento de cargas. Com isso, é possível tornar as atividades de transporte mais ágeis, econômicas e seguras.

Continue com a leitura deste artigo e descubra como a tecnologia pode ser uma aliada para aumentar a produtividade e melhorar os resultados financeiros da sua transportadora!

Quais são as vantagens do monitoramento de cargas?

Acompanhamento do desempenho da frota

Um dos fundamentos do gerenciamento da operação de transportes é o acompanhamento dos resultados por meio de indicadores de desempenho. O seu objetivo é determinar se os procedimentos e atividades estão sendo realizados de maneira adequada, quais são os resultados obtidos e quais são as oportunidades de melhoria.

No caso de uma transportadora, a utilização de sistemas de monitoramento de cargas e frotas resulta em informações sobre a frota, a sua performance e os custos advindos. Com essa mensuração, o gestor tem dados concretos para apoiar o processo decisório.
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Consulta da localização em tempo real

O roubo de cargas é um contratempo que assola as rodovias nacionais e representa grandes perdas para o setor de transportes. Para contornar esse problema, as empresas podem utilizar sistemas de rastreamento veicular para adicionar mais segurança ao processo de transportes de cargas.

Entre os recursos disponíveis, os programas possibilitam a consulta do veículo em tempo real, o andamento da rota de entrega, previsão de chegada e a estimativa de conclusão das remessas.

Aumento da produtividade

A produtividade de uma operação de transportes indica o seu sucesso em suprir as necessidades dos clientes. Seu impacto contribui para manter o negócio competitivo em relação à concorrência. Os sistemas de monitoramento, mais especificamente de roteirização, têm o foco nos canais de distribuição e buscam interligar fornecedores, distribuidores e clientes.

Contudo, manter o nível de produção é um desafio que exige investimentos em ferramentas tecnológicas capazes de supervisionar toda a operação. Assim, a equipe, condutores e as práticas de manutenção dos veículos devem ser envolvidos na melhoria das atividades.

Valor agregado aos serviços oferecidos

Sob o ponto de vista dos clientes, o preço que é pago por um bem ou serviço deve ser justificado pela sua qualidade e benefícios recebidos. No caso da logística, o seu valor está em garantir que os clientes recebam as suas mercadorias em perfeito estado, no prazo e no local correto.

Quanto mais vantagens adicionadas, maior será o valor agregado dos serviços que a sua empresa fornece e, assim, maior será a disposição de pagar o preço praticado. Essa é uma estratégia fundamental para aumentar o número de clientes e proporcionar o crescimento da lucratividade.

Como preparar a sua empresa para investir em tecnologias de monitoramento de cargas?

No cenário atual, as transportadoras precisam oferecer serviços com alta qualificação e fornecer soluções modernas aos clientes para permanecerem competitivas. Os sistemas de monitoramento, quando corretamente implantados, podem representar uma vantagem significativa.

Para colocar esse tipo de projeto em pleno funcionamento, o gestor deve estar preparado para atender a diversas diretrizes de origem estratégica e operacional. Veja como:

Avalie o dispêndio financeiro

O cenário econômico atual requer cuidado ao realizar grandes gastos e investimentos. Por isso, o aspecto financeiro deve ser avaliado em primeiro lugar. É preciso analisar cuidadosamente os quesitos referentes:

  • ao prazo estimado para o retorno;
  • ao prazo necessário para implantação completa;
  • às adaptações necessárias para que o novo sistema se encaixe no contexto da operação;
  • à estimativa de redução de custos e aumento das receitas.

Essa é uma grande preocupação de micro e pequenos empreendedores que querem adicionar maior segurança as suas operações, mas têm a sua capacidade restrita por falta de capital.

Busque a compatibilidade entre os sistemas

A integração é uma das palavras-chave ao buscar sistemas capazes de informatizar o monitoramento das atividades logísticas. Em outras palavras, os usuários, fornecedores e clientes devem ter acesso a informações compartilhadas sobre os processos de compra, venda e entrega.

Para que isso seja possível, os programas devem interagir entre si de forma eficiente. Existem no mercado plataformas que operam exclusivamente na web. Esse fator elimina a necessidade de instalação de software nos computadores e da manutenção de servidores dedicados ao armazenamento de arquivos.

Implemente as funcionalidades adicionais

O monitoramento não se limita somente aos sistemas capazes de indicar a posição exata de um veículo em um determinado momento. Para que o investimento seja considerado recompensador, é preciso contar com ferramentas que oferecem:

  • acionamento remoto de travas;
  • checagem das portas e da ignição;
  • relatórios sobre o desempenho da frota;
  • registro de paradas e velocidade mantida;
  • sinalização em caso de desvio da rota programada;
  • avaliação do comportamento do condutor no trânsito.

Treine a equipe

Quando um novo sistema é adquirido, a equipe que o utilizará deve ser treinada para dominar todos os recursos disponíveis. Desde os motoristas da frota, passando pela equipe administrativa até os gerentes: todos devem saber como operar a ferramenta. Os conhecimentos requeridos de cada um são distintos, porém, complementares.

A equipe de logística, por exemplo, lida com a parte operacional, acompanhando a rota e determinando o melhor trajeto. Já os gestores utilizam as ferramentas de caráter gerencial, que permitem a consulta dos resultados e geram relatórios para os indicadores de desempenho em transporte.

Contrate uma apólice de seguros

Buscar alternativas para proteger tanto o patrimônio quanto os produtos faz parte de uma estratégia consciente. Adotar medidas preventivas é um dos meios utilizados para evitar maiores perdas durante o transporte. Porém, caso os danos se concretizem, é muito vantajoso contar com a possibilidade de receber ressarcimentos pelos danos e perdas ocorridas.

Essa é uma atitude comum para minimizar os prejuízos e evitar maiores gastos com a reposição da frota e das mercadorias. Muitas seguradoras recomendam que os seguros devem ser combinados com a implantação de sistemas de monitoramento para aumentar as chances de recuperação da carga em caso de roubo.

APP Entreguei - Plataforma de Controle de Entregas

Implante um aplicativo móvel para registro de ocorrências de transporte

A popularização e redução de custos dos smartphones, aliado aos avanços tecnológicos dos últimos tempos e a melhoria na qualidade e disponibilidade de sinal de internet móvel em todo o país, tem contribuído para que as transportadoras possam cada vez mais se utilizar de aplicativos móveis para as mais diversas finalidades no seu dia-a-dia.

Uma das aplicações mais interessantes dessas novas tecnologias é o registro de ocorrências de transporte em tempo real, através do celular dos motoristas, podendo manter a base da transportadora e os clientes informados em tempo real sobre todos eventos ocorridos com a carga, tais como saída do veículo para coleta, chegada no local para coletar, saída com a carga, paradas programadas e não programadas, chegada ao destino para aguardar descarga, descarga com sucesso, entre outras.

Por fim, é preciso considerar que os softwares monitoramento de carga são fundamentais para consolidar a estratégia da empresa e obter melhores resultados no mercado. A decisão deve ser tomada com base em quais opções são mais aconselháveis para o futuro do empreendimento.

Emissor de CTe com CIOT e EDI
Agora que você já conhece as vantagens dos sistemas de rastreamento e monitoramento de cargas, você sabe como a segurança nas operações de transporte é importante. Para complementar os seus conhecimento, conheça dicas certeiras de segurança para evitar roubo de carga!

Transporte intermodal e multimodal

Transporte intermodal e multimodal: entenda as diferenças

By: Fábio Cunha

O ramo de logística é muito amplo e nele existem várias ramificações e conceitos diferentes, e um dos conceitos importantes que todos os que trabalham na área precisam conhecer é a diferença entre transporte multimodal e transporte intermodal.

Esses dois termos consistem em operações realizadas por meio de mais de um modal de transporte. Isso significa que o trajeto entre a origem e o destino passa por dois diferentes meios de transporte, podendo ser aéreo, ferroviário, rodoviário, aquaviário, dutoviário entre outros.

Entender esses conceitos é fundamental para que um operador logístico possa oferecer a melhor solução logística aos seus clientes, e para que o gestor exerça um controle eficaz sobre sua frota, reduza custos, potencialize os ganhos, se destaque no mercado e satisfaça seus clientes.

Deseja alcançar esses objetivos? Continue a leitura deste artigo e entenda o que é transporte intermodal e o multimodal qual a diferença entre eles e as vantagens de cada um!

O que é transporte multimodal?

O transporte multimodal é uma modalidade de transporte que  se caracteriza pela utilização de dois ou mais modais de transporte para transportar as mercadorias da origem até o destino final, podendo se valer de caminhões, trens, navios, aviões ou outros meios de equipamentos necessários para realizar as entregas, e com toda a operação coberta por um único documento fiscal o CTMC – Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas, o qual é emitido pelo Operador de Transporte Multimodal (OTM), empresa que assume total responsabilidade pela operação.

Em nosso país essa modalidade é constantemente utilizada para a transporte de commodities, que são produtos de origem primária como café, arroz, soja etc.

Onde encontro a legislação sobre o transporte multimodal de carga?

O transporte multimodal de carga foi instituído pela Lei 9.611/98, de 19 de Fevereiro de 1998, a qual define além da operação do Transporte Multimodal de Cargas, os papeis e as responsabilidades dos envolvidos no processo.

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O que é transporte intermodal?

O transporte intermodal é uma modalidade que utiliza dois ou mais meios de transporte para levar as mercadorias da origem ao seu destino, porém também há envolvimento de mais de uma modalidade de transporte. No intermodal são emitidos documentos de transporte distintos para cada operação e também a responsabilidade é dividida entre os transportadores participantes da operação.

Sempre que houver mudança de modal, por exemplo quando a carga é transferida de um caminhão para um navio, um novo contrato é elaborado e entra em vigência. As mudanças são puramente formais, o modo de tração e o manejo de mercadorias permanecem inalterados.

O objetivo principal dessa estratégia é minimizar os custos de cada operação, fazendo com que o transporte, no geral, seja mais econômico para a empresa.

Quais as diferenças entre transporte multimodal e intermodal?

Emissão de documentos

O transporte multimodal vincula toda a operação a um único documento, o Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas (CTMC), emitido pelo OTM independentemente das variadas combinações de modais que podem ser utilizadas. Por exemplo, se iniciar o transporte com caminhões, depois transferir a carga para um navio e, por fim, para um avião, todo esse processo terá um único documento emitido pelo mesmo OTM.

Também é importante ressaltar que o CTMC é válido tanto como documento fiscal do transporte como contrato de prestação de serviços.

Já no caso da intermodalidade, toda vez que houver troca de veículos será emitido um Conhecimento de Transporte separado. Cada um desses documentos é entendido como um novo contrato.

Divisão de responsabilidade

A figura do OTM não realiza as operações de transporte, mas é o único responsável por toda a realização do serviço. Ele deve planejar e organizar como será a troca de modais, por essa razão é comum que ele exija uma verificação das mercadorias a toda transferência entre veículos.

Essa responsabilidade é acompanhada de diversas exigências, como a asseguração da existência de espaços adequados para armazenagem, procedimentos de baldeação, transbordo e todas demais atividades necessárias.

O OTM deve possuir os ativos que permitam o transporte, como carretas, trens, navios, armazéns etc. É relevante destacar que, para emitir o CTMC, o operador deve ter habilitação e registro na Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).

Na intermodalidade a responsabilidade é dividida entre os transportadores de cada modal e trecho utilizado, especificamente o embarcador da carga. Isso significa que eles apenas respondem pelo transporte que estão realizando.

Tipos de contrato

Na multimodalidade há um único contrato entre o OTM e o cliente, e todos os procedimentos relativos a responsabilidade civil, registros, contratação dos seguros obrigatórios entre outras burocracias são debatidos entre essas duas partes.

O transporte intermodal possui uma grande quantidade de contratos, pois a cada trajeto o cliente deve realizar um novo contrato com os embarcadores separadamente, que podem ter exigências, prazos, valores e outras características diferentes.

Percebe-se que as diferenças entre as modalidades estão na parte burocrática, pois não há mudança efetiva na parte operacional e no manejo das mercadorias em si.

Qual é a modalidade mais vantajosa?

Cada uma dessas modalidades foi criada para cobrir uma necessidade do mercado, então a melhor depende da disponibilidade do transporte de cada localidade e dos custos orçados. Por essa razão é preciso analisar qual será mais benéfica à sua operação.

Vantagens do Transporte Multimodal

O sistema multimodal foi criado almejando a redução de burocracia e aumento do foco no transporte de carga. Traz conveniência e simplicidade jurídico administrativa, pois o cliente que contrata o OTM não precisa despender tempo e capital com a contratação de diferentes embarcadores.

Além disso, no caso de qualquer problema para o contratante, todos os entraves são solucionados com o OTM. Pode-se resumir as vantagens da multimodalidade nos seguintes tópicos:

  • combinação de diferentes modais de maneira mais eficiente, e em alguns casos até energeticamente mais eficiente;
  • redução de custos no processo de mudança de transporte;
  • possibilidade de agregar valor e oferecer mais benefícios;
  • facilidade na resolução de problemas por haver apenas um responsável pela carga;
  • melhor uso da tecnologia de informação, pois se o OTM for bem informatizado todo o processo aproveitará da informatização; e
  • maior proveito dos demais serviços do OTM, como armazenagem e plataformas de carga e descarga.

Vantagens do Transporte Intermodal

A intermodalidade é o modelo mais conhecido e praticado, porque permite combinar a potencialidade dos diferentes modos de transporte.

Como cada transportador busca o máximo de eficiência no serviço que presta, é possível negociar benefícios individualmente com cada um deles. Por exemplo, em alguns casos, determinado condutor de caminhão pode conceder um grande desconto, que dificilmente se obtêm em outros casos.

Essa é uma vantagem que depende das características de cada transportador, portanto nem sempre será conseguida. Confira outras vantagens desse sistema:

  • possibilidade de reduzir custos individualmente em cada trecho e outros serviços, como armazenagem;
  • menor consumo de energia;
  • possível redução da poluição;
  • minimização do tráfego rodoviário; e
  • maior segurança no trajeto.

Porém, é possível obter todos esses benefícios apenas se o transporte intermodal for competitivo perante o unimodal – realizado por um único meio de transporte. Dessa forma, devem ser realizados estudos e cálculos precisos para averiguar suas vantagens caso a caso.

Agora que você sabe a diferença entre transporte multimodal e intermodal e as vantagens de cada um, pode cogitar sua utilização e investigar qual a melhor para ser aplicada em sua realidade. Isso é essencial para se destacar no mercado, assegurar o faturamento e o desenvolvimento do seu negócio no ramo.

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